做好水利普查档案整理工作的几点思考

张彩霞

（宁津县水务局，山东 宁津 253400）

第一次全国水利普查是一项重大的国情国力调查，普查的目的旨在：贯彻落实科学发展观，全面了解水利发展状况，提高水利服务经济社会发展能力，实现水资源可持续开发、利用和保护。这是我国治水史上具有里程碑意义的一项重大举措。全国第一次水利普查工作目前已完成了前期准备、清查登记、填表上报、成果发布等几个阶段工作，现已进入档案整理阶段。档案工作质量的优劣直接关系到某个区域乃至全省、全国基础水信息的可靠性、真实性和数据的可利用性。同时，这些数据直接影响着水利长远发展思路与战略决策的制定，影响着水资源的开发、利用和保护力度，甚至影响着整个国民经济的发展，因此水利普查工作的最后一个环节——档案整理工作显得尤为重要。

水利普查档案整理工作，任务繁重、时间紧迫，对于各级水利普查机构如何创造性地开展工作，达到翔实记录、完整保存第一次水利普查成果，为水利事业的发展提供科学、有效的参考资料，丰富水利及国家档案资源，达到服务社会、造福人民的目的，有如下几点思考，与大家共同探讨。

1 提高思想认识，增强建档服务的责任感

第一次全国水利普查经过广大水利普查人员近3年的努力探索与辛勤劳动，汇集成了庞大、有序的水利信息数据集合，因此，必须对这些数据有一个充分的思想认识。

1.1 普数成果的获取来之不易

全国第一次水利普查是中国水利史上一次富有开创性、探索性和时代意义的重大战略决策。从决策出台、方案制定、软件开发、经费筹备、普查机构和队伍的组建等一系列准备工作，到普查工作的宣传发动、全过程的质量控制等，都凝结了党中央、国务院、水利系统领导的心血和汗水。对象清查、空间数据采集与标绘、普查数据获取与填报、审核等庞大的信息数据集的获取和处理，与各级水利普查指导员、普查员的辛勤付出和不懈努力是分不开的。同时水利普查工作的顺利开展，还得益于有关部门的大力支持与协作，用水户、老百姓的积极参与和配合，可以说水利普查数据是全国各级、各部门、各行业及广大人民的共同努力所获得的。

1.2 普查数据兼具历史和现实意义

截至2009年，建国60年来，全国性、综合性的水利普查尚属首次，不仅查清了现状水利的各项数据，更使人们对水利发展史有了深刻了解，前车之鉴，后事之师，在今后的水利建设中，人们会从中吸取经验教训，少走弯路。

1.3 水普数据具有系统性、一致性和整体性

此次普查分专项进行，但存关联关系的普查对象之间的一致性审查更是普查工作的重点，避免了同一普查对象在不同专项中标准不一、口径不一的现象，尤其是水利工程分布与灌区用水条件、取用水的水量平衡等，是进行专门单项数据调查所不能达到的。普查对象广泛，任何部位的数据质量有问题都会直接影响到整体数据的质量，局部错误率高了，整体数据必然出现偏差，因此要将每一个数据查清、查实，将误差降到最小。各级普查机构应高标准、高质量、高速度建立普查档案，以此提高全国水利普查档案的整体水平，并保质、保量按时完成档案整理工作。

2 采取有力措施，加大水普档案整理工作力度

2.1 提供档案工作组织保障

为更好地完成水利普查档案整理工作，需要普查机构在人员、设备、经费等方面给予全力支持，为档案工作的开展提供更加宽松的环境。首先，加强组织领导。各级水利普查办公室要将水利普查档案整理工作提上重要的议事日程，明确分管领导责任，主要负责人亲自过问，出现问题及时予以解决。其次，加强档案整理队伍建设。调配专职档案人员全身心投入到水利普查档案整理工作中来，在保证原有专职普查人员的前提下，增派业务精干人员，提高水利普查档案整理队伍整体水平，加快工作进度，提高工作质量。三是落实工作经费。及时购置所需设备、物品，严格资金使用和管理，杜绝资金挪用等不合理现象发生。

2.2 强化档案整理业务学习

在水利普查档案整理工作中，普遍存在着专职档案人员对普查成果不熟悉，而水普专职人员对档案整理工作不熟悉的矛盾。由于水利普查档案整理工作量大、面广，任务重、时间紧，这一矛盾仅靠工作人员的相互配合是不能完全解决的。加快档案专职人员水利普查数据的业务熟悉进程和水利普查人员档案知识的培训与指导是做好档案整理工作的当务之急，也是做好此次水利普查档案整理工作的必要前提，应培养一支既懂水利普查知识、又懂档案管理的复合型人才队伍。

2.3 严格档案整理工作标准和要求

国家档案局、水利部联合印发《第一次全国水利普查档案管理办法》，为水利普查档案整理工作的开展提供了标准和依据，因此各级水利普查机构要及时组织水利普查档案整理人员学习，使其熟练掌握水利普查档案管理的标准和要求，在工作中严格按照水利普查档案管理办法要求进行档案整理。同时，各地应根据实际情况，制定统一的整理标准。一是统一档案外观。在条件允许的范围内，达到一县一统一、一市一统一，或一省一统一的标准，档案盒要统一定制或统一购买，档案用品尽量一次性购置齐全，避免再次添置时外观、材质。二是统一档案分类方案。各地要结合自身实际的差异，建议以市为单元统一水利普查档案分类方法。三是统一普查文件材料保管期限。各普查机构要按照《第一次全国水利普查档案管理办法》，做好各类归档文件材料的收集、整理和保管期限的确认工作。四是统一存放格式。对水利普查档案的各类载体，纸质材料、音像材料、电子文档、照片资料等参照档案相关载体的管理规范进行整理归档。

2.4 提高电子档案管理技能

相对于传统的档案整理，电子档案具有存储量大、易于整理、节约资源和空间、省时省力的特点。同时随着经济社会现代化、信息化步伐的快速发展，电子档案便于检索、利用效率高的优势日益得到发挥。要使水利普查档案得到充分、便捷的利用，电子档案的建设应做为水利普查档案整理的一项重要工作。

因此，要提高电子档案的管理技能，增强电子档案的安全性和可利用性。首先，要将准确无误的档案信息在保持其原始性、完整性的前提下进行存储，为了避免在今后的使用过程中，不慎将原始档案进行修改或删除，保存基础档案原有的数据源，可以将电子档案存储为“只读”状态，或利用只读光盘、一次写入式光盘等安全的存储载体进行存放。二是要采取防潮、避光、防霉和控制存放环境的温度、湿度等措施，延长档案介质的使用寿命。三是要考虑到存储介质的使用寿命和意外事件的发生，对原始档案数据进行备份，并在相关介质的使用年限内提前进行复制。四是对复制档案资料按原有资料使用年限、编号进行存放，确保其利用的延续性。

2.5 加强档案管理及保密工作

各级水利普查机构应明确档案管理责任人和各专项档案资料的管理责任人，严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《第一次全国水利普查涉密数据保密管理办法》等保密要求加强管理，制定适合实际情况的 《文件档案及印章管理制度》、《保密制度》、《数据借阅管理制度》等。水利普查办公室严禁外来人员进入，资料存放由专人管理，对保密数据库房加强安全防控措施和日常安全保卫，同时加强网络、数据传输、数据上报系统的安全管理。

水利普查档案整理工作，专业性强、工作量大，一定要树立服务大局、服务水利的观念，增强克服困难的决心和信心，开拓进取、坚持不懈、扎实工作、努力维护第一次全国水利普查成果，为水利事业的发展提供可靠的信息保障，为经济社会发展作出新的贡献。