开放大学虚拟教学团队的目标任务管理探析

杨永建，张百生，赵铁成

(1.山东广播电视大学，山东 济南 250014;2.青岛广播电视大学，山东 青岛 266012)

随着现代通信与网络技术的迅猛发展，为提高国民整体素质，满足越来越多的成人在职继续学习和终身学习的需求，《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出了一项重要任务:“办好开放大学”。开放大学是依托现代信息技术和互联网提供优质教育资源的现代远程教育平台。管理这一平台的生力军之一是突破办学机构空间限制、基于网络进行跨区域教与学探索的虚拟教学团队。虚拟团队的概念为此提供了可借鉴的运作及管理模式。

一、来自虚拟团队概念与特征的借鉴

虚拟团队是伴随经济全球化、企业间竞争激烈需与外部资源整合而形成的组织模式，它既满足了新形势、新工作环境的需求，又为组织本身带来跨越时间与空间的能力。在组织结构上，虚拟团队由分散于不同区域的专家组成的自我管理型知识团队;［1］是由完成相互依存任务的个体集合而成，他们共同对目标、任务及成果负责，对跨越组织边界的关系进行管理。［2］团队没有固定的组织层次和内部命令系统，团队成员之间的关系是平等协作的、动态变化的。在目标任务上，虚拟团队的组建和解散都必须针对特定的组织目标;［3］成员具有共同认可的组织目标，共同拥有决策权，并运用互补的技能来实现这些目标。［4］虚拟团队常常以知识密集型的任务或者目标为导向;团队成员在交互时，致力于完成各种不同的任务，从而实现共享的目标。在技术手段上，虚拟团队是利用网络信息技术将不同地域、组织的人连接起来从而完成一个指定任务的新型组织结构;［5］是一群人为了实现共同的目标而跨越时间、空间和组织边界通过技术进行的互动;其独特之处在于通过互动的技术将彼此联结，［6］以完成相互依赖的任务。在工作方式上，虚拟团队是一种将具有不同知识和专长的人聚集到虚拟环境中一起工作的方式——他们或是由于在空间上分散于不同的区域，或是由于在时间上工作于不同时段，或是由于其他种种原因而无法聚集某一处或某一时间段工作。［7］虚拟团队中任何成员可以在任何时间或在任何地方与其他成员一起工作，他们既可以同时同地或者同时异地工作，也可以分时同地或分时异地工作。由此可见，虚拟团队具有目标性、离散性、动态性、灵活性、协作性、交互性、无界性、实时性、共享性等特性。［8］

二、虚拟教学团队的目标任务细化

开放大学的虚拟教学团队的构建与团队目标设置密切相关，目标是团队最终要完成的任务，是指引所有成员思想和行动的方向;团队的运行是围绕设置目标进行的。如果没有良好的、可支撑的目标，或者成员不能正确理解目标的意图，团队必将面临着失败。［9］在设置虚拟教学团队的目标任务时，应当按照团队任务的性质制定切实可行的运行方案。根据目标管理理论，团队的总目标不可直接操作，需要把总目标进行细化，分为子目标或具体任务;或者将目标任务划分至不同阶段来实现。(见图1)虚拟教学团队的运作要求团队各项工作必须以团队的目标任务为导向，并将细化的任务落实到人，以此提高团队的整体管理效率。

从管理学的视角分析，目标任务具有层次性、分解性、阶段性、功效性等特征。层次性是指目标任务由总目标、子目标、子目标下的若干任务等多个层次构成。通过目标任务细化，可以把目标与任务分为相互交织又相互作用的层次，从而使目标任务清晰、明确。分解性是指将总目标分解为多个子目标，并根据子目标设置项目组，如资源建设、辅导答疑、师资培训、课题研究、形成性考核题库建设等;各项目组根据子目标设计任务，并将任务进一步细化，分解落实到每位团队成员，从而使任务变得具体，职责到人。阶段性是指将目标任务实现过程分为若干阶段，阶段性目标任务可能是递进的，也可能是并进的，还可能是交叉进行的。通过完成阶段性的目标任务，确保总目标的最终实现。功效性是指目标任务的激励作用。就虚拟教学团队而言，目标任务既是团队的努力与发展方向或对未来教学成果的预期，也是对团队成员工作的规范与要求;合理的目标任务可以起到激发团队成员个人潜能，使团队和成员共同发展。

虚拟教学团队设置目标时需要注意目标任务的数量。通常，行为任务多的工作团队易于计划，强调操作，方法明确。相反，目的和方法不清楚的团队会将大量时间用在计划和决策上，此时的互动质量将显著影响团队的生产率。［10］基于任务的虚拟教学团队目标越多，运行及管理的难度就越大，有时难度会超过目标数量增长的数倍。多个目标实现的平均效果可能会低于实施单个目标的效果，因此，一个清晰具体的目标是决定虚拟教学团队能否成功的关键因素。但是有时一个目标在实施过程中会变成了多个目标，原有的团队也可能在任务的完成过程中变成了多个项目组，所以，有时团队具体目标和任务又处在动态和变化之中。目标和任务的细分是一个自上而下的分解过程，而总目标的实现又需要再自下而上地把多个项目组完成的分解任务整合起来。在目标和任务的分解与整合的过程中，都需要通过制定计划与方案、组织实施与调控、进行反思与评价等环节，每一个环节都十分重要，如果在某个环节出现失误，将影响团队的整体工作效率和主要目标的完成质量。

三、虚拟教学团队的目标任务管理

目标管理法是管理计划(即管理过程的起点与最终目标)的一部分;是以目标为核心、能改善组织业绩和提高个人潜能的一种管理制度，同时具有很强的可操作性。［11］基于Hackman［12］等人提出的I－P－O(投入 －过程 －产出)模型，虚拟教学团队的目标任务管理主要分为计划、执行、评价三个阶段。(见图2)

