规范管理确保电力工程档案质量

2012-08-15盐城供电公司戴路芹

电子世界 2012年19期

盐城供电公司戴路芹

规范管理确保电力工程档案质量

盐城供电公司戴路芹

在“十一五”期间，我国电网建设突飞猛进，各项体制改革应运而生。随着国家电力体制改革的深化和企业市场化的不断推进，国家对电力基础设施的投资逐步加大，电力工程建设的档案在其利用、管理等方面日趋复杂。因此，加强档案的规范化管理，对确保档案管理质量有重要作用。

电力工程；档案；规范化管理

电力工程档案是电力工程建设和电力工程管理的真实记录，具有重大经济、管理和历史研究价值，电力工程项目中的档案规范化管理是电力工程建设的重要组成部分，是一项维护国家电力工程项目历史真实面貌的重要事业.。笔者以电力施工企业为例，就为何要加强电力工程档案规范管理这个问题进行分析，并提出了要确保电力工程档案管理质量应做好的几项工作。

1.为什么要规范电力工程档案管理呢

经过多年的工作实践，对电力工程档案有了一定的认知。电力工程档案管理工作的规范化是实现档案管理现代化的重要环节，在搞好电力建设的同时，做好电力工程项目档案的管理实则是实现档案工作规范化的重要基础工作。

1.1 从电力施工企业工程档案的特点上进行分析

（1）档案的服务对象单一。如：施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷等组卷方法。这体现档案的整体性、连贯性，这是工程档案最突出、最重要的特点。

（2）真实性。这是工程档案最突出、最重要的特点。工程档案是该项工程实体建设过程中的真实写照。因为工程档案材料的形成是与该工程建设同步形成的，是该工程报批、施工、竣工过程的原始记录，与工程实体完全一致，从工程档案中就可查证其工程质量，它是工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。

（3）实用性。工程档案是该工程最原始的记录，所以有很大的使用价值，即实际性。通过档案材料，可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

1.2 从电力施工企业工程档案形成存在一定问题上进行分析

工程项目重要往来文件及会议纪要不全或没有收集，具体体现在文件有来无往；来文缺附件或缺图纸；会议纪要有后一次的无前一次的等。

施工文件常见施工联系单不全；设计变更单未封闭；工程质量检查及验评记录、隐蔽工程记录不全；原材料出厂证明和检验报告不符合归档要求等等。

在工程量签证单上直接修改，档案的真实性受质疑。

用复印件归档。如一些水泥、钢材等原材料试验报告为复印件归档等。

案卷及文件题名太笼统，不准确，不能揭示其案卷或文件内容。

2.如何实行对电力工程档案的规范化管理

2.1 工程档案的前期控制是保证工程档案质量的关键

在实际工作当中，电力工程档案管理与重点工程建设应同步进行。自工程立项开始，档案人员就根据工程建设的内容、特点，结合具体单位工程、分部、分项工程和施工进度提前制定出档案工作的初步计划，并明确档案工作管理体制、归档标准和质量等要求。通过健全档案工作制度，制定竣工文件编制办法、档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表等有关制度，以保证各施工单位、监理单位在文件的形成、积累、整理、归档过程中有据可依。在签订勘测、设计、施工监理和设备采购合同时对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求，为整个工程档案的管理开好头、起好步。工程开工时就要求各参建单位明确兼职档案员，建立覆盖全项目的档案管理网络。并将事前制定出的标准、制度及时下发到各参建单位。参与工程建设的管理人员来自四面八方，对工程档案重要性的认识及档案业务水平参差不齐，为提高参建单位的归档意识，保证工程建设各阶段档案工作的有序进行和归档文件材料的完整、准确、系统，档案管理部门通过召开会议、举办培训等方式明确各施工单位监理单位的档案工作职责，按照“谁形成文件材料谁立卷归档”的原则，界定参建单位在竣工文件方面应承担的责任。同时，明确了文件材料积累的顺序和范围，为施工单位文件材料平时的收集和监督检查工作提供统一标准，为项目实施阶段的大量文件材料归档管理打好基础。

2.2 加强监督，档案人员要参与工程建设

工程项目在施工过程中确实做到档案人员参加有关会议、参加工程竣工验收。使档案人员了解工程项目的建设进展情况，了解工程项目档案资料的形成情况、流转情况，及时制订档案工作计划，定期进行监督指导，实现重点工程项目竣工文件的完整、准确、系统、规范。工程项目档案具有广泛性、组成的成套性、形成的阶段性、内容的专业性和制成材料的多样性的特点。工程项目档案是建设从工程立项、工程实施阶段到竣工全过程的真实记录，是工程管理、维护、改扩建等决策的依据，其内在质量直接关系到工程建设的质量。所以，收集全、整理好、管理好工程档案就显得非常重要。

2.3 跟踪指导，保证重点工程项目档案的完整和准确，确保档案之间的有机联系

跟踪指导，换句话说就是及时做好传递和变更记录。为了做好对工程档案的监督、检查和指导工作档案人员要深入现场，及时了解工程建设项目的计划、规模、性质、进度等，经常与参建单位兼职档案员保持联系，使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。要有针对性地对施工单位、监理单位进行跟踪服务，对施工中存在的档案管理问题进行业务指导。例如：要求工程文件原件归档；文件材料应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料；工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁；竣工图完整、准确、清晰、规范，修改到位，与施工图设计、设计变更、洽商及质检记录相符合，做到文、图、物相符；编制原材料文件时，应与报验单出厂证明及试验报告一同组卷等，从而保证了工程档案组卷质量及其成套性和完整性。工程项目在施工过程中档案人员要参加有关会议、参加工程竣工验收，根据工程的进展定期深入现场，及时掌握文件材料收集、整理的进度，特别检查施工单位隐蔽工程施工记录的整理情况。在跟踪指导中，对发现的新情况和新问题，能够及时协同监理单位一起组织施工单位协调解决，提出意见和建议，对各参建单位提出的问题进行认真分析，并拿出研究解决问题的措施和方案。同时，要求施工单位单项工程边建成、边验交、边立卷，从而保证工程档案的齐全、完整和准确。

2.4 严把验收关，做好项目档案验收

工程档案是工程建设活动的真实纪录和反映，竣工文件的准确、真实与否，直接影响了该工程今后生产、维护、改扩建的提供利用。所以，在竣工文件归档前应该严格把关，认真审核，把不符合规范要求的文件拒之门外，以确保归档文件真实性与准确性。验收时要坚持做到“三结合”，即建设单位档案人员与施工单位兼职档案员相结合、与监理工程师相结合、与建设单位项目经理相结合，共同审核档案的准确性。建设单位还应组织本单位技术人员、各参建单位技术人员、专兼职档案人员、监理人员共同进行预验收，把住最后一道关口，将有关问题解决在正式验收之前，这是保证工程档案质量的有效措施。档案验收应重点检查:工程前期文件、各种隐蔽工程纪录、设计基础文件、施工技术文件、质量检验评定文件、监理工作文件、各项专业验收文件和竣工图。在检查中：①检查各专业、各阶段形成的文件材料内容是否齐全(包括应该归档的文字、图表等材料)，是否为件；②检查有关责任人的签字、盖章手续是否完备；③检查字迹、图表质量是否符合归档要求；④检查是否已按分类方案进行了系统化整理和编目。

3.建立电子档案制作以规范档案管理

随着科学技术的不断进步与发展，当前国家电网公司推出了协同办公系统，电力工程档案管理应推广计算机管理技术，适应电力工程项目现代管理模式，探索电力工程档案信息资源体系，根据电力工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率。