ERP成本管理实施失败原因及对策探讨

王美玉

（闽西职业技术学院，福建 龙岩 364021）

近几年制造业随着人民币升值、原材料和人工成本大幅上涨，中国制造业进入了微利时代。面对日益复杂的产品结构和生产工艺，日益普遍的多品种小批量的生产模式，快速报价、准确确定交货日期、快速响应客户订单要求是获得竞争优势的重要策略。及时准确地对成本进行核算，分析成本变动的发展变化趋势，加强成本薄弱环节控制和改善，将提高企业的盈利能力。一部分企业为了进一步提高成本核算的工作效率和准确性，期望通过实施ERP成本管理模块，对成本进行科学预测、核算、分析、控制，最终实现精细化成本管理以获得成本竞争优势。

一、企业实施ERP成本管理模块现状分析

目前已经实现财务供应链业务一体化的很多企业都实施了ERP的成本管理模块，但由于各种原因真正成功实施的企业不多，大部分企业实施过程中遇到障碍就停滞不前，如出现成本管理系统操作不顺畅，返工修改业务单据频繁，出现新业务流程模式系统无法灵活应对，成本数据计算结果不准确等。这些障碍使得企业实施过程进展缓慢，且很难达到预期效果。具体来说，企业实施成本管理模块失败的内在原因有四点。

（一）原先手工计算成本与ERP成本计算方式存在很大不同

由于企业早先管理基础薄弱，成本计算方法也比较落后。往往采用一些简化计算方法，只核算到品种和产品大类，甚至有些企业只计算生产总额，从而造成财务手工计算与ERP计算的差异。使用ERP后，成本会计工作的内容和方式方法都发生很大变化，企业相关人员短期内较难适应也成为成本管理实施的障碍[1]。因此，项目实施过程中要充分考虑这一因素，做好前期培训辅导工作。

1.成本计算的数据来源不同

传统手工计算方法情况下，财务部门要求仓库和生产车间直接提供材料出库汇总，完工产品日报、产成品入库汇总表等，这些表格信息都是由业务部门统计后提供，一般财务不会去进行正确性评估，也没有对应的评价工具。但企业实施ERP后，这些业务数据可以直接从库存管理模块、销售管理模块、生产订单管理模块、车间管理模块、固定资产管理模块、薪资管理模块等直接取数，不再需要业务部门进行加工整理。如果业务环节数据质量出了问题，就会直接反映在成本计算中。因此只有前期财务、供应链、生产制造系统实施成功，使用顺畅，成本管理模块才有可能实施成功。

2.成本会计的工作内容发生变化

手工计算时，成本会计只需要根据业务部门提供的电子表格进行计算就可以。但ERP实施以后，成本会计在进行成本计算时首先要对业务部门的数据进行合法性和正确性进行检查，然后才能进行成本计算。检查校对时间远远超过成本计算本身的计算时间。成本会计往往需要督促业务按照规范的业务流程进行操作，发生错误时需要协调相关部门进行修改。这就大大增加了成本会计的工作量，容易产生抵触心理。由于ERP实施过程中要经历很多的流程梳理和优化，即使上线以后也经常碰到一些需要调整的情况，一般ERP至少要运行半年后才会比较顺畅，这对成本会计是个很大的考验。

3.成本管理实施时前期准备的工作量大、时间较长

企业在成本管理上线前采用简单计算方法，只计算到品种和大类。企业希望ERP成本管理实施后能精确核算到生产订单成本、批次成本甚至工序成本。因此，使用ERP前需要确定成本计算方法、成本核算流程，各操作岗位数据录入规范要求，需要把期初在产品按照明细录入到系统中，整理的工作量很大，容易影响日常的工作。如果未合理安排数据整理工作、及时督促跟踪进度会导致前期的准备时间较长。因此，企业要想通过实施ERP成本管理系统来提高管理效益，企业中层和基层等相关人员必须高度重视并付诸行动，确定合理可行的实施目标，提前夯实管理基础、规范车间和仓库的统计工作，只有这样才能提高成本管理实施的成功率。

（二）普通用户缺乏全局意识

众所周知，ERP中各个模块是紧密耦合的。成本管理的数据都来自于其它的模块。一个模块的数据有瑕疵直接影响成本管理计算的准确性。普通用户在操作过程中，往往认为出点错误没有多大关系。比如，出入库单价或数量错误、收发类别填写错误，出入库日期与实际不符、单据审核日期不在对应会计日期、出入库部门与成本中心不符。生产订单任意挪料不通过规范记录等。这些小问题积少成多，积小成大，最终导致成本计算错误。更严重的是由于频繁的修改和数据操作返工容易产生厌烦情绪，产生对ERP系统抵制心理。因此，普通用户在日常操作中要严格按照ERP实施顾问制定好的方案和运行制度规范操作。

（三）系统操作权限设置粗放

很多软件厂商的实施顾问为了尽快使系统上线运行进而验收，往往没有仔细考虑系统的操作权限规划，采取简单放开的做法，造成操作员可以随意更改数据。例如，生产订单随意关闭和打开，单据的收发类别填写随意，导致数据错误，影响了成本计算。

