高校档案建设的思考与探索

韩国晔

（集宁师范学院，内蒙古 乌兰察布 012000）

高校档案建设的思考与探索

韩国晔

（集宁师范学院，内蒙古 乌兰察布 012000）

高校档案建设是信息化时代发展过程中需要重点建设的内容之一，更是高校档案工作迈向现代化的重要途径.目前，高校档案建设，特别教学档案建设存在怎样的问题，从业人员的档案工作素质需要如何提高，才能更好地为高校的教育教学服务，是需要深入思考与探索的.本文对此进行了深入的研究，提出了可资借鉴的解决办法.

高等院校；教育教学；档案建设；人员素质；思考探索

我们知道，高校档案是高校教育教学等各项活动的适时的真实记录，也是师生教育教学活动的第一手原生信息，是高校教育教学的宝贵财富，亦是社会和个人重要的文化遗产，在社会和个人发展中发挥着越来越重要的作用.近年来，高校的快速发展，促进了高校档案建设的进步，信息技术的发展，加快了档案工作融入信息社会的步伐，大力推动档案信息化建设，己是高校档案建设，特别是教学档案建设的重要任务.

1 高校档案建设中存在的问题

高校的发展，规模在不断扩大，教育教学的档案建设也发生了重大变化，这是我国高等教育体制改革的结果，也是教育事业发展的体现.近年来，高校教学档案建设已经取得了较大的发展，为高校的教育教学提供了较好的服务.但是，毋庸置疑，高校档案建设还存在着一些问题，影响着教育教学的进一步发展.

1.1 档案建设的观念有待增强，管理水平亟待提高

2000年以后，随着高校扩招的不断加剧，我校原来的系都在不断的扩大，长期处在教学的第一线的领导和工作人员，对档案建设认识不足，致使档案建设水平偏低.对教学、科研的重要性，从领导到普通教职员工都有较高的认识，对档案材料的建设管理却普遍不重视.这集中地表现为以下几个方面，如不注意档案材料的收集、整理；只对工作材料进行简单整理、装订；把档案建设当作上级机关检查时才临时突击的事情，以应付了事的态度对待档案建设工作，认为教学、科研成果属于自己，理应由自己保管，不应上交档案部门；有人为了查阅方便，常常将自己经手的文件材料据为己有，给档案材料的收集增加了难度.档案管理职责不明确，没有配备专职档案员，管理人员忙于日常事务，错过收集时间，导致档案的收集不全.

1.2 高校教学档案建设独立性不强，没有形成自己独特的管理特色

目前高校档案建设还处于高度集中的管理体制下，对教学档案工作过于集中管理，教学自身建设制度不健全，档案员对于教学的档案建设没有明确的概念，完全依赖高校的总档案馆，其独立性不强，更没有形成自己独特的管理特色.

1.3 高校档案建设缺乏完善的规章制度

高校档案建设特别是教学档案的建设工作规范化较晚，加之领导重视不够，工作的程序化、规范化、制度化不健全，只是个案化处理，按经验办事，缺少相应的管理规章制度和具体的实施细则，出现了界限不清、管理不细、职责不明等问题.由此，教学中产生的有保存价值的文件材料都处于散乱状态，没能集中统一管理.已经收集起来的档案材料，不分类别、不分学年地存放在一处，不便于查找利用.

1.4 高校档案管理人员素质有待进一步提高

由于高校人员编制紧张，用人上的随意性较大，变动性较大，影响了管理水平和档案使用效率.高校的档案管理人员大多为兼职档案员，不能全心投入档案建设工作之中，同时兼职档案员很少有机会接受档案专业培训，复合型档案人才极其贫乏.这客观上对高校档案归档工作造成很大影响，制约着档案建设的工作顺利、有序进行.

1.5 高校档案建设的软件系统及其应用相对薄弱，网络建设基础较差

首先是缺乏统一的网络化协调机构.由于受高校管理体制和运行机制的影响，高校档案馆有上一级行政主管部门，而行政主管部门下的分散管理体制使档案建设形成了自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的局面.虽然档案建设已意识到资源共享的重要性与必要性，但学校档案建设中的教学档案建设还是缺泛与教学紧密合作，档案网络化建设和资源共享工作有待进一步加强.要改变封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，不能还处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了档案建设的标准化、自动化和网络化的进程.

由于历史的原因，高校档案信息化建设走的是“自给自足”的发展道路，根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐，标准化水平低.目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，档案无主题标引，共享性差.加之目前国家没有统一的发展规划和标准，高校档案建设存在着很大的盲目性.这种状况会给档案网络化建设和资源共享造成建设难度.

经过多年的努力，高校建成了规模大小不等的档案数据库，但由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，存在浮躁情绪及急功近利倾向，使在建数据库缺乏整体性，数据库大多处在自建自用状态，已经建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，服务水平差，严重地影响了数据库的利用率.所建数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，不能满足师生用户的多种需求.高校档案建设中虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用.新软件与原有软件之间缺泛兼容性，影响以后的升级，数据保护存在着一定的风险.我们知道，数据安全保护主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，这仅能单纯地从技术角度被动地解决问题，不能长远、全面地规范、保障数据安全.数据库系统的安全防范，主要依靠技术的不断改进，因此，软件的升级是防止计算机安全风险的最为重要的手段之一.

