浅谈如何做好档案管理工作

程金玉

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

浅谈如何做好档案管理工作

程金玉

（潍坊学院，山东 潍坊 261061）

一、档案收集

1.丰富和优化库藏。一个机构的档案收藏是否丰富，是否完整，这是衡量档案机构工作做得好坏的重要标志，也是开展档案利用工作的一个前提条件。丰富库藏的主要标准和要求应该是：数量充分，质量优化，成分充实，结构合理。

在强调丰富库藏的同时，也需强调优选。将具有重要价值的档案收入档案机构内，达到库藏档案的优质化。

2.加强馆室外调查和指导。收集工作是解决档案的集中问题，因为档案具有分散性，这就要求档案馆应该进行全宗调查，了解有关单位的历史、建档情况、保存档案的数量及整理、保管等情况，以便统筹安排哪些全宗或哪些部分、何时、有多少档案应该进馆。

3.推行入馆档案质量的标准化。所谓档案工作的标准化，就是对档案工作中的一些管理原则和技术方法，按照规范化的要求统一起来。在收集工作中如何实行标准化的问题，我国还处于探索阶段。现在有些单项标准，地方的一些做法和国外的经验，都值得我们去借鉴。

4.保持全宗和全宗卷的不可分散性。保持全宗整体，是档案管理的一条重要原则，也是贯穿于整个档案管理工作的核心问题。只有首先在收集工作中坚持全宗不可分散的原则，以后各个环节才有可能按全宗管理。同时还需注意各个全宗之间的相互关系。

二、档案整理

1.内容：主要包括区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位、案卷的排列和案卷目录的编制。其中在档案管内档案的整理又包括：系统排列和编目、局部调整、全过程整理。

2.分类：档案分类的一般方法按时间分类有：年度分类法，时期分类法；按来源分类有：组织机构分类法，作者分类法，通讯者分类法；按内容分类有：问题分类法，实物分类法，地理分类法；按形式分类有：按文件种类分类，按文件的裁体形式分类，按文件的形状规格分类。普通档案的分类方法：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。复试分类法有：年度—组织机构分类法、组织机构—年度分类法、年度—问题分类法、问题—年度分类法。人物全宗内档案法有：生平传记材料、创作材料、公务活动材料、个人书信、经济材料、亲属材料、评价材料、音像材料、其他材料。

3.环节：档案的整理按各个环节的作业性质分为系统化和基本编目。其中，系统化包括：区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录。编目包括；卷内文件编号、卷内文件目录和卷末备考表编制、案卷封面编目、以及案卷目录的编制。

4.档号：档号的结构可分为：1）全宗号—案卷目录号—案卷号—件或页（张）号；2）全宗号—类别号—案卷号—件或页（张）号。档号编制方法：1）全宗号用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全宗类别，后三位用阿拉伯数字标识某一类别全宗顺序号，全宗号一般采用流水顺序编号法；2）案卷目录号采用流水顺序编号法，一本目录编一个号；3）类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识；4）案卷号用流水顺序编号，用三位以内的阿拉伯数字标识，其间不应有空号。数年合编一本案卷目录的，每年的案卷号应连续编排；5）页（张）号或件号按其排列次序编流水顺序号。

5.归档文件整理内容：装订、分类、排列、编号、编目、装盒。装订是以“件”为单位进行的，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发件与被转发件为一件。分类有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法和保管期限分类法。排列方法包括同一事由内归档文件的排列方法和不同事由间归档文件的排列方法。编目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。装盒要求归档文件要严格按照件号的顺序装入档案盒并分类装盒，应根据文件的厚度选择适宜的档案盒。档案盒的盒脊应设置全宗号、年度、保管日期、机构、起止件号和盒号。

三、档案保管和库房管理

工作内容包括：档案的库房管理；档案流动过程中的保护；保护档案的专门措施。档案库房管理：库房编号就是为所有库房编一个总的顺序号，编顺序号适合于库房较少的档案馆，另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征分区进行编号。其中，档案架的排放和编号要求：整齐一致；避光通风；空间利用；统一编号。针对档案在流动中的保护，要求管理人员合理使用库房容积，库内档案的存放位置在一定条件下需要调整。应定期和不定期的对档案进行检查。

责任编辑：孙延波