新医改下做好医院基建档案管理工作的几点思考

王清艳，史鸿清，史喜真

(1.山西省心血管病医院，山西太原 030024;2.山西农业大学，山西太谷 030600;3.山西职工医学院，山西太原 030012)

医院基建档案是医院档案工作中的重要组成部分，是医院基建工作的记录，对医院的建设与管理有着重要作用。基建档案室是指在基建管理和基建工程项目活动中形成的有保存价值的文字、图表及声像载体资料，既是建设过程的真实记录，又是建设发展的重要基础和依据［1］。新医改下，随着医院基础设施建设的快速发展，基建档案管理工作的重要性也越来越清晰地体现出来。

1 新医改下基建档案在医院建设中的作用

随着医院建设步伐的加快，医院基建档案在医院保卫、消防、维修方面发挥着越来越重要的作用。

1.1 医院基建档案对医院的建设和维修具有参考价值

时间越久，完整、系统的基建档案在医院后期建设中的参考价值越明显。基建档案记载了大量医院基本建设信息，包括各类建筑、地上地下各种管线的规划、设计、招标、维护等详细资料［2］。随着时间的推移，当初的基建人员或调离或退休，大楼内水、电、暖等设施的消防检修、新设备安装、空间改造等后续工程，完全依赖基建档案。

1.2 医院基建档案是医院基建工作不可或缺的部分

医院基建档案室是医院项目建设的重要组成部分。在项目施工准备阶段，基建档案工作就开始介入，与基建科室一同参与到准备阶段的各个环节，勘探资料、可行性报告、土地建设许可证、施工许可证、大楼整体设计图、施工合同等都应系统归档。施工后期，大楼建设验收报告、消防验收、水电验收等凭证文书也都必须归档，方便日后维修和检验。基建档案的收集归档是医院基建工程不可或缺的一部分。详细完整的资料反映出基建工程建设过程的严密流程和严谨态度。

1.3 基建档案真实反映医院项目的建设质量

随着病人的增加，医院基础设施建设的任务逐渐加重。医院项目建设有别于其他行业的项目建设。住院楼建设越来越注重环保、节能，力求为病人提供一个人性化、舒适的就医环境。基建档案可以展示工程的真实面貌，从一个侧面反映出医院基建的人性化、节能、低碳和环保等建设理念、流程、管理和质量。详实的医院基建项目档案是后期评测的可靠依据。

2 新医改下医院基建档案管理工作存在的问题

医院基建档案从无到有，从小到大，从杂乱到系统，在发展过程中存在一些问题，亟待改进完善。

2.1 医院基建档案归档不及时，不完整

医院基建项目从勘探、立项、审批到施工、验收，存在很长的周期，期间很多手续资料经常使用。基建科往往待工程结束验收后才统一归档，可能造成基建资料丢失，导致基建档案不完整。项目工程建设完毕后，建筑公司、监理公司转赴下一个项目，许多重要基建资料无法重补，为以后基建项目的维修、测评带来不便。

2.2 医院基建档案归档不系统，缺少原件

系统化是基建档案工作的基本要求，然而基建档案材料的时间跨度大、数量多，因此收集难度大［3］。基建档案强调原始性，复印件档案效果不如原件，且法律效力也差于原件。在基建档案收集过程中，基建部门往往上交复印件而把原件保留在本部门，增加了基建档案收集归档工作的难度，不符合档案管理制度。

2.3 对基建档案工作不够重视，缺乏专业技术人员

医院工作围绕提高医疗技术和医疗服务水平展开，重视病历档案工作，往往在后期维修和续建时才意识到基建档案的重要性。医院基建档案管理工作多由档案室管理人员承担，缺乏基建专业背景，基建档案管理知识不系统，边学边干，工作以手工操作为主。基建档案中的图纸等资料与其他档案资料不同，整理、叠放、保存要求更高，对档案管理人员的专业技术要求高。基建档案电子化建设更无从谈起。

3 新医改下加强医院基建档案管理工作的措施

为确保基建档案质量，应重点做好以下几个方面的工作。

3.1 加强相关法制宣传，强化基建档案意识

根据《档案法》、国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法律法规，制定适合本院特点的基建工程档案工作规章制度;成立以分管院领导为负责人的医院基建档案管理相关组织，强化档案工作意识，充分认识基建工程档案在医院建设中的重要性，督促和指导基建档案管理工作;及时归档，及时改正不符合要求的档案材料，维护档案法规的严肃性。

3.2 加强科学立档归卷，维护基建档案系统准确

严格按照基建档案立卷归档范围，将具有保存使用价值的材料收集完整，根据材料的形成先后和相互联系，科学立档归卷。健全完善归档制度，明确归档期限、范围和具体要求。与施工方约定基建档案材料收集的要求及违约责任。对基建档案资料人员进行业务培训，提高基建资料的归档质量。根据基建项目特点，提前拟定时间表，分阶段分步骤进行归档。在基建工程竣工时，对基建资料逐项检查核对，按照项目单逐项收集，对缺失材料及时催办。退回不符合基建档案要求的资料，限期按规定标准完成。

在建档时可以将保存价值较高的文字资料通过扫描技术转化为电子档案，也可要求设计单位在交付施工档案时提供电子档案。对收回的基建档案按照内容、价值、数量、载体形式进行系统整理。档案电子信息化也是基建档案的一个趋势。

3.3 重视档案开发利用

档案的开发利用是档案保存的价值体现。为了后期更好地发挥基建档案的独特价值，基建档案在收集归档整理阶段就应有前瞻性，为日后开发利用打下坚实基础。树立服务的理念，方便参考使用。保持高度的责任心，不断学习新技术与新知识，外出参加相关培训，参观学习先进档案单位的好做法，提高基建档案的保存质量和利用率，为医院发展服务。

［1］何 屹.档案管理实务［M］.北京:北京大学出版社，2010.

［2］王云庆.现代档案管理学［M］.北京:青岛出版社，2004.

［3］陈兆祦.档案管理学基础［M］.北京:中国人民大学出版社，2005.