酒店业采购成本控制与管理

王 晶

(内蒙古化工职业学院 管理工程系，内蒙古 呼和浩特 010070)

一、采购成本控制已成为酒店业经营管理的重要内容

现代成本控制战略将企业的内部条件、优势和弱点与外部环境、机会和威胁联系起来，将成本与竞争联系起来。如何获得竞争优势，成为酒店业成本控制的重点内容之一。不少酒店管理者纷纷将目光转向成本控制，制订出各种不同的竞争战略，应对来自市场经济环境下国际竞争国内化、国内竞争国际化的机遇与挑战。

酒店物资采购是酒店物资从供应到组织的内部管理过程，是酒店企业成本控制的一个重要环节，在酒店经营管理中处于中心的地位。任何一个酒店企业，其生产经营所需的投入都离不开物资采购。对酒店业来讲，食品的原材料，客房的消耗品等在酒店销售收入中占据了很大的比例。在企业经营和生产管理中采购管理是一个非常重要的问题。因此，通过采购管理降低酒店物资采购成本是酒店企业增加利润的极具潜力的方向。

采购成本控制作为一个旅游酒店财务管理工作的重要组成部分，是酒店财务管理工作中的重中之重。加强旅游酒店采购成本控制必然能带来经济效益的提升，会对酒店有效提高服务效率，降低管理和运营成本，产生积极的影响，从而为提高酒店竞争力，创造利润最大化奠定坚实的基础。

二、目前的问题与改进的原则

酒店业在成本控制中存在的不足主要表现为:第一，财务管理在成本控制中的地位不突出，机构设置不合理。目前，大多数酒店不设财务总监，有的虽然设了财务总监，却不属于酒店的领导班子成员，只是作为部门经理，这样不利于财务总监(或财务经理)在成本控制中直接协调各部门的关系，无法有效地控制各部门支出。另外，酒店不专门设采购部或采购部不归财务总监(或财务部)管理，财务总监(或财务部)就无法及时了解和掌握市场行情并迅速做出反应，这样根本起不到控制和监督的作用。第二，缺乏完善、严谨的成本控制体系。从“部门申请—采购—入库—挂账—付款—部门领料—使用”整个过程来看，很多酒店都缺乏一套严密的成本控制体系，中间环节往往存在一定的漏洞，例如酒店日常工程维修用料，对其缺乏监督和控制，用多少料、用什么料完全由维修人员说了算。第三，没有制定科学、合理、完整、细化的成本预算。成本管理粗放，很多酒店几乎不制定成本预算指标，也不下达消耗定额，或者制定的成本预算指标很笼统，不科学合理，没有针对具体项目层层细分。比如没有制定采购成本预算、餐饮成本预算、现金收支预算、餐饮成本率、每间客房消耗定额、各部门的物料消耗定额等，更不用说编制现金流量预算表和利润预算表了。第四，设备陈旧老化，能源消耗大。有相当一部分酒店设备非常落后，能源利用率很低，有的设备已经超过使用年限，经常会发生故障，且能源消耗大、设备维修费高。

因此，酒店业提高采购成本控制能力，要坚持以下原则:

1.经济效益原则。经济效益原则要求成本控制能起到降低成本、纠正偏差的作用，具有实用性。经济效益原则要求贯彻重要性原则对正常成本费用支出可以从简控制，把注意力集中于重要事项，对成本细微尾数、数额很小的费用和无关大局的事项可以从略，使得成本控制系统具有灵活性。提高经济效益不是依靠降低成本的绝对数，更重要的是实现相对的节约，以较少的消耗获得更多的效益，取得最佳经济效益。

2.因地制宜原则。旅游酒店要根据自身发展的特点对本酒店的采购成本控制系统进行量身定做，使得酒店的采购成本控制系统适合本企业、部门、岗位和成本项目的实际情况，不可全部照搬别人的做法。

3.全员介入原则。旅游酒店采购成本控制是全体职工的共同任务，只有通过酒店全体总动员才能完成。成本控制要求酒店员工具有成本愿望和成本意识，认识成本控制的重要意义，养成节约成本的习惯，关心成本控制的结果;能够理解成本控制不是个人活动，而是一项团体共同的努力过程，只有全员介入才能达到改进工作，降低成本的目的。

三、提高酒店采购成本控制效率的对策

1.注重组织保障。旅游酒店企业经营的目的总是以降低成本，提高利润为出发点的。而降低成本的重要手段便是实行酒店物资采购成本控制。酒店物资采购成本控制工作涉及到酒店企业经营管理的各个方面，它维系着酒店的正常运转。但在市场经济的今天，由于受社会风气的影响，回扣风盛行，进货渠道的放开，给酒店企业对采购的管理带来了多种困难。许多酒店就是由于对采购部门管理不当甚至是失控，进货质次价高，即既增加了成本有时还影响了质量，致使酒店在竞争中失利。因此，如果没有组织机制上的保障，就很难确保酒店采购成本控制工作落到实处[1]。而加强酒店物资采购的组织保障就显得十分必要了。可以成立专门酒店采购成本控制领导小组，由总经理任组长、采购部门经理任副组长、酒店各相关职能部门经理任组员，并且要建立分工负责制，经常召开协调会议，严格落实工作进度，并以“统一领导、统一筹划、统一行动、统一步调”为主旨，发动员工献计献策，多方听取意见和建议，使酒店采购成本控制的意识贯穿到酒店所有经营和管理活动之中。

