对高校档案馆档案保护问题的思考

马桂荣

（武汉纺织大学，湖北 武汉 430073）

对高校档案馆档案保护问题的思考

马桂荣

（武汉纺织大学，湖北 武汉 430073）

高校档案资源真实记载了高校教学发展、科研成果、校园建设、资产管理等职能活动的历史轨迹, 一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。作为学校永久性保管档案的基地，高校档案馆如何实现档案管理的科学化、现代化，最大限度地延长档案文件的寿命，保护并传承高校历史文化的血脉，是学校管理工作的一项重要课题。

高校；档案馆；保护

国家教委《普通高等学校档案管理办法》中规定：高校档案馆既是学校档案工作的职能部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。近年来，随着我国高等教育事业的蓬勃发展，高校档案馆建设也逐步向科学化、现代化、信息化迈进，在库房配置、人员素质、经费保障等方面有了极大改善。但是，我们也要清醒地看到，由于长期以来对档案保护技术方面的认知不够，重保管轻保护的现象在高校档案管理中仍较为普遍，高校档案保护面临问题和挑战仍然十分严峻。这要求我们对高校档案馆的档案保护工作不断进行改革和创新。

一、影响档案永久性保护的因素分析

档案工作的基本任务之一，就是维护档案的完整与安全，尽最大可能延长档案的使用寿命。可是档案文件在长期的保管和利用过程中，由于档案载体材料、保管条件、利用方式等原因，使档案文件受到各种各样的损坏，如虫蛀、霉烂、字迹扩散模糊不清、机械磨损等。

（一）档案载体材料质量的影响

档案制成材料和记录材料的质量是影响档案寿命长短的重要因素之一，决定了档案制成材料在保存、使用过程中抵抗理化损害作用和保持原有理化性能的能力。受历史客观条件的制约，一些形成年代较为久远的档案，其载体和记录材料的质量不能满足永久性保存的需要。目前，大部分档案材料仍然是以纸质为载体，在各种物理因素、化学因素、生物因素的作用下，纸张的老化是个不可逆的自然过程。纸张的主要成分是植物纤维，而纤维素又是纤维的主要成分，纤维素的结构直接影响纤维本身的强度和纤维间的结合力，进而影响纸张的性能。早期一些档案使用的纸张质量较为低劣，纸张中含有较多的木质素和半纤维素，质地脆、韧性低，耐久性差。即便是以图片、声像为载体的档案，也容易受到光线、磁场等因素的影响而发生性状改变。此外，档案的记录材料如墨迹、印台油等，受温度、湿度、光线、微生物等自然因素的影响，都会遭到不同程度的损坏。例如红蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等记录材料，多数属于有机染料，字迹容易扩散、褪色、脱落，这些都是不以人的意志为转移的。

（二）档案库房保管条件的影响

档案寿命的长短与档案收藏环境及保护条件有着极为密切的关系。尽管由于环境和人为的因素，随着时间的推移，档案总是朝着逐渐损毁的方向发展。但完备的保护设施特别是档案库房，却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用，是保护档案最重要的物质基础。我们经常会看到档案库房空无一人而窗户大开（通风去味）、日光灯通明，库房当仓库堆放各种废旧电脑、复印机等杂物的情况。这些都会加速档案的损害进程。

（1）温度和湿度。一般来说档案库房要尽可能独立设置，保证门窗大小适宜，密闭性能好，以防止灰尘、高温、高湿对库房的侵入。在影响档案寿命的众多因素中，温度和湿度的作用是十分重要的。高温、高湿的环境，特别适合霉菌和虫害的生长繁殖，给档案制成材料损毁较大。霉菌生长的最适温度为25～37℃，库房温度高，霉菌生长繁殖迅速，代谢旺盛。霉菌在生长繁殖过程中分泌出的酶是纤维素水解的催化剂。昆虫生长的最适温度区为22～35℃，在此温区范围内，昆虫生长发育速度快，繁殖力增强，而档案纸张，卷皮等成了档案害虫生长发育阶段补充新陈代谢过程中所消耗能量的主要食物。同时，高温、高湿的环境还会加速各种有害化学杂质对档案制成材料的破坏作用。据报道，温度在10℃以上，每升高 10℃，各种化学反应会加速 1～2倍。此外，如果门窗过大，密封不好，外界的灰尘将会从门窗直接侵入库房。灰尘是微生物和酸、碱、水分等物质的传播者，也是使档案文件发生物理变化和化学变质的重要媒介，会加速档案酸化和脆化速度。

（2）光线与照明。光是具有能量的粒子，不同波长的光所具有的能量不同，波长愈短，能量越大，对纤维素的结构的破坏程度也越大。所以光线尤其是紫外线的长时间照射，能使纸张逐渐变黄、发脆，加速老化，最后成为粉末，对档案材料威胁很大。有些档案库房照明使用日光灯（荧光灯），加速了纸张的老化。日光灯是靠低压汞蒸气放电辐射出的短波紫外线去激发荧光粉而发生可见光，同时辐射一定的紫外线。荧光灯紫外线辐射约为白炽灯的 10倍。由于紫外线波长最短而能量最大，它不仅具有档案纸张材料中纤维素的碳键断裂的能量（58.6千卡/克分子），而且具有使纤维素线性链断裂的能量（80千卡/克分子），纤维素结构链断裂，将使纸张的耐久性急剧下降。

