赤峰学院档案管理工作的问题与对策

潘亚玉

（赤峰学院 综合档案室，内蒙古 赤峰 024000）

赤峰学院档案管理工作的问题与对策

潘亚玉

（赤峰学院 综合档案室，内蒙古 赤峰 024000）

近年来随着赤峰学院教育事业的迅猛发展，学院办学规模不断扩大，对管理、教学、科研等各项工作提出了更高的要求.在这种情况下，怎样做好学院的档案管理工作，怎样使档案工作更好地为学院的建设和发展服务，是我们迫切需要解决的问题.

档案管理；问题；对策

赤峰学院是2003年经国家教育部批准，由具有40多年办学历史、在社会上享有良好声誉的赤峰民族师范高等专科学校、赤峰教育学院、内蒙古广播电视大学赤峰分校、赤峰卫生学校、内蒙古幼儿师范学校合并组建的一所多科性本科普通高等学校.2008年赤峰艺术旅游学校并入赤峰学院，近年来随着学院教育事业的迅猛发展，办学规模不断扩大，对管理、教学、科研等各项工作提出了更高的要求.在这种情况下，怎样做好学院的档案管理工作，怎样使档案工作更好地为学院的建设和发展服务，是我们迫切需要解决的问题.

1 赤峰学院档案工作存在的问题

1.1 合校以后档案业务量急剧增大给赤峰学院档案管理工作带来了挑战

2003年学院成立以后，学院档案管理部门由原五所学校的档案室合并成立赤峰学院综合档案室，赤峰学院全部档案包括：原赤峰民族师范高等专科学校全宗档案、原赤峰教育学院全宗档案、原赤峰电大全宗档案、原赤峰卫校全宗档案、原赤峰幼师全宗档案、赤峰学院全宗档案，2008年赤峰艺术旅游学校又并入赤峰学院，相应艺术旅游学校的全宗档案也并入赤峰学院综合档案室,总计七个全宗档案,形成了庞大的档案库存信息,据笔者统计:赤峰学院综合档案室2008年库存档案37017卷，而且学院每年在教学、管理、科研等各项工作中所产生的档案在2000卷至3000卷左右，并且每年以20%的速度递增，这巨大数量的库存档案，存储着大量的历史信息，它包括原六所学校从招生、教学、科研管理等直接形成的历史记录，是学校无价的宝贵财富，它对学校壮大和发展具有深远的意义，这样一个庞大的信息资源，就本身性质而言与其他档案活动和文献活动一样，怎样对其进行科学的管理和维护，使这个庞大的信息源活跃起来，信息能够正常输出并得到有效的利用，使其不成为不可利用的死档案，是我们档案管理部门所面临的一大挑战.

1.2 档案管理手段落后给学院档案管理工作带来了挑战

当今高校档案管理模式分为两个时期，一是传统的手工管理模式时期，二是运用先进的科学技术，进入计算机、网络技术管理时期的现代的信息化管理模式，而我院由于处于刚刚成立初级阶段，学院的各项工作都刚刚起步，都需要发展，同样，我校档案管理工作也处在初级发展阶段，还处在最原始的手工管理模式时期，而我们面临的管理对象又是七个全宗档案合并而成的庞大、等待开发利用的信息源，无论是从档案的管理、档案的维护、档案的利用等各方面来说都是严峻考验.对于我们档案管理部门来说，怎样在现有的条件下进行科学的管理，使赤峰学院档案能更大效能的为学校的各项工作服务是我们档案管理工作所面临的挑战.

1.3 落后的硬件管理条件严重制约了赤峰学院档案管理工作的发展所面临的挑战

由于我校是新成立的一所本科院校，学校各项事业都处在发展初期，我们档案管理工作也不例外，学校对档案管理工作所需的硬件设备投入严重不足，这严重制约了档案管理工作的发展.例如：档案管理所需的最大的硬件设备，档案库房面积不足，而且不集中，档案库房分布在学校的5栋楼10个地点，由于库房不集中，7个专职档案管理人员挤在一个20平米的办公室，没有专门的阅档室，学院综合档案室在2011以前仅有计算机一台，没有现代管理档案的管理软件，给档案管理和利用工作带来了很大的困难.

1.4 经费投入不足对学院档案管理工作构成严峻挑战

由于赤峰学院正处于发展初期，档案管理工作和在学校中占主体位置的教学工作、学生管理工作、招生工作、科研工作等各项其他工作一样，都等待着学院资金的投入，来进一步发展工作，提高管理水平.由于档案管理工作就它本身的性质而言，不能在短期内给学院带来比较明显的、直接的经济效益，所以学院的档案管理工作相对比而言就不被重视，档案的基础设施建设落后，学校无法提供正常档案管理工作所需的资金，使学院档案管理工作无法进行现代化、科学化、规范化的发展，无法摆脱原始的手工管理方式，严重的影响了档案工作效率，很难对学院的各项事业和社会利用提供高质量的服务工作.

1.5 落后的人员素质和档案现代化管理所面临的挑战

在高校档案管理迅速发展的当今时代，随着计算机管理档案系统和多媒体网络技术加速发展融合的今天，高校的档案工作也逐步走上了规范化、现代化的科学的管理轨道，档案工作从传统的档案实体管理模式向档案信息管理和档案信息服务转型发展，这也就相应要求高校档案管理人员的素质要与时俱进，与先进的档案管理方式同步提高，档案管理人员的政策水平、专业水平、计算机操作水平等综合能力都要相应提高，档案人员自身素质直接影响着档案管理和服务工作的质量.而在档案管理技术发展的信息时代，我校档案管理人员的专业素质、知识层次和新时代开展档案工作的要求存在着一定差距，传统的知识结构已经不能适应新形式，另一方面，我校档案管理队伍缺少对档案内容进行深层次开发研究和利用的人才，由于人才的匮乏严重制约了学院档案管理工作的发展.