作为投入，计划阶段为目标任务管理的初始阶段，也是目标任务的设定阶段，该阶段强调虚拟教学团队在确定或分解团队目标任务时要征求全体团队成员的意见，以使团队目标任务的制定更加科学、高效。同时团队成员在参与团队目标任务的制定过程中可以更好的感知、理解、认同目标任务，从而能够更加准确、有效地执行目标任务，确保目标管理的有效实施。作为过程，执行阶段为目标任务管理的关键阶段，也是解决完成目标任务所遇困难与问题的阶段，该阶段强调虚拟教学团队的领导者和团队成员在执行目标任务时要沟通与协作，努力寻求解决困难与问题的手段与方法。在执行目标任务的过程中，由于虚拟教学团队的任务具有动态性，成员需要根据不同的任务扮演不同的角色;团队成员要努力适应自己和他人的角色，既要分工明确，又要密切合作，努力完成团队赋予自己的工作任务;团队领导者则需要对团队成员提供必要的指导和支持，对团队工作实施适度的调控与激励，以确保目标任务的实现。作为产出，评价阶段为对目标任务管理的实施结果进行最终检查和评价，该阶段强调虚拟教学团队对团队工作的反思。团队反思是团队针对工作进展情况做出反应的关键环节，也是影响团队创新与绩效的重要因素之一。由于团队处于虚拟环境中，团队应利用各种信息技术手段展开定期或不定期地工作研讨、交流与分析，形成动态的团队工作反思与评价机制，使团队成员在反思自己任务完成情况的同时，还对团队目标任务的实施结果有全面的了解，从而更加准确的把握团队工作进程，并根据工作进程作出相应的调整，提高团队绩效，完成团队的目标任务。

四、相关问题的进一步讨论

上文提到目标任务具有功效性，它一方面提供了追求某一预期结果的动机，另一方面引导了完成具体行为及指导未来行为方向，起到了激励的作用。因此，激励在虚拟教学团队实现目标任务的过程中起着十分重要的作用，应建立长效的、多层面、多维度的激励机制。笔者认为，在虚拟环境下，课程教学团队成员处在一种自我组织、自我管理和自我负责的状态中，如果教学团队能够建立有效的团队激励机制，并将制度化激励与个性化激励相结合，有效地运用各种激励措施，可以更加充分地调动团队成员的工作积极性，鼓励他们追求团队目标的实现，自觉从团队全局的角度高效协作。这种激励不仅要包括物质或经济激励，还要包括增强团队成员责任感的目标激励、增强团队凝聚力与和谐氛围的尊重激励、获得团队成员归属感和认同感的参与激励以及实现自我价值的工作激励。

再者，开放大学虚拟教学团队是一个由分散在不同省、市、县及教学终端的教学人员组成的教学组织，有的成员之间可能未曾谋面，有的成员之间互不了解，每个人的专业技能、计算机网络应用技术、教学及教学管理水平、在各自工作单位承担的教学工作量及对团队工作能付出的时间与精力是有差异的，这将会从不同的侧面影响目标的完成。这就要求虚拟教学团队成员之间要做到及时沟通，资源共享，建立良好的信任合作关系，这也是虚拟教学团队目标任务管理的核心问题之一。团队成员之间的信任感来源于平时团队工作中的交流和沟通。为此，虚拟教学团队要制定沟通、互动、协作的计划与方式方法，利用一切可利用的媒体形式定期或不定期地讨论、沟通交流团队的工作。团队的领导者要及时了解任务的进展情况，了解团队成员完成任务时的需求和困难，并根据实际情况做出相应的调整或协调工作。团队成员除了应该对自己承担的任务及需要协同完成的目标任务具有强烈的责任感以外，还应该对合作伙伴的需求做出反应，主动给予其力所能及的帮助，由此建立起的信任关系会得到维系与加强，会增强虚拟教学团队的凝聚力，有助于团队目标任务的实现。

对虚拟教学团队实施目标任务管理是一种行之有效的方法，它旨在倡导团队目标任务引导下的成员自主管理、自我控制，既可以促进团队的整体成功，也兼顾了团队成员的发展，对培育团队精神、提高团队整体管理水平具有激励作用。

［1］［3］Jarvenpaa S.L.，Leidner D.E..Communication and trust in global virtual teams.Organization Science，1999，10(6).

［2］［4］王灵衡.虚拟团队阶段性特征与绩效管理关系研究［D］.广东外语外贸大学，2009.

［5］Townsend et al..Virtual teams:Technology and the workplace of the future.Academy of Management Executive，1998，12(3):17－29.

［6］Lipnack J，Stamps J.Virtual teams:Reaching across space，time and organizations with technology［M］.New York，NY:John Wiley＆ Sons，1997.

［7］George.J.Virtual Best Practice:How to Successfully Introduce Virtual Team Working.In:Parker，G..M.(Ed)Best Practices for Teams，Amherst，MA:HRD Press，1997.

［8］杨永建，刘占荣.虚拟环境中的课程教学团队运作［J］.中国远程教育，2011，(11):53 －58.

［9］张子刚，程海芳.虚拟团队:一种新的管理组织方式［J］.科技进步与对策，2001，(6):118－120.

［10］王重鸣，邓靖松.不同任务情境中虚拟团队绩效过程模式［J］.心理学报，2005，(5):681－686.

［11］齐喜串.目标管理法——操作与案例分析［D］.西北大学，2002.

［12］Hackman JR.A normative model of work team effectiveness［M］.New Haven CT:Yale University，1983.