海峡西岸经济区干部人事档案信息化建设探讨

吴建议

（泉州师范学院人事处，福建泉州，362000）

国家档案局明确了档案信息化建设的目标和主要任务，而干部人事档案信息化是档案信息化建设的重要组成部分。随着计算机技术的广泛应用，改变传统的干部人事档案管理模式，运用现代化的管理手段管理干部人事档案，采用干部人事档案管理信息系统，把干部人事档案管理推向数字化、标准化、规范化，是档案信息化建设的迫切要求。因此，我们要在国家档案局统一领导下，结合海峡西岸经济与社会发展对人才基本情况、基本信息的需要，抓住机遇，努力使干部人事档案信息化建设同本地区经济同步发展，最大限度地满足广大海峡西岸经济区建设者对干部人事档案信息的利用需求。

一、干部人事档案信息化建设的必要性

在《国务院关于支持福建省加快建设海峡西岸经济区的若干意见》的出台、国家档案局下发的《关于支持海峡西岸经济区档案事业发展的批复》的大背景下，海峡西岸经济建设和社会发展对干部人事档案的需求已成为干部人事档案工作必须改革发展的根本原因。加快建设海峡西岸经济区，人才是关键，包括各类高端技术人才。而干部人事档案管理部门是各类人才信息的密集地，是一座丰富的人才信息宝库。因此，探索便利、安全、高效的干部人事档案信息化管理模式，管理好、利用好干部人事档案信息，正是干部人事档案工作必须适应经济建设和社会发展的必然。

从广义方面看，海峡西岸经济区社会经济进程的加快，对干部人事档案信息需求量、时效性的要求也日益提高。因此，干部人事档案信息化建设作为顺应经济时代发展的新举措，能更好地为经济区社会发展服务，满足经济区建设者需求，这也是干部人事档案工作的目的。同时，信息技术的应用已成为经济区干部人事档案信息化建设战略需求，是推行海峡西岸经济区社会电子政务对干部人事档案工作提出的迫切要求及自身工作发展的需要。

从狭义方面看，干部人事档案信息电子化，不同于传统实体管理。其一，节省手工收集、整理等工作量，而且只需一次录入，就能反复利用。其二，对档案信息资源可直接进行分类、分析、提取、加工，减少档案实体材料的二次加工时间，提高干部人事档案信息的时效性，同时可改变传统管理效率低、费时又费力的工作状况。其三，避免干部人事档案纸质载体多次利用、反复折装对原始档案材料的磨损，从而延长档案寿命。其四，数字化档案信息的网络检索、传递更加快捷，可以直接网络查询所需各类人才基本信息，形成各类分析统计图，如性别构成、年龄结构、学历层次等图表，形象、直观、全面反映干部的基本情况，有利于聘用制人事管理模式下人才选拔与任用总体规划科学合理决策。其五，相对纸质档案检索更加便捷，而且一份信息可供多个用户同时访问，随时查询传递，满足用户对干部人事档案信息资源的不同需求。其六，干部人员的工作表现、考核、奖惩、科研成果、继续教育等新信息能够以数据形式及时更新，不断充实干部人事信息库。

因此，加强干部人事档案信息化建设势在必行。由传统的档案实体管理转向信息化档案管理，形成以电子文档为主要形式与载体的信息化管理模式，是适应福建省加快建设海峡西岸经济区时代发展的需要，也是干部人事档案自身发展的要求。也只有这样，海峡西岸经济区干部人事档案管理工作才能与福建省加快建设海峡西岸经济区步调相适应，才能及时、准确、高效地为福建省加快建设海峡西岸经济区管好、用好干部人事档案信息资源。

二、干部人事档案信息化建设应遵循的原则

其一，电子干部人事档案与纸质载体档案同时并存的原则。信息社会的发展，信息化、网络化已普及到社会、生活的每一个角落，干部人事档案信息资源是其中最基础的一部份，其载体也日益多样化，既有传统的纸质载体档案，也有电子载体档案。由于电子档案信息的可塑性影响了档案原始记录的法律凭证性，保存纸质载体档案以避免电子档案信息的不安全性、不稳定性以及不易认证性。因此，在加强干部人事档案信息化建设的同时，必须保存好、保管好纸质载体档案。