2 高校档案建设的新探索

高校档案建设工作的加强，有待于领导和工作人员的共同努力，更有待于各项工作制度的建立和规范.基于这样的思考，笔者认为，高校档案建设应该从以下几方面着手.

2.1 建立科学的建设模式，提高档案管理水平

要彻底改变高度集中的管理体制，建立学校档案馆和院系档案室相组合的模式，采用集中管理或分散管理相结合的方式.集中管理是以高校档案馆为主体的集中管理与提供服务的模式.高校档案馆配置较高的网络服务器，建立专门的档案信息网站，通过Internet供校内外利用.在保证文件的准确性，并尊重文件作者隐私权和知识产权的基础上，院系的档案员将要上传的档案资料上传到学校档案馆的服务器上.上传完毕后，由学校档案馆负责维护、管理.分散式管理是充分利用现有的网络资源，通过校内发达的Internet网络，把形成的档案信息，如博硕论文集、教学方法与经验等，通过网络向其它高校和社会各方面公布.将收集完毕的电子版教学文件，经审查，上传至服务器上，并分门别类，定期更新维护，以服务校内外用户.

2.2 增强档案建设的观念，强化规范制度管理

加强对《档案法》的学习，对专兼职档案管理人员进行岗位培训，举办档案业务专题讲座，提高档案管理人员的业务水平，提高领导和教职工的档案建设意识.要建立健全收集档案资料的制度，特别是要对收集范围、收集程序、收集途径和奖惩等作出明确规定，以确保收集的准确、完整.要理顺内部管理关系，建立档案管理人员的岗位责任制，明确各档案员的分工，文件材料收集、整理和立卷归档工作责任到人.要加强对院系档案工作人员的监督检查工作，了解归档文件的收集、整理和管理情况，使档案建设逐步实现规范化，科学化.学院档案的现代化管理应纳入高校办公技术现代化的统一规划，通过计算机网络对学院档案实现完整、准确和动态、立体的管理.

2.3 近早确立高校档案建设的特色化服务方向，以特色化服务扩大高校档案建设的影响力

高校要努力建设有自己特色的档案建设模式，如能大量反映高校和院系发展的具体材料等.这些材料对学校档案部门没有归档的价值，但它体现了院系各方面、各层次的工作，反映了院系的发展、壮大的历程，对高校来说非常的珍贵.再如，各高校的专业、学科都各不相同，各有各的特色，在档案建设上要突出这种差异性，以扩大高校档案建设的影响力.

2.4 提高档案管理人员素质，提升高校档案工作的服务水平

档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点.提升档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手.首先，要建立一支结构合理、素质精良的专兼职档案管理队伍.领导要重视高校院系档案工作的人事安排，有条件的可以安排专职的档案工作人员，应针对档案员不稳定的特点，采用“短、勤、快”定期培训和平时业务指导相结合的方法，提高其业务素质.同时，培训方式要多样化.把报告、讲座的方式与应用性较强的参观访问、实习交流等多种形式相结合，以突出培训效果为目标，提高培训的实际效果.其次，要请档案专业的专家、教授讲授档案基础理论知识和相关法律法规，逐步提高档案员的专业水平；请兼职档案员分批到校档案馆观摩，由经验丰富的专职档案工作人员结合具体案卷进行讲解和操作辅导，使之对档案材料的形成过程、分类归档、管理利用等环节有更自觉的认识，以提高高校档案员的立卷和归档工作的专业化水平.第三，要积极营造学习氛围，打造学习型档案建设环境.要以终身学习为目标，要全过程学习，对档案建设的整个流程进行深入学习；要形成团队学习，促进成员间的互帮互助，调动档案管理人员学习的主动性和积极性.

2.5 提升网络化建设水平，提高服务师生的档案利用效能

高校在建设现代化建设中，要采用客户机/服务器（Client/Server）体系结构模式，将一种应用分解成为若干部分，如用户界面、商业逻缉和数据库，共同实现整体应用.这种模式（Client/Server）实际上是一种软件运行和组织方式，不是指工作站、服务器等硬件结构系统，是依赖网络系统而存在的，是充分利用了网络的资源优势，对具体的网络硬件、网络操作系统并无严格的要求.数据库管理系统建设要建立在Internet/Web技术基础上，不仅要支持Client/Server体系结构，还要支持分布式处理.既要具备联机事务、处理数据安全性与可靠性的支持能力，又要有较强的安全控制能力，能适应多种硬件平台、多种操作系统，并具备同其他数据库系统进行连接和交换数据的能力，如可覆盖全校，包括院系在内的各类信息的集成的MIS系统，以满足功能、安全性和数据完整性等方面的需要.

〔1〕杨冬权.在电子文件管理国家战略国际学术研讨会上的讲话[N].中国档案报，2009-6-25（001）.

〔2〕吴娟.档案工作者应树立五种理念[N].协商新报，2009-4-3（A01）.

〔3〕孙虹.高校二级学院建档可行性初探[J].浙江档案，2000（5）.

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