基层科研单位科技档案管理现状分析及对策研究

□李 良（河南省水利科学研究院）

科技档案是科研单位在科研活动中形成的全部档案的总和，它不仅是科研单位所拥有的信息资源，也蕴含了单位文化传承。同时，也是本系统乃至国家档案资源的重要组成部分。科技档案是科研管理、项目申请、人才培养、对外交流、优势宣传等工作的重要依据，加强管理，提升效用，对加速科研发展，具有十分重要的意义。

1.科研档案管理的现状及存在问题

科技档案管理特别是基层科研单位的科技档案管理的现状，不少处于一种不能跟上科研发展步伐的“收录”式的低层次运行的境地。由于不能很好跟上，其在科研单位的地位，也越来越有被边缘化的趋势。存在的主要问题：

1.1 没有形成与科研计划管理相适应的管理体系。基层科研单位的科研档案管理，在实际运行中，产生了滞后的被动式收集——你做好项目，我放到柜子里；封闭式管理——你管理你的科研，我管理我的档案，有用你就用，没用不干我的事；低层次定位——单纯的收集、登记、录入，不能着眼单位文化建设、发展定位、科研管理路径选择，去研究和提供参考依据及建议；权威性失缺——在科研项目在研过程中没有介入，在科研项目验收中，未能或没有条件进行档案专项验收。档案的真实性，在很多的情况下，只能是报的是真，就是真;报的有水分，只能有水分。

1.2 没有形成规范、科学、完备的制度保障。相对于人事档案管理，科研档案管理在制度体系的建设上，无论是专项研究投入，还是制度执行的严肃性上，都有不小的差距。就全国而言，目前，尚没有一部专门的《国家科技档案管理办法》来统一、规范、考核，特别是对归档质量、归档真实性、归档硬性范围、档案借阅要求等等方面，缺少一套严格的，具有可操作性的制度规范。这对基层科研单位的科研档案管理，会造成无所适从，会造成想管而无从下手的茫然，更会造成管理人员的思想上的松懈。因此，科研档案管理要上层次、上台阶，必先在制度完备上下功夫，其中，对考核、检查制度、更要添列其中。

1.3 对科研档案管理的重要性认识有待提升。具体症结表现，一是领导上口头重视，实际忽视，在强调督促上一般化，在人员配备上有意无意能弱不强，在硬件投入不能优先，在成果应用上不倚重;二是具体人员，对档案的完整性、系统性认识不到位，不主动收集，不主动在第一时间到现场去伪存真，使档案先天性存有不足;三是具体人员专业受训不够，实际工作中只能充当“资料”查询角色的低层次上徘徊。

2.做好新形势下科技档案管理工作的有效对策

切实加强基层科研单位科技档案的管理，对构建我国科技档案管理大系统，是一项不可或缺的基础性工程。对支撑我国科技发展，也势必越来越凸显其重要性。在实际科技档案管理动作中，要注意如下对策的采取。

2.1 国家要自上而下督促、指导建起科技档案管理体系。首先，要着眼科技兴国的大方略，着眼当代科技研发手段的新趋势，从制度规范、组织构架和工作流程3个方面，来提升科技档案管理的层次，进而，为科技档案资源全国范围内有效配置、开发、利用、共享提供前提。

2.2 建立健全科技档案管理制度。制度的建立完善，是确保科技档案管理有规可依、有章可循的关键环节。在制度体系中，要对科技档案管理制定明确的标准，定期检查其是否达标，并将此作为科技管理评先的一项重要内容。对科技人员特别是项目（课题）主持人，明确规定科研项目（课题）及研究成果的归档范围和质量要求，对科技档案管理人员，要明确项目（课题）归档责任，实行项目（课题）分报到具体人，从开始申包跟踪，到验收完结，一负责到底。对形成积累、整理立卷、归档验收、补充等，都有严格的程序规定，使科技档案管理工作沿着系统化、正规化轨道向前推进。

2.3 加强科技档案管理人才队伍建设。科技档案管理具有专业性强、涉及学科领域广等特点，要求从业人员，不但精通档案管理专业知识，还要对本单位所有在研项目（课题）都有一定的熟悉和了解，这就对科技档案管理人员提出了较高的素质要求。而往往，基层科研单位，由于受编制的制约，在进人上，偏重于一线科研人员。长此而往，造成了基层科研单位人才的匮乏和断代。要解决这个问题。首先，是领导要重视，注意相应人才的引进。作为档案管理部门，也要多反映，多参与到科技管理决策中，以有为博有位。对引进的人才，放手使用，让英雄有用武之地，做到能引进、能留住、能用得起来。其次，是对现有人员进行在职培养，要舍得投入，让他们参加有关部门组织的业务培训，不断提高他们的综合素养；到典型单位观摩交流，开阔视野，开启思路；参加本单位的学术活动，通过耳濡目染，加深对科研活动的认识，对科研规律的理解，对科研流程的把握，对科研信息的捕捉，使自己能融入到科技档案管理之中，成为单位领导进行科技管理决策的参谋和助手。