会计电算化课程中的数据库技术

□文/寿 莉 贾 娜

（1.中央司法警官学院 河北·保定；2.宁夏大学经济管理学院 宁夏·银川）

会计电算化是会计学进入信息化时代发展的必然结果,它是会计学、计算机技术、信息技术、企业管理、经济计量等学科相互交叉结合产生的综合性学科。会计数据数量庞大，分布在企业不同的业务部门，涉及企业经营的各个方面，需要经过会计部门的不断加工、处理才能形成有用的会计信息。会计信息系统由相关联的数据集合构成，因此数据库技术与会计信息系统是密不可分的。在《会计电算化》中，教师除了介绍简单易懂的会计软件操作外，更注重结合数据库知识，阐述二者之间的关系，举一反三，既增强了学生对会计电算化的理解，实现会计软件的规范化操作，又加深了学生对数据库的直观认识，激发其对深入学习数据库应用技术的兴趣。

一、从数据库的角度加强对电算化会计信息系统的理解

司法部监狱管理局及其下属各分局是用友集团的长期合作伙伴，因此我校会计电算化教学以用友财务软件的学习为主。但是，作为信息管理与信息系统专业的学生，仅仅学习财务软件的操作是不够的，还要了解和掌握财务软件系统的管理和维护、数据库系统的管理和维护、报表的二次开发等知识和技能。这些都与数据库的学习和应用密不可分。数据库是按照一定关系组织起来的有联系的数据集合，在一个数据库中，所有的数据相互关联，构成了一个结构严谨、管理严密的信息系统。用友财务软件后台为SQL Server数据库系统。SQL Server是一种功能强大的数据库管理系统，许多数据库应用系统都是以它作为后台数据库。在会计电算化课程的教学过程中，教师强调了会计数据的输入、处理和输出这一流程，会计信息由输入会计数据、保存会计数据和信息、会计数据的处理与转换以及输出会计信息构成，它是一种有序排列的结构。因此，把数据库基本知识与会计信息系统结合起来，学习一些简单的数据库操作，可以让学生明确学习数据库的意义，了解会计电算化系统的开发原理。

二、用数据表的概念认识会计数据的基本内容及存储方式

要在库里面存放数据并对数据进行管理，这是数据库的基础。数据表是按行和列组织起来的数据集合，一般具有特定的主题，可以将任何可用的数据放在表中。操作财务软件，首先要明白输入的会计数据在哪里保存，如何被保存的；开发会计核算信息系统，也要设计表现和保存这些数据的“数据表”。在课堂教学中，教师将数据表知识贯彻到财务软件的学习中：每一张记账凭证中都包含经济业务发生的时间、内容摘要、经济业务引起的会计要素的增减变化等数据，这些数据被放在一张数据表中。一项经济业务的发生在会计记录中可以表现为“发生时间”、“摘要”、“会计科目”、“金额”、“附件张数”、“经办人签名”等属性。目前广泛使用的关系型数据库由一系列二维表组成，二维表由行和列组成，表中的每一列表示数据的某一个属性，在数据表中称为“字段”，表中的每一行表示一个具体的属性值，在数据库表中称为“记录”。把发生的经济业务记录在记账凭证中，主要包括“年月日”、“摘要”、“会计科目名称”、“借方金额”、“贷方金额”等内容，它们是一张数据表中的几个字段，它们从不同方面表明了一项经济业务的属性，在数据表中表现为不同的列；而这项经济业务发生的具体内容则以“行”的形式表现在表中，有多少笔经济业务就有多少这样的“行”，它们被称为数据表中的“记录”。大量的记账凭证就是通过这样的“表”表现出来的。

三、数据的属性帮助理解会计数据的内涵，规范会计软件的操作

在学习数据表的概念和操作的基础上，引入数据的类型概念。定义数据类型的目的是区别不同数据在输入时的不同要求，即要遵循的相应规则。具体到会计电算化软件操作：在输入会计凭证中的摘要信息时，要明确输入的是“文本型数据”，就要按照文本型数据的输入要求进行操作；输入借方、贷方金额时，就要按照“数字型数据”的输入要求输入数字，而不能输入文本。设计了数据的类型，还要对不同数据类型的数据进行属性的设计。如定义数据的取值范围，在数据表中就是定义字段的大小。结合会计的常识性知识去理解：在工资的计算过程中，如果职工的月工资不会超过万元，如何在输入数据过程中防止异常数据？一张手工会计凭证的最大值是多少？这时很多学生会想到数据的长度，进一步又去思考小数点的问题、小数位的问题等。通过这些实例，学生结合数据库中应注意的问题认识到：一是不同的数据可以通过定义其类型进行区分。例如，输入货币指标时不能输入文本，输入数字型的文本就不能进行数学计算。明确了这一点，学生就不会再输入非法数据。二是定义不同类型数据的属性可以提高数据输入的准确性。例如，一般情况下输入会计凭证时不允许逆时，即输入下一张凭证时其业务时间不能小于上一张凭证的业务时间，要对这一点进行正确性验证，可以为其定义有效性规则。上述问题都可以体现为会计软件操作的规范性。学生学习了数据表的相关操作之后，理解了数据表的设计原理，明白了会计软件操作的限制，能够在出现错误时及时找到原因，更有利于会计软件的规范化操作。

四、创建会计科目表与其他表之间的关系，帮助加深对数据库的认识

数据库由一系列表组成，这些表之间存在着一对一关系、一对多关系或者多对多关系。在电算化会计系统中，会计科目表是一张非常重要的数据表，是填制记账凭证、登记账簿、编制会计报表的依据。因此，会计科目表在系统中其他数据有密不可分的联系。为了更深入地认识数据库中表的联系，教师引导学生寻找和分析会计科目表与记账凭证数据表、会计科目表与各种账簿数据表之间的关系。以会计科目编码验证为例：会计科目表中“会计科目编码”字段是数据处理的关键字，便于检索、分类及汇总，可以提高输入速度，减少工作量。在会计科目表与会计凭证表之间通过“会计科目编码”字段创建了一个“一对多”的关系，“会计科目编码”字段在会计科目表中是主键，在会计凭证表中是外键，参照完整性规则要求不能在相关表的外键字段中输入不存在于主表的主键的值。这一规则保证了会计凭证输入时不会出现非法数据。以此类推还可以创建其他表之间的关系，充分体现了会计数据之间的内在联系，保证会计信息的真实完整。这种关系的创建，让学生更深刻地理解了“关键字”概念，并且对账簿数据的生成有了更明晰的认识。

总之，将数据库知识的学习运用与会计电算化软件的学习和操作相结合，不仅激发学生对深入学习数据库课程的兴趣，帮助学生在规范化操作会计软件时知其然更知其所以然，更有助于实现信息管理与信息系统专业会计电算化课程的教学目标：既学会使用会计软件，又学会利用数据库进行财务软件二次开发，成为熟悉计算机应用、懂管理的复合型人才。■