试论档案管理人员的素质

杨绪英

（中国能源建设集团黑龙江省电力勘察设计研究院，黑龙江哈尔滨150078）

档案工作就其本质来说，是管理档案和提供档案信息并为社会实践服务的一项工作。它是一个系统工程，包含了档案实体管理、档案信息开发、档案工作反馈信息处理等子系统。档案管理人员是档案工作的实施者，担负着管理档案和提供档案信息为社会实践服务的重要职责。具有一支高素质的档案专业队伍，是做好新时期档案工作的重要前提。

一、档案管理人员应具备的素质

档案管理人员的职责，是维护档案的完整与完全，这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。在科学技术迅速发展的今天，档案工作改革与发展面临诸多挑战，这就要求档案管理人员应具备良好的政治素质、业务素质以及强烈的服务、创新意识。

（一）政治思想素质。档案管理人员必须始终把坚定正确的政治方向放在首位。要与党中央保持高度一致，坚持四项基本原则，坚持改革开放，拥护社会主义制度，自觉执行党的各项方针政策。同时，要热爱档案工作，忠于职守，有强烈的使命感，树立全心全意为人民服务的思想，具备爱岗敬业和奉献精神。

（二）职业道德素质。档案管理工作是一项默默无闻的细致工作。作为档案管理人员，必须具备高尚的职业道德素养。在职业意识上，要热爱档案管理工作，有强烈的事业心，乐于在平凡的工作岗位上创造出不平凡的业绩。要实事求是，做到眼勤、手勤、脑勤、心细，以严谨和扎实的工作作风，廉洁自律的行为搞好档案管理工作。以耐心、诚恳热情的态度，文明礼貌的言谈举止，为需要者提供必要的服务。

（三）创新素质。档案管理工作不能墨守成规，不能以简单的管理模式、单调的工作方式、传统的工作方法进行，必须与时俱进。这就要求档案管理人员必须树立创新意识，适应形势的变化和任务的需要，敢于探索，勇于创新，不断开发有价值的档案信息，实现资源共享，释放档案特有的文化底蕴和人文精神，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案管理工作的自身价值。

（四）知识能力素质。档案管理人员必须具备一定的专业理论知识和多学科的知识结构。档案管理人员不仅要熟悉档案业务的各个环节步骤，而且还应掌握各门类的管理办法，如社会学、情报学、心理学及现代设备的操作技术。同时，档案管理人员在新形势下还应具备以下工作能力：一是必须能熟练操作计算机、复印机、传真机等现代化办公设备，以提高工作效率；二是必须具备一定的公文写作能力、良好的口语表达能力、一定的科学研究能力。

（五）把握各类档案工作政策和标准的素质。档案管理人员应熟悉党和国家有关档案工作的方针、政策和档案工作的法规性文件，对于档案工作的各项行业标准、性质、范围及职能都有深刻的认识；熟悉上级档案行政管理部的各种业务规定，对于各类规定的调整或变化要及时掌握，以免由于信息不灵通导致档案工作落后、脱节等现象发生。

（六）过硬的实践技能素质。首先，档案管理人员应熟练掌握计算机网络基础知识。档案管理人员必须懂得计算机及网络知识。档案作为一种重要的信息资源，必然要融入到高科技的网络之中。档案人员要树立信息观念，特别是要学习掌握计算机和互联网技术，使自己有能力对高科技条件下产生的信息进行搜集、提练、加工和整理。其次，要具备独立运用档案管理软件的能力。目前，许多单位都凭借档案管理软件系统开展档案信息化建设、现代化管理和网络化服务工作。独立运用档案管理软件是档案数字化工作的前提，档案人员对档案管理软件各种功能要全面熟悉和掌握。此外，还要求档案人员能够利用扫描仪、摄像机并结合其他图像处理软件，对一些纸质文件进行数字化处理、加工，压缩成JPG、TIF、PDF等文件格式，然后再上传至档案管理网络系统，提供给用户使用。

二、提高档案管理人员素质的措施

档案管理人员素质的高低直接影响档案工作的绩效，必须不断提高档案管理人员的自身素质。

（一）提高职业道德修养，强化人员形象意识。档案管理人员的形象是档案馆形象的一个窗口，读者最先接触的是为其提供服务的管理人员，因此，提高档案管理人员的职业道德素质，对档案馆建设有着举足轻重的影响。职业道德并非仅仅表现在“文明用语”、“态度热情”、“服务周到”等具体行为上，更体现在素质上。确切地说，素质是一种实力，是在人的社会化过程中慢慢形成的内在的品质，是道德的基础。爱岗敬业精神就是职业道德素质的一种体现。每位档案管理人员都必须树立全心全意为读者服务的思想，甘于“默默奉献”，在服务过程中寻求自身价值，体现自身价值。档案馆对档案管理人员要定期有针对性地进行职业道德素质方面的教育，这对转变服务观念、端正服务态度、注重仪表服饰等方面至关重要，是提高其综合素质的一项基本要求。

（二）加强业务培训教育，提高信息化能力。档案管理上的信息化，既是社会发展的需要，也是对管理人员素质和素养的一个严峻挑战。在档案管理工作中，档案管理人员每天都要阅读大量的文献，获得大量新的知识与信息，开发现有文献中的信息资源，进行创造性的劳动，没有良好的素质和素养是难以完成这一任务的。只有不断更新知识，才能与现代档案馆事业的发展同步。这就要求每个管理人员要具有专业知识和技能，用科学的方法和手段从事档案管理工作，这绝不是仅仅懂得纸质档案的收集、整理、分类、鉴定等管理理论、原则、方法和技术就能胜任的，所以，在加大档案管人员业务培训需求的基础上，特别应重视学习现代化管理知识，掌握信息化管理技术。作为档案管理工作人员，本身也应该注重专业知识的学习与更新，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，以适应信息社会发展的需要，跟上时代前进的步伐。

总之，现在已进入信息瞬息万变、科技迅猛发展的时代。面对知识经济的挑战，档案管理人员肩负重任。只有培养出一支高素质的档案管理人员队伍，才能完成高水平的档案管理工作，才能跟上时代的步伐，使档案工作发挥更大的作用。

[1]王兰琴.档案人员的职业道德和专业素质之我见[J].山西教育，2008，（9）.

[2]史淑琴.试论高校档案管理人员素质的提高[J].中共山西省委党校学报，2007，（4）：2.

[3]王丹.对档案管理人员的职业素质的探讨[J].科技创新导报，2008，（17）.