（四）成本的业务解决方案考虑不周全

在ERP实施过程中，成本业务解决方案对于实施效果起着决定性的作用。制定业务解决方案时要充分考虑企业所在行业特性、企业管理基础、公司管理层对成本管理期望目标，合理选择成本归集、计算、分配方法，设计成本核算业务流程，确定相关岗位职责，特殊业务处理方法。在目前ERP软件行业里面，很多刚入行缺乏经验的实施顾问因为专业背景、知识经验积累往往考虑问题不够全面，而且大多数公司实施ERP时都是从财务、供应链开始做起。但实施财务和供应链的顾问在制定业务解决方案时往往很少考虑到后续问题。例如，增加生产管理、成本管理模块后系统如何运行能使前期操作及数据都正常。如果增加成本管理模块后因为参数不再适应或无法修改系统参数就要推倒重新实施。重新实施意味着需要重新投入很多时间和精力，后果不堪设想。

二、提高ERP成本管理实施成功率的对策

针对以上ERP成本管理模块实施过程中常见的问题，笔者认为企业可以从以下几个方面入手提高成本管理实施成功率，从而真正实现借助ERP这一套管理工具帮助企业提升管理水平。

（一）选择合适的、优秀的ERP供应商

选择ERP供应商时不仅要考察其整体实力，相同行业的成功案例，更要考察负责今后实施工作的团队是否熟练掌握产品应用，知识是否全面，是否具备类似行业的成本管理模块实施经验，实施思路是否清晰。必要时可以采用对实施团队进行面试考察确认是否满足企业要求。[2]另外，应在软件实施合同中应对供应商实施人员稳定性进行一定的约束，避免人员变动影响项目进度。

（二）充分调研和论证业务解决方案

充分的调研是制定科学、全面的业务解决方案的前提。企业的成本会计应与实施顾问一道深入了解企业的生产工艺流程、生产活动组织、物资进出流动过程，考虑在ERP信息系统下梳理出优化的业务流程，而不是把手工的方式搬到计算上。针对特殊业务如降级入库、联副产品、返工返修，产品改制、非标产品成本计算、委外加工、工序委外核算等，采用正确的成本核算方法，选择合理的解决方案，并利用测试数据进行论证业务解决方案的可行性和操作便捷性。一个好的业务解决方案不仅要具备可行性，而且要容易理解并易于操作。

（三）选择正确的实施成本管理的启动时机

如前所述，成本管理实施具有较大难度，企业不可贪多求快。很多企业往往管理基础还比较薄弱就希望能够上一套ERP软件就能够马上提高管理水平，实际往往事与愿违。建议企业在实施系统前应全面梳理和优化企业内部流程，明确各岗位职责，规范基础资料编码，并进行整体规划、分步实施。同时，前期实施要考虑后续的接口，确保日后可扩展、系统流程可动态调整。直到财务、业务、生产模块的操作员操作熟练、规范，数据准确且传递及时方可考虑上成本管理模块。

（四）ERP厂商应加强知识转移的力度

前文提到成本管理系统上线后，成本会计的工作内容和方式都反生了很大变化。成本会计的工作很大程度上变成了成本核算流程的监督、协调，短期内增加了很大工作量。因此，ERP厂家实施顾问要做好产品知识原理培训，业务操作流程讲解。针对易错环节要多次反复培训，确保企业的操作人员熟练掌握。[3]企业内部顾问不仅要能熟练操作软件，而且要能够根据企业业务等的变化提出新的解决方案。只有真正做到知识转移后，系统才有可能真正持久、平稳、高效运行。否则一旦顾问撤离，企业内部顾问将无法针对企业业务变化等新问题提出对应的解决方案，操作人员就无所适从。

（五）建立详细的权限规划和严格的系统运行制度

ERP厂家实施顾问应与企业的项目小组详细规划各个岗位的操作权限。业务流程方案和岗位操作手册中应严格规定对应岗位的操作权限和内容并通过系统权限设置给予固化。[4]为了保证系统上线后系统高效稳定运行，减少相互推诿，避免责任不清，ERP厂家应协助企业制定系统运行制度、岗位操作规范和相应的奖罚措施。

三、结语

笔者认为，从总结分析ERP的成本管理模块实施失败原因来看，选择优秀合适的ERP合作伙伴，在前期ERP财务供应链运行顺畅的基础上启动成本管理模块，合理确定实施目标，科学的调研企业自身业务流程，确定经测试验证可行的业务解决方案，切实做好知识转移工作，建立健全系统规范操作制度和权限规划等对策将有助于提高企业ERP成本管理模块实施的成功率。

[1]康军，刘治宏.ERP在我国企业应用中存在问题及对策[J].甘肃科技纵横，2011（5）：8-9.

[2]陈秀玲，王喻.ERP系统在企业应用中存在的问题及对策思考[J].现代商业，2011（5）：155-156.

[3]海瀛.ERP系统在企业管理应用中存在的问题及对策分析[J].企业导报，2011（17）:196-197.

[4]褚立东.ERP系统使用中的问题及对策 [J].冶金管理，2011（10）：56-60.