其二，干部人事档案管理软件的研制开发，应遵循“规范、实用、先进”的原则。建立信息网络化干部人事档案管理系统软件，首先要适应当前海峡西岸经济区干部人事档案管理工作，兼顾现代化技术发展需要，即坚持适应性又兼顾先进性、前瞻性。还必须符合国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准，提高系统质量，完善软件功能［1］。

其三，干部人事档案网络信息安全保障的原则。由于电子档案易改动，易掉失，易泄密，还会出现计算机病毒，甚至遭受黑客的恶意攻击。因此，加强安全防范意识，首先要建立干部人事档案信息安全保障体系。其次要完善干部人事档案信息安全管理体制，防止失密、泄密，确保干部人事档案信息和系统安全。

三、干部人事档案信息化建设的内容

干部人事档案信息化建设就是要以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源开发利用为目标。在干部人事档案管理活动中采用现代信息技术，对干部人事档案信息资源进行管理、接收、传递、提供利用一体化①福建省档案局监督指导处.档案信息化建设工作常用文件（一）［M］.68，61.。干部人事档案电子信息具有动态性，更新频繁，把收集到的文字、图像、音频、视频等不同载体进行分类合成加工、数字化储存，然后通过网络联接实现资源共享，不受时间空间限制快速传递交流。实现干部人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化。

（一）基础设施建设

基础设施建设包含软件设施建设和硬件设施建设。即增加电脑；设置防火、防盗自动监控系统；购买或开发研制计算机管理软件，实行现代化管理，运用计算机管理干部人事档案；建立干部人事档案信息检索系统；建立干部人事档案数据库，是开发利用干部人事档案信息资源和信息技术应用的基础，核心是建设一定范围的局域网。从而逐步推进干部人事档案信息资源网的链接，建立综合信息网络，实现干部人事档案信息网络化。

（二）信息资源建设

干部人事档案信息资源是海峡西岸经济和社会发展的战略资源。开发利用干部人事档案信息资源是提高经济效益，更好地为经济建设服务的需要，它的开发利用是干部人事档案信息化建设取得实效的体现。因此，我们应充分运用计算机技术加强干部人事档案数据库建设，把各类型干部人事档案数字化，建立海峡西岸区域性干部人事档案全文数据库；合理整合资源，丰富网站内容，为干部人事档案信息交换、信息资源共享创造条件；便利用户网上查阅和利用服务，提高干部人事档案信息网络化的综合能力。

（三）管理系统建设

长期以来，各干部人事档案管理部门信息化建设走的是根据自己的资金投入及技术条件进行硬件设备选择，开发研制出的管理软件标准化水平低，不规范。为了促进干部人事档案管理系统科学化、规范化，达到干部人事档案信息共享，我们应该开发应用统一的干部人事档案信息管理系统和标准规范的软件，建立干部人事档案局域网。利用先进的电子信息技术，包括数据库技术、网络技术等，构建干部人事档案信息系统；经网络联通，把各层各级局域网联结起来，建立网站，形成优质、高效的干部人事档案网络系统；进一步改进、完善信息管理软件标准化，让干部人事档案信息资源开发利用和信息化建设有强硬的技术保障。

（四）标准规范建设

中央组织部制定和颁发了全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，具有较高的标准化、规范化和总揽全局的权威性［1］。在网络环境下，推进海峡西岸经济区干部人事档案信息化建设，必须贯彻执行中央组织部推行的《信息结构体系》各种标准，统一规范干部人事档案管理系统，建立干部人事档案信息化标准实施机制。有效确保干部人事档案信息化有序健康发展，实现干部人事档案信息化运行规则，就象“高速公路上交通规则”一样严密、规范。让干部人事档案信息在共享与网络运行中有统一的标准和规范遵循，能够及时、准确、有效地为福建省加快海峡西岸经济区建设提供干部人事档案信息数据。

