高校电子档案信息化建设探讨

□文/周 丽

（黄冈职业技术学院 湖北·黄冈）

高校电子档案信息化建设探讨

□文/周 丽

（黄冈职业技术学院 湖北·黄冈）

信息化水平已成为现代化水平和综合国力的重要标志。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用。本文对新时期有效推进高校档案信息化顺利实施的必要条件进行探讨。

高校；电子档案；信息化建设

收录日期：2012年6月9日

当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。所谓电子档案，是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

一、电子档案的特点及优越性

与传统档案相比，电子档案具有如下特点：

1、文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。

2、与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。

3、电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来档案的有效利用带来隐患。

二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务

1、加强电子文件的归档和管理。电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切需要解决的问题。档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效地保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。

2、加快馆藏档案的全文数据库建设。高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用出发，不能仅仅满足于目录级的检索和下载一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。

3、要严格控制电子档案的可转换性，以保证电子档案的安全。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

4、改善检索功能。档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件，改善检索功能主要包括两个方面：（1）增加新的检索功能。网络环境下，对档案信息资源的各种加工是对档案检索功能的一种改善，利用信息技术将档案著录与标引完成，在档案进行检索时，使档案信息的查找更加准确与便捷；（2）利用先进的检索技术。目前普遍利用的先进检索技术主要有两个：全文信息检索技术与多媒体信息检索技术。

5、尽快建设档案门户网站。档案门户网站是一张巨大的网，其中可以包含中国各级各类的省级档案网站，当数字化的档案信息上传到网络上后，档案开发人员不仅可以通过档案门户网站查找档案，也可以通过这个网站来发布档案开发成果。不同地区、不同的档案开发人员都可以将自己的档案开发成果上传到网站，而利用者也可以不分地域、不分时间地利用档案成果，这不仅简化了档案利用的手续，也可以通过点击率或下载次数，作为档案成果受公众的欢迎程度作以评价，加以比较，达到优胜劣汰的效果，以竞争促发展。

6、重视档案信息化人才队伍建设。数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次，要根据档案馆（室）人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

[1]王萍.关于信息时代的电子档案管理探讨.

[2]李清安.浅谈高校档案信息化与数字档案馆建设探讨.

[3]林琳.新时期如何推进高校档案信息化的建设.

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