浅谈电子档案的整理

曹 昕

(黑龙江省交通科学研究所)

浅谈电子档案的整理

曹 昕

(黑龙江省交通科学研究所)

随着电子技术的飞速发展，办公自动化以及网络化的日趋完善，许多日常工作都可以直接通过电脑和网络进行处理。文件自产生到处理结束几乎可以不使用纸和笔，这样主产生了大量的电子文件。电子档案管理这一课题成为目前管理部门的一个重点和难点。

电子档案;整理

电子文件在归档后即成为电子档案，电子档案由于其种种不同于纸质档案的特征，决定了其在整理、鉴定方面必然有别于纸质档案。

1 电子档案的整理

1.1 电子档案的整理原则

根据电子档案的特性及其保管和利用的要求，电子档案的整理应遵循以下原则。

(1)有机联系的原则。文件之间的有机联系性不会因文件介质的改变而消失，电子文件在其形成过程中产生的“天然联系”对于它的价值仍然是至关重要的。尽管人们可以标引出文件的种种特征，并借助这些标引项在计算机中实现多元检索，但是无论多么高质量的标引，都不可避免地带有人为成分，都不可能毫无误差地将文件在形成过程中产生的千丝万缕的历史联系反映出来。因此，对于电子档案也需要保留反映其形成过程的原始结构和集合方式，以便使后人得以从中寻找历史事实的本来面貌。

(2)简单性原则。电子档案在整理过程中不需要像纸质档案那样顾及诸如案卷的厚度、排架的难易等因素，它所承担的主要任务就是建立一个分门别类的文件系统。因此，对电子档案的整理应立足于简单便易，一般可按照文件形成部门划分类别，并由各部门对自身形成的档案进行下位分类和文件归类。档案人员没有必要刻意追求逻辑严谨的分类方案而把分类复杂化。

机关电子档案的整理，主要包括文件的分类和文件清单、保管单位清单的编制两方面内容。

1.2 机关电子文件的分类

一般来说，机关电子档案的分类可按以下几个步骤进行。

(1)各部门文件编制分类方案。科技文件、数据文件、命令文件，可根据文件特点分类，这里主要介绍一般文件分类方法。实际上，在各种计算机的操作系统中已经为用户管理文件安排了目录系统，通常采用“树”结构，依目录层次逐级扩展，其中最上位的目录称为“根目录”，以下各级目录均称为“子目录”，每一个目录都有一个“文件夹”，可将相关文件存放其中。这种“树”结构与纸质档案分类的隶属关系是一样的。通过要目录的数量有一定限制，子目录的数量和层次是没有限制的。从便于管理出发，各机关应根据本机关电子文件形成机构的分布情况建议文件分类系统。在机关内各机构使用独立的计算机时，由各机构分别建立自己的目录结构，归档后作为一个类目纳入机关电子档案分类系统，在使用工作站的机关，由工作部分配给每台终端一个目录，对于终端使用者来说称为“主目录”或“基目录”，终端一打开便进入这一主目录中，可根据需要建立子目录，一级类目放在一级子目录下，二级类目入在二级子目录下，依此类推，文件形成者随时可把新形成的文件放进相应的末端子目录的“文件夹”中。计算机目录系统类似于纸质文件的立卷类目，在内部结构或文件内容发现变化时，可根据具体情况增设目录或另建目录系统。将电子文件放入各类目的文件夹中类似于平时归卷，应在文件形成阶段随时进行，这样做既便于平时查考时调用，也有利于日后系统归档。

(2)目录和文件命名。在计算机操作系统中，目录和电子文件名的长度通常是有限度的，因而计算机操作系统中的文件名一般不能表达完整的文件题名，而只是文件题名的简称或代称。为目录和文件命名可以有多种方法，例如选用文件题名中关键字的汉语拼音字头(《干部任免》用GBRM);在机构名称代码后加文件顺序号(组织部第三份文件用“ZZ003”)等。因文件名长度有限，重复的可能性较大，无论使用哪种方法都要注意尽量减少重名，特别是在同一级目录、同一个“文件夹”内不可重复，以减少误检率。

(3)编写文件目录系统说明。由于目录和文件的命名不宜使用汉字，而使用拼音或英文命名的目录使人不易理解其含义，使用起来很不方便，所以有必要编写一份文件目录系统说明，介绍其结构和目录名称。文件目录系统说明，可按照目录结构层次将第一个目录在计算机中的名称与实际名称相对应，使人一目了然。

2 电子档案的鉴定

电子档案的鉴定和纸质档案的鉴定一样，是对其保存价值的判断和预测。广义的档案鉴定工作，包括鉴定档案的价值和真伪。档案界通常所说的档案鉴定工作是狭义的，即指档案价值的鉴定。所以，档案价值鉴定工作是档案管理部门按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。

通常，对电子档案的鉴定是在对电子文件的内部特征和具体内容基础上进行的，是对电子文件鉴定的继续和补充。在电子文件归档前，应由文件内形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有时效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《电子文件移交检验表》。如文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方面和相关如见一同移交给接收单位。

F283

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1008-3383(2012)04-0105-01

2011-12-27