（五）安全体系建设

干部人事档案运用信息技术管理后，一方面给利用提供了高效快捷的服务，另一方面给管理带来了安全隐患。这是因为计算机对电子档案有着可重写性，可随意增补、删改，不留痕迹，使得档案信息的真实性受到影响，甚至会造成干部人事档案信息的泄密。因此，做好干部人事档案的信息安全保密工作，是档案信息化管理不可缺少的工作前提。采取有效措施进行干部人事档案数字化资源的安全管理和维护，制定一系列相关政策法规，出台相关法律举证条款，既要严格执行国家及福建省颁布的有关信息安全的法律法规，还必须健全干部人事档案信息安全保障体系和信息安全标准。实现干部人事档案信息安全法律法规对干部人事档案信息资源安全的保障，充分发挥干部人事档案信息资源基本价值，更好地体现出干部人事档案法律凭证作用。

首先，建立系统访问控制，防止越权操作，实现严格的权限控制。设置病毒防护、防火墙、安全备份等一系列安全措施，确保干部人事档案信息资源的安全以及系统的正常运行。

其次，严格利用人身份认证识别。在利用终端设计严格、合理的身份确认、准入密码等系统程序，既保证识别功能准确无误，又能给利用人于方便、快速达到干部人事档案信息利用要求。

再次，严格信息内容的复制、打印、下载。在系统中设置申请功能，使未取得许可的同时系统自动生成限制利用终端的复制、打印、下载功能。

最后，严格限制信息内容的利用范围。在干部人事档案信息的提供利用上，为了能够区别不同利用对象、不同利用目的、不同利用要求，提供不同利用范围、不同信息内容的干部人事档案信息，就要在系统中设置屏蔽、隔离等功能，实现干部人事档案信息内容利用范围的限制。

四、干部人事档案信息化建设的措施

做好干部人事档案的信息化建设是完成档案资源有效整合的科学手段，就是要建立好完整的干部人事档案数据库［2］。

第一，在收集、整理、保管好实体档案的前提下，开发运用专业的干部人事信息系统管理软件，具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能。借用计算机、扫描仪等现代技术设备，编辑干部人事各种信息资料，严格甄别、整理。通过文本录入、图像录入，把每位干部个人纸质档案运用现代数字技术转化成数字化形式。并把这些档案的数字化信息全部导入档案信息数据库，建立电子干部人事档案，构建人才信息数据库。再由干部人事档案管理系统提供各用人单位查询利用，实现干部人事档案的电子化、干部人事信息的数据归档、信息查询统计等信息化管理功能。

第二，在完成干部人事档案信息数据库的基础上，建立每位干部个人档案信息平台。设置信息检索条件，以干部个人姓名为条目，包含如姓名、岗位、身份证号、照片等信息。建立干部人事档案目录数据库，利用已整理的干部人事档案目录作为链接条目，方便人们快速查找。

第三，突出干部个人特色，丰富干部个人信息。及时跟踪干部人事基本情况变化，随时进行修改维护，增加个人的考核、奖惩、继续教育、科研成果等数据变更，确保干部人事档案信息的时效性、真实性、准确性，实现干部人事档案动态管理和补充。

综上所述，档案信息化建设工作正处于起步阶段，最终实现，需耗费大量的财力和精力。因而必须大力宣传档案信息化建设的必要性，引起社会各界重视。加大档案管理的资金投入，添置计算机、打印机、扫描仪等必要且适用的设备，开发系统管理软件，实现海峡西岸经济区干部人事档案管理工作信息化，为福建省加快建设海峡西岸经济区服务。

［1］朱广会.对数字化干部人事档案的管理［J］.黑龙江科技信息，2011（19）：119.

［2］杨付彬.人事档案管理利用及信息化建设小议［J］.人力资源管理，2011（3）：88-89.