论电子文件的鉴定

胡永喜

（枣庄市人口和计划生育委员会 宣教中心，山东 枣庄 277800）

论电子文件的鉴定

胡永喜

（枣庄市人口和计划生育委员会 宣教中心，山东 枣庄 277800）

与纸质文件相比，电子文件鉴定既要对电子文件所包含的信息进行鉴定，又要对电子文件的技术状况进行鉴定.按照新来源原则，电子文件的鉴定以文件前后关系为基础,以来源为中心,而不是以内容为中心.在对电子文件进行职能鉴定时，要坚持电子文件价值取决于社会结构，其大小应通过宏观鉴定文件所反映的形成者的主要职能、计划和活动来确定.文件的信息价值和效益要统筹考虑，技术保管费用是电子文件鉴定不可忽视的一个方面.

电子文件;鉴定;来源；效益

目前，随着信息技术的飞速发展，办公自动化系统的普及，电子文件因极大的便利性和经济性而迅速增多膨胀，“电子文件正迅速取代纸质文件引发了人类历史上记录方式的第二次变革”.[1]尽管这一变革正处于方兴未艾之期，但因其悖于传统文件的特点，对传统的档案鉴定理论和档案鉴定实践产生很大的冲击.与传统的纸质文件相比，电子文件具有多变性和转瞬即逝等特点，因此，要遵循电子文件的特点，对电子文件进行鉴定.

1 双重鉴定是电子文件鉴定的重要特点

电子文件的双重鉴定是指既要对电子文件所包含的信息进行鉴定，又要对电子文件的技术状况进行鉴定.毫无疑问，和纸质文件一样，对电子文件的信息内容鉴定的目的是从保存的电子文件中挑选出具有历史记忆价值，经得起历史考验的真正具有价值的文件.与纸质文件不同的是，电子文件的鉴定增加了对电子文件所依赖的技术状态的鉴定,在对电子文件进行鉴定归档保存时，技术鉴定成为电子文件鉴定的一个重要方面，而且技术鉴定比对文件所含信息的鉴定更重要，这是电子文件与传统文件鉴定相区别的一个重要特点.

与传统的纸质文件相比，电子文件的信息与物理载体是容易分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险.此外，电子文件还面临电脑病毒侵蚀的危险.所以，技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性、无病毒以及对文件载体性能的检测.一是真实性鉴定.鉴定电子文件的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，可以将真实性理解为“原始性”.二是完整性鉴定.可以分为检查文件要素和要素集中手段两个方面.前者是指利用有效的技术手段，对照元数据模型，检查一份文件各个要素是否完备，包括可视和不可视的部分.后者是指分析一份文件上各个要素是否有效.三是可读性鉴定.可读性鉴定是电子文件技术鉴定的重要内容，目的在于使电子文件的内容可正常读出，没有丢失和差错.四是无病毒鉴定.档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的.因此对于以介质状态接收进来的电子文件，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理.五是载体状况鉴定.电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息.当采取物理归档中的介质归档方式，以及归档文件需要脱机保存时，应在有关设备上演示或检测，对电子文件介质状况进行检查，主要看其是否符合规定的形式、规格和质量要求.

2 来源原则是电子文件鉴定的基本原则

从1841年法国提出尊重全宗原则开始，来源原则经历了不断的发展和完善，它对档案鉴定理论和鉴定方法有着重要的指导作用，已经成为档案鉴定工作的基本原则.来源原则即按照文件的形成机构划分和管理档案，文件的来源，及文件产生的机构在社会生产、生活中的地位，对电子文件的鉴定具有重要的作用和意义.

在当下，电子文件数量不断膨胀，需要鉴定的电子文件越来越多，档案鉴定的任务愈来愈重，电子文件的信息系统也超越了传统的组织机构的界限，来源原则在电子文件的鉴定过程中受到了严重的挑战.因而，在电子文件时代，来源原则的有新的变化，许多档案学家提出了新来源原则，即“电子时代档案来源的概念需要重新考虑、酝酿和定义，这种来源不仅指文件的形成机关，而且包括其形成目的、形成活动过程、处理程序和职能范围”[2].按照新来源原则，电子文件的鉴定以文件前后关系为基础,以来源为中心,而不是以内容为中心，根据它在政府或其它机构的活动和任务中的作用来鉴定其价值,以维护历史记录,保存决策及业务的可靠性和法人记忆.这样，可以不用通过阅读数量庞大的电子文件来确定每份文件的价值.新来源原则是面对电子文件的新特点和新挑战而做出的自我适应和发展，在电子时代的档案鉴定工作中，具有更加广泛的实践意义.

