论高校学生档案管理工作的规范与实施

陈秋婉

（韩山师范学院 学生处，广东 潮州 521041）

论高校学生档案管理工作的规范与实施

陈秋婉

（韩山师范学院 学生处，广东 潮州 521041）

学生档案管理是非常重要的一项学生管理工作。然而，由于高校办学历史原因以及其自身具有整体性、系统性、时间跨度大特点，高校学生档案管理工作一直存在许多不标准不规范的问题，使得学生档案没能发挥它的最大价值。认真分析档案管理工作特点及其服务范围，指导高校学生档案管理工作的规范与实施。

高校；学生档案；规范；实施

学生档案是学生在各阶段学习、实践活动、生活中形成的具有保存价值的个人人事文件材料，其对于每一名在校学生来说有着重要的意义，管理好学生档案对学校的教育工作者来说更是意义重大、任重道远[1]。作为高校学生工作中非常重要的一个项目，高校学生档案管理服务的对象是所有在校大学生，工作的内容主要是把分散、零乱、大量的学生档案进行收集、系统分类、整理与保管。随着社会对档案需求的满足程度的提高，这对目前高校档案管理工作中存在的一系列问题提出了挑战，迫切需要高校需要加强档案工作的标准化、规范化、科学化建设，不断提高档案工作的整体管理水平。

一、目前高校学生档案管理工作中的问题

学生档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，直接服务、影响大学生的切身利益，但是，现在大学生档案管理工作中确实存在很多如档案方式方法落后、档案资料不完整、不准确等问题[2]。作为高校档案管理老师，应该深刻发现、认识这些问题，以寻求科学、有效的改善和解决方式。

1.管理部门划分不清

目前，由于高校都没有一个专门的制度文件来明确学生档案管理工作的归口问题，不同的学校有不一样的管理部门。有的学校把学生档案放在学生处，由学生处专门成立一个档案室来管理学生档案；有的学校将学生档案放在综合档案室，实行学生档案、学校历史档案等统一管理；有的学校将学生档案放在人事处，实行学生、教师人事档案统一管理；有的把学生档案放在各自院系，由院系管理自己系部学生档案[3]。以上这些情况导致各校学生档案管理缺乏标准化、规范化、制度化，档案整理、分类混乱，缺乏统一标准，不利于学生档案将来的有需衔接。

2.管理体制、机制落后

历史原因，由于目前高校学生档案承载的信息量绝大部分是在计划经济体制下设置的，归档材料的信息表现形式、类型都显得过于单一和信息量过小。在信息技术发达的今天，这些档案材料有的已经过时，无法满足信息时代用人单位的信息需要。另外，大部分档案管理人员缺乏正确的指导思想和全新的观念，造成管理机制不完善，特别是档案管理方法老套、信息化水平不高。如高校的学生档案大部分还是沿用数百年的纸质档案，占据大量的空间，需要浪费大量的人力物力去做档案的保护工作；另一方面，档案没有做到实时更新，大量的纸质档案混乱地堆在一起，造成学校、学生和用人部门很难找到需要的个人档案。这种管理方式很明显还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式阶段，管理体制、管理技术手段滞后于信息时代，严重影响学校整体管理水平。

3.管理队伍混乱

由于机制的不健全，目前大部分高校的档案管理工作没有配备专职人员，不论是从专业知识还是从资金上来说都是欠缺的，加上学校缺乏监督检查和业务指导，很大程度上高校学生档案在收集整理过程中没有走上标准化、规范化，造成这样那样的常识性错误。但是长期以来，高校档案管理工作队伍建设未得到足够重视，多数高校大都由兼职人员负责档案管理工作。由于学习、专业背景的不同与参差不齐，大多缺乏档案专业方面的基本知识和理论素养，造成档案管理工作缺乏科学性和规范性。档案管理工作是一项专业性较强的工作，这就需要有一支专业的档案管理工作队伍来从事这项工作，而不是随意拉一个兼职人员来凑数。

档案管理工作人员应该丰富自己的知识结构，努力提高自身业务水平，提高自己的计算机操作能力水平和管理水平。

4.管理缺乏制度依据

我们都知道，高校针对学生管理的相关制度文件有很多，如学生行为准则、学生管理规定等等。但到目前为止，都没有专门针对高校学生档案管理方面的法规。由于没有相关的条文约束，也没有统一的建档标准，致使高校学生档案管理体制不一。教育主管部门应该根据学生需要，尽快出台高校学生档案管理相关制度准则，使学生档案管理工作有法可依、有章可循。任何事情缺乏制度的约束，其结果是可想而知的。所以，我们应该用制度的力量去强化大家的档案意识，指导、约束学生档案管理工作的规范化，科学化。

二、加强高校学生档案管理工作的规范与实施

高校学生档案管理工作的好坏直接影响到学生的直接利益。在市场经济的快速发展下，高校学生档案管理工作出现了以上诸多问题急需改进。档案的完整性、准确性、真实性是档案的基本属性和特征，真实可靠的档案才是最有参考价值的，而缺乏基本的原始性、准确性的档案将根本没有利用的价值[4]。因此，我们的高校档案工作者要正确认识学生档案管理中存在的问题，凭着一股专业精神来加快推动学生档案管理工作的规范化和科学化进程 。