2.构建采购流程。根据供应链管理的原则，构建酒店采购流程、建立酒店采购管理信息系统，使酒店采购控制工作规范化、制度化。首先，要根据酒店需要制定用料计划，依据市场可接受价格和预期的利润率计算每个年度的模拟采购成本，尽量减少因临时需求而出现的额外采购;第二，加强对采购人员的选择、培养、教育，严格采购纪律，控制采购权，加强采购管理，避免出现因人为原因而造成的采购成本的增加。第三，控制库存、精选品种，根据酒店每一种用料的使用频率规定优化原则，精选采购品种，规定合理的采购量，保持合理的库存量和存储期，这样保证食品等材料在保质期内得到充分的利用，不至造成浪费，以减少库存成本。采购工作流程按供应链管理原则构建以后，一般情况下，酒店企业的采购成本可以下降八到十个百分点。实行酒店采购成本控制可以有效地控制以往在酒店采购工作中存在的各种不良行为，从而使酒店采购成本得到有效控制。

3.开设网络采购。随着网络的发展，网络的联系功能日益显示出它的强大优势。为了开拓客源，吸引通过网络订房的商务客人，近年来一批富有管理创新意识的酒店在互联网上开设了酒店网页或网站。这样一方面可以通过网络实现网上订房，增加酒店的营业额;另一方面还可以通过网络进行酒店的形象宣传;此外还可以通过网络公布酒店企业的采购计划，寻找更具实力和优势的供应商。

酒店业网络采购将成为酒店企业未来发展的趋势。从事酒店服务的安达信公司根据对全球300家酒店进行了专题调研，提出未来酒店管理公司采用库存管理软件来寻求实时、在线的网络采购解决方案，已成为酒店业经营管理的重要手段。因此，酒店企业应顺势而为，改进订单式采购的经营模式，增加对酒店网页和网站的资金投入，逐步实现从销售到采购的一体化供应链在线管理。这样可以最大限度地降低库存物流，按需供应;此外，重建销售采购模式，逐步实现即时在线的酒店网络销售、采购，向科技要效率，从市场争效益。

4.适当引入外援。酒店采购相对于大规模采购来说品种多、规格小、数量少，造成单体酒店不能实现大规模采购，从而很难实现采购成本的有效控制。借助一些外援的力量酒店可以实现采购成本的有效控制。

第一，实现采购外包。酒店业的外包可定义为:酒店企业有效的整合、利用其外部的专业化资源并与其达成战略联盟关系，进而达到增强酒店对环境的应变能力、提高效率、降低成本和风险、充分发挥自身核心竞争实力的一种战略管理模式[2]。酒店企业的采购业务外包逐渐成为酒店企业借助外部资源，提高自身竞争力的经营管理模式。酒店企业可以通过竞争的方式选择具有实力的采购外包企业，经销商为了获得酒店的外包业务，往往一次性支付给酒店集团一定资金来购买的外包权。这样酒店一方面减少了采购管理成本，节省了人力，同时酒店还无偿获得了出售采购权的资金。一般实力雄厚的采购商往往同时拥有多家酒店的采购权，这样的采购商就实现了采购的集团购买力，从而实现了酒店采购成本的有效控制。

第二，建立采购联盟。与有实力的酒店集团企业建立酒店联盟关系可以借力其集团采购的优势。一般酒店集团都具有采购质量可靠、采购渠道稳定和采购标准上规模等优势，如，广州东方驿站酒店管理有限公司的经营管理模式实行品牌、销售、采购、质量、规范“五类标准统一”[3]。选择和这样的酒店集团建立稳固的采购联盟关系，或者可以和其他加盟酒店共享资源，从全方面降低采购、库存和运输的成本，从而将酒店企业的经营风险降低。

第三，建立物流中心。实际上酒店物流中心承担着供应链中分销商的角色，它可以协调酒店集团内部或其它酒店之间的需求，形成合作统一的物流管理系统。建立酒店物流中心，酒店企业可以从多方面受益:一方面是将酒店自身对源材料需求和其它酒店的采购需求整合在一起，借助集团采购的规模优势可以降低采购成本;另一方面是经营物流中心可以为酒店企业带来新的营业收入。酒店企业建立物流中心一般有独立建设、改造建设、联合建设这三种方式可供选择。独立建设需要投资数额较大、建设周期长。改造建设是充分利用企业原有资源，这样可以缩短建设周期，整体上较独立建设来说具有一定优势。联合建设是以整合其它企业或集团等各方面的资源优势，可以分摊投资，形成合力，使物流中心具有一定规模，从而实现竞争优势。

成立酒店物流中心的最大优势是通过物资的集团化采购、流通、使用等方面可以达到控制酒店采购成本从而提升酒店竞争力的作用。

当然酒店企业的成本控制不单单是降低成本，前提是必须保证酒店企业的产品质量不降低。顾客的满意度才是酒店企业经营的主旨。酒店的成本控制战略是一个系统工程，它关系到酒店全体员工及每一个部门，须充分调动每一个员工的积极性，将成本控制意识灌输到每一个员工的思想中，转化到工作中。酒店企业的管理层应从增强企业市场竞争力出发，务实地制定采购成本控制方案并采取有效地措施加以实施。也只有降低了成本，才能提高市场占有率，同时带来更高额的利润。

[1]容莉.酒店企业采购成本控制的新思考[J].扬州大学烹饪学报，2003，(3).

[2]刘丽文.生产与运作管理[M].北京:清华大学出版社，2002.

[3]舒波.酒店应用供应链管理的特殊性与运作思路[J].旅游科学，2005，(6).