3 职能鉴定方法是电子文件鉴定的基本方法

职能鉴定法是以一种“批处理”的方式来鉴定电子文件的方法,是以机构的职能为基础，宏观的鉴定方法，“通过对分析机构活动的有机联系以及机构职能，活动和业务的重要性来决定文件的存留”[3].

与传统档案相比，电子文件数量庞大，并且产生分散，大多呈虚拟状态，具有多变性和易逝性的特点，职能鉴定法比传统的直接鉴定法更适应电子文件的鉴定.在对电子文件进行职能鉴定时，要坚持电子文件价值取决于社会结构，其大小应通过宏观鉴定文件所反映的形成者的主要职能、计划和活动来确定.依据的电子文件形成过程、机构职能活动、文件的本质联系，从总体上判断机构形成有价值文件的能力，而不是直接对文件加以处理.职能鉴定法和纸质文件鉴定时采用的直接鉴定法相比，更抽象，更宏观，也更具有实用性.它所关注的不再是单份文件的本身，而是文件产生的背景，是形成文件的职能活动，也就是文件广义的来源，其分析重点将是文件形成者的职能、计划，所参与进行的活动及活动的有机联系和业务的重要性.

4 效益是电子文件鉴定不可忽视的问题

电子文件的保管需要一定的物质条件做基础，即有很多方面的费用支出，它包括库房费用、处理费用、保护费用和参考费用.电子文件鉴定，必须权衡经费来源与所保存文件未来的用途，以确定文件保管过程中需要支付的各种费用.目前，保存档案的费用虽然有很大改善，随着电子文件数量增多，现存的档案保管条件仍显得力不从心.在电子文件鉴定时，不得不考虑该档案的利用价值与保存其所付出的费用之间的比例，必须考虑效益率，通过效益标准，将那些具有较高利用价值有可能为社会产生巨大效益的档案保存下来，避免那种浪费大量的人力、物力、财力去保管那些价值较小的档案.这样做，也有利于馆藏档案质量和数量的优化.换言之，只有当档案发挥作用所带来的利益，超过因保存档案所付出的代价时，它才具有保存价值.效益是电子文件鉴定中不可忽视的问题.

在传统文件管理中,保存空间费用在全部管理支出占据最大部分,文件鉴定时更多考虑的是费用保管因素.随着电子技术的发展，电子文件可以高密度存储，保存空间费用在电子文件鉴定中已经不是第一位的因素，技术费用成为首先考虑的因素.因而，在鉴定电子文件的保存价值时,可以适当放宽对文件数量的限制,特别是那些具有潜在社会价值、对保管单位价值不大的电子文件,可以放宽留存范围.

电子文件的存在需要硬件和软件的支撑，为了保护电子文件信息真实性、完整性、可读性，就需要将支撑电子文件的硬件和软件加以保存，这在电子文件保管费用中占很大一部分，在电子文件鉴定时不得不细细加以考虑.如果一份电子文件的硬件和软件的保存费用很高，就不得不考虑它的价值和保管费用的效益比值了.对于那些需要高额费用硬件和软件的电子文件，可以转化为纸质文件加以保存.总之，在电子文件鉴定时，文件的信息价值和效益要统筹考虑，技术保管费用是电子文件鉴定不可忽视的一个方面.

〔1〕冯惠玲，赵国俊.中国电子文件管理——问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009.

〔2〕黄霄羽.外国档案事业史[M].北京：中国人民大学出版社，2004.96.

〔3〕于丽娟.职能鉴定的提出——及其引起的思考[J].北京档案，1999（5）.

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1673-260X（2012）09-0127-02