1.规范管理队伍，提高人员素质

要搞好学生档案管理工作，首先要明确管理部门，建立起一直稳定的专业人才队伍。管理人员要明确指导思想，转变那种与人才培养相脱离的旧观念，要树立以人为本的理念，全心全意为学生利益服务，为高校教育教学管理进一步规范化、科学化服务。在工作思想上要高度重视大学生档案管理工作。在工作方法上，要不断更新工作方法，用科学系统的现代科学管理方法来完善自己的工作，主动为学校服务，为提高学生素质、维护学生权益、提高学校管理质量服务。在管理水平上，要努力提高自己的信息化技术水平，提高工作效率。

2.更新管理模式

目前，传统的档案管理模式在表现类型和信息量上已经无法满足学生个人和用人单位的需求。因此，高校档案管理工作者应不断尝试进行各种档案管理制度的改革。总之，一切改革的目的就是为了提高档案管理的质量。学校要适时投入一定的财力对各级档案工作者进行相关管理培训，更新他们的理念和观念，提高他们的档案管理水平，强化他们对档案管理的意识，调动档案管理工作者的能动性和工作积极性，让他们认识到档案管理不仅仅是简单的体力劳动。另外，档案管理部门要努力提高自己的部门职能，加强与学校其它部门的工作联系，切实发挥档案管理这一专业在高等教育中的作用，提升档案管理工作质量，更好地为学生服务。另外，要加大精力实现纸制档案的规范化，并逐步实现学生档案电子信息化。由于高校学生人数众多（特别是扩招后，有的高校少则一两万，多则四五万），这就更加要求我们要加大档案管理改革工作，巨大的管理工作量，如果不实行信息化管理，学生档案材料很难实现有效的开发和利用。有效的信息化档案管理，可以及时、高校整理归档学生的材料，建成学生档案信息数据库，最大化发挥档案的保存价值，切实为学生服务。

3.制度的规范化、科学化

学生的档案伴随一个学生的一生，它具有系统性、完整性等特点。学生档案从形成、归档到使用，经历的时间漫长，经过的部门多，如果归档制度不健全、内容不完整统一，手续不严格，接受部门之间的工作协调不好，就会造成学生档案的失实、甚至丢失等问题，不能为档案使用单位提供客观、准确的参考，影响学生的一生。因此，我们要建立和完善各项规章制度，使学生档案管理工作更加规范化、科学化。要实现一套完善可行的管理制度，制度的执行情况进行进行严格的考核，做到统一管理规范。大学生档案的分类应根据本校档案管理规定，做到类目层次划分准确。档案案卷形式要统一，填写项目要一致。要避免大学生档案材料的重复归档和遗漏，确保各种文件材料的完整、准确和系统。另外，各高校要根据本校情况，编制适合自己的、方便大学生和用人单位使用的大学生档案管理系统，档案库都要有详细的记录，以方便大学生就业时用人单位的查询。

4.全校联动，加强协作，促进学生档案管理先进化

作为一名教育工作者，我们首先要明确，离开了全校任意一位教职员工，档案管理工作都是无法做好的，它是一项系统工程，我们所有的教师都应加入到学生档案管理工作中来，为学生档案管理尽一份力。作为学生档案管理的主管部门，要以积极的行动争取学院领导的支持，在人力、物力、财力上得到保障，并且与各职能部门和教学单位沟通，力争取得协作支持。另外，作为学校档案的主管部门，学校综合档案室要定时多多支持学生档案管理部门的工作，可以定期检查、督促相关档案建设，促进学生档案管理先进化，这种相互的支持合作才能推动档案管理工作不断进步。

随着信息技术的不断发展以及高校规模的不断扩张，高校学生档案管理工作越发显得重要。作为高校学生档案管理者，要正确认识工作上存在的问题，理念上紧跟时代发展的步伐，积极采取有效措施，不断解决问题，努力探索高校学生档案管理新模式，提高档案管理的现代化建设水平，切实发挥高校学生档案管理的重要作用。

[1] 颜培珍.坚持以人为本 做好高校学生档案工作[J].上海档案，2009， （06）.

[2] 张营.关于新时期高校学生档案管理工作的思考[J].考试周刊， 2009，（17） .

[3] 李秀荣.试论大学生档案管理工作存在的问题及对策[J].现代营销（学苑版）， 2010，（12） .

[4] 庞美燕.从档案属性角度谈档案信息资源共享问题[J].广西民族大学学报（哲学社会科学版）， 2007.

Discussion on the Norm and Execution of College Students’ archives administration

CHEN Qiu-wan

Students’ archives administration plays an important part in students affair.Because of history of college and characteristics of students’ archives administration, such as integrity, Systematicness and chronicity of time span, there are many disorderly problems of college students’ archives administration, which doesn’t play it’s value.Carefully analyzing characteristics of college students’ archives administration, so as to gudie the norm and execution of college students’ archives administration.

college; students’ archive; norm; execution

G271

A

1008-7427（2012）04-0155-02

2012-02-14