探讨企业档案管理的社会化问题

2012-08-15王丽华

黑龙江交通科技 2012年5期

王丽华

(哈尔滨市群力投资有限公司)

1 前言

随着市场经济的快速发展，企业之间的竞争也越来越激烈，企业之间为了赢得利润，不断进行着各种“没有硝烟的战争”，例如价格大战、营销大战等等，近年来出现了一种新的策略，不仅可以降低企业的成本，而且能够提高企业的管理水平，这种策略就是企业档案管理的社会化。企业档案的社会化管理达到短期内降低企业成本、提高企业效益的目的。企业将内部的档案管理工作交付给外界的社会机构管理，节省了时间成本，提高了企业的管理水平。

2 企业档案管理社会化的相关概念

社会化这个词被人们广泛的谈起，如人的再社会化问题、社会化分工，社会化引起了人们的大力关注。社会化成为当下社会的一个标志性词语。社会化的被提出在档案界已形成共识，即档案的社会化，例如人事档案的社会化问题，档案馆的社会化服务问题，这些都是围绕着档案管理的社会化问题展开的。现在企业档案管理也提出了社会化问题，企业档案管理的社会化趋势更加明显不得不引起我们的高度重视。

3 企业档案管理的社会化的可行性分析

3.1 当代科学技术的发展为企业档案社会化管理提供了一定的条件

现在世界是信息化时代，信息技术渗透到世界的每个角落。在企业的档案管理中，也充分体现了信息技术的作用。企业把档案交付给社会机构管理，企业与社会机构之间的沟通和交流主要依靠信息的传播，信息的发展为双方的交流提供了技术保证。企业内部人员掌握的技术知识和技能无法满足企业档案管理的需要，依靠外界的档案管理工作团队，他们利用先进的科学技术，利用信息化管理手段，为企业档案管理提供服务，社会管理就够和企业通过网络的渠道将双方所需的信息彼此反馈，使得企业能够及时掌握档案管理的内容和最新动态，通过信息化方式的不断交流，社会机构为企业档案的社会化管理作出很大贡献，从而提高了企业效益，降低企业成本。

3.2 企业档案管理的社会化的实现手段是业务的外包

伴随着我国企业规模的扩大，企业需求的增多，企业的工作量和业务运行也增多，企业的人力、物力等各方面资源无法满足企业的发展，特别是企业档案管理工作的复杂和繁重更需要大量的人力物力投入在其上面，如何解决这一难题，在资源有限的条件下实现企业档案的妥善管理，减轻企业的负担，这成是眼前急需解决的问题。当下众多的档案管理机构的涌现，为企业的档案管理提供了便利，促进了企业档案管理的社会化发展。在档案管理过程中，最主要的管理形式是档案的业务外包。业务外包不仅增强了企业对档案资料的需求，提高了效率，而且增强了企业的竞争力。

3.3 档案组织机构的规范和中介服务市场的健全，为企业档案管理的社会化提供了保障

对于档案管理机构，法律有明确的规章制度，规范了中介机构的权利和义务，规定了机构的具体职责，为企业档案管理提供了法律依据。随着市场的不断规范化，中介服务市场不断健全，中介服务的内容和服务的方式更加科学规范，从而为企业的档案管理提供更高质量的服务，增强了企业的发展后劲。

4 企业档案管理社会化之必然性

4.1 企业的档案管理，有效地降低了企业的管理成本，增加了档案资源利用效率

企业把档案管理委托给中介机构，中介机构凭借自身的实力和服务的专业化、规范化为企业提供高质量管理，由于中介机构提供管理的成本比企业自身档案管理所花的成本低，企业愿意让中介机构为其服务。另一方面，中介机构在提供管理服务的同时，也能利用档案的的信息，实现档案信息的双重利用。中介机构不仅维护了企业机密，也为自身的发展创造了良好的机会，实现了资源的共享，推动了企业和中介机构的共同发展。