2 赤峰学院档案管理工作需要改进的对策

2.1 提高管理意识，加强档案宣传工作

要想做好学院的档案管理工作，首要问题是要强化学院领导的档案管理意识.工作做的好不好关键在领导的重视程度，所以我们档案管理人员要向学院领导宣传和介绍档案管理工作，要把学院的档案管理工作在学校整体工作中的作用和档案管理工作将要对学校的发展起到的积极影响作用，还有做好档案工作能给学校长远发展所能带来的效益，向学院领导进行宣传和介绍，让领导认识到档案管理工作的重要性，加强学院领导的档案管理概念，用以争取学院对档案管理所需资金的投入.第二是强化档案形成部门的档案管理意识，让广大师生员工认识到档案的重要性和档案管理工作的重要性，要在基层单位加强对档案管理工作的宣传，要形成人人关心档案，做到人人的心中有档案概念，这是做好档案管理工作的基础.第三要强化档案管理人员档案意识、开放服务意识，学院档案作为学校发展的真实记录，是重要的信息资源，是学院管理工作的重要环节.怎样使学院的档案管理工作在学院的整体工作中发挥出最大的作用，学院档案的价值是通过给学校管理和社会需求提供利用的途径来充分体现的，档案保管的目的也是在于利用，档案的利用率越高，在学校的整体工作中发挥的作用就越大，就越能体现出其价值.这就要求我们档案管理人员要提高开放服务意识，利用学院现有的档案信息资源，优化档案结构，充实档案利用内容，通过多种方式和方法来满足学校及社会上对学院档案材料利用的需求.

2.2 加快学院档案管理工作的信息化建设的进程

随着网络技术的普及，社会各界对信息需求的形式和方式发生了变化，现代化信息技术在社会各行各业得到广泛应用.相应赤峰学院档案管理工作也要和社会接轨，来适应学院的发展和不断变化的社会需求，为学院和社会提供高质量的服务.学院档案管理工作要从新思想、新方法入手，从内容、形式和服务手段等方面进行改进、转型，利用现代化科学技术对档案信息进行优化、重组，所以赤峰学院档案信息化建设工作是学院档案工作科学、有序、发展的重要保证.档案信息化管理是一项庞大的工程，无论是在信息开发利用和档案数据的集成工作上，还是档案信息化建设所需的设备投入、资金投入和系统平台的搭建上，都是一个长期性和系统性的工作，都离不开学校领导的支持，《高校档案管理办法》的第五条第二点规定，学校应将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与其他工作同步发展；第三十八条规定高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行.所以要想做好我校档案信息化建设工作不但要自身努力提高素质，加强档案管理水平，更重要的是要寻求学院领导对档案管理工作的更大力度上的支持，才能使学院档案信息化建设工作科学、有序的发展.

2.3 提高人员素质，加强档案队伍建设

热爱档案管理事业，愿为学院档案管理事业的发展贡献自己的一份力量，这是一名档案管理专业人员必备的素质之一，学校的档案工作是学校整体工作的重要组成部分，要做好这项工作，就要具有为学校档案管理工作奉献的精神，要爱岗敬业、忠于职守，在科学技术和信息技术迅速发展的今天，我们档案管理人员也要转变思想，要不断在政治和专业学习中提高自身素质，在新的历史转折中重新打造自己、转变自己、提升自己.我们档案管理人员加强培训和学习，不但要加强档案管理专业知识的学习，还要开拓进取，不断学习适应档案事业发展的新知识、新技能，例如：计算机网络知识等.另一方面档案管理部门还要争取吸收新鲜血液，要积极引进政治素质高、业务能力强、学历层次高、具备新知识、新思维的现代化管理技能和科学知识的人才进入档案管理部门工作，逐步建立一支结构合理、高素质的、复合型人才队伍，以此来推动学院档案管理事业的科学有序发展.

2.4 加强学院档案管理工作的制度化

要想做好赤峰学院档案管理工作，建立制定一套和学院档案管理工作相匹配的档案管理制度是必不可少的，常言道没有规矩不成方圆，制度建设是开展档案管理工作的基础.要根据国家《档案法》和国家档案局及教育部制定的《高等学校档案管理办法》的规定，并结合我校的实际情况制定可操作性的赤峰学院档案管理制度.制定的制度要根据学院档案管理工作内容，运用系统论的观点和现代化管理方法，本着源于实践并高于实践的原则，把赤峰学院档案工作的现状和发展前景结合起来，坚持思想性、科学性和适用性相统一的原则来制定学院档案工作管理制度，用于指导学院档案工作的科学发展.要做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施，严格实行部门立卷归档制度，全面实行“三纳入”、“四同步”，即：档案管理工作规划和档案管理制度要纳入学院总体的计划和规划中，纳入学院管理制度中，纳入有关人员职责范围中；纳入单位考核、奖惩制度中，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步布置、检查、总结、验收档案工作，在学校的日常工作中，由一位院领导分管档案工作，要做到档案工作有领导保障，用以确保档案管理工作在人员、经费、库房、设备等各方面给予保证支持.

G271

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1673-260X（2012）06-0138-02