（三）档案利用方式的影响

要使档案实现价值、发挥作用，离不开对其进行整理和利用，但在反复的加工整理和提供利用的过程中，对档案也会造成一定的损伤。一份档案在其形成过程中可能会需要经过多次重新装订，反复的整理和装订，会对纸质档案造成一定损害。此外，随着落实政策、编史修志、评定职称等各项工作的开展，对档案的需求量急剧增加，利用档案的部门和个人越来越多，这就使大量重要的档案经过反复查阅和复印，遭受进一步的磨损和污染。由于目前大部分复印机和扫描仪使用高功率灯泡、亮度强，档案文件每复印一次，就要受到含紫外线较强的灯光照射一次，加快了光对档案的破坏作用，档案原件容易变黄发脆，从而影响档案的寿命。

二、高校档案保护工作的突出问题

（一）档案保护意识缺乏

自从国家教育部依据《档案法》制定的《普通高校档案管理实施办法》简称《办法》实施以来，高校响应号召，加大了档案的建设工作，加大了人力物力的投入，加大了宣传力度。但在学校日常工作中，仍然强调为教学服务，在一定程度上导致了档案保护意识的薄弱，表现在实际行动上就是对档案工作重保管轻保护。如在接收、利用、整理、编研工作中忽视保护工作，将档案放置地上，不注意防尘等。从中可以看出，档案保护意识在工作人员头脑中还相对淡漠。此外，由于档案制成材料的变化是缓慢的，量变的过程比较长，正常情况下，在十几年、几十年内往往看不出有多大的变化，所以给人们一种错觉，似乎保管条件好一点差一点都跟档案的寿命没有关系，这也导致了在实际工作中，档案人员重保管轻保护的现象。

（二）专业档案人才缺乏

档案保护技术是一门综合性的应用技术，档案专业人员不仅需要有一定的理论知识，也需要具备较高水平的实际操作技能。近几年，学校档案人员的学历、职称虽然都有明显提高，但既有理论知识，又有丰富实践经验的档案专业技术人员却相当匮乏。档案馆人员多是身兼数职，征集、接收、整理、提供利用都要参与，在平时的工作中，许多档案人员忙于档案的收集、整理，应付查档等，往往表现得“杂”而不“专”。

（三）档案保护技术培训和研究不足

随着科学技术的发展，办公自动化的普及，档案的载体己呈现多样化的趋势，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例将有所增加。它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人员如果不随时补充知识，保护工作将无从谈起。然而在实际工作中，档案人员参加的档案培训，尤其是档案保护技术专题的培训相当有限。档案人员不仅要做好档案管理的日常工作，而且应加以总结、研究。

三、加强高校档案保护的对策

档案的损坏是客观的不以人的意志为转移的，为了最大限度延长档案的寿命，便于长期使用，根据环境因素对档案的影响关系和高校档案馆保管现状，需要从以下几方面入手，进一步提高高校档案保护工作水平。

（一）提高对档案保护工作重要性的认识

认真组织学校教职工，特别是分管档案工作的领导和档案工作人员学习《档案法》和《普通高校档案管理实施办法》。通过学习使全体档案人员认识到档案工作的重要性，认识到从事档案工作和教学工作是同样有意义的事，提高保护档案的自觉性。利用报刊、网络，宣传档案保护技术工作的重要性，指出使用劣质纸张、字迹和光、灰尘、不适宜温湿度将会给档案带来的危害。档案管理人员应当经常向领导反映，争取领导重视，增加必备设备、经费，改善保管条件，充实档案人员，创造必要的工作条件。

（二）完善档案的保护条件

为了防止库存档案的老化，减缓档案发生褪变，及时保护好现有的档案资料，可以从以下几方面入手：

（1）加强各种硬件建设。加大对档案库房设备的现代化投入，配置合理的防火、防盗、通风、去湿、空调等设备，安全、有效地保护档案。

（2）做好事前预防处理。档案人员应对档案进行事前控制，提前介入，提高原始档案的质量。要加强文件形成部门的档案保护意识，建议其用纸质优良的无酸纸为书写载体，并选择无污损、字迹材料为耐久性的原件作为归档文件。对需入库的档案质量要进行监督和检查，避免不符合质量要求的档案进入库房。要建立健全归档制度，对于应归档的文件材料，要保持其完整性，避免后序的插卷补卷，以减轻档案的机械磨损。在档案入库前进行消毒、除尘、杀虫，是预防虫害、霉菌污染的档案进入库房的有效防范措施。

（3）加强日常的库房管理。在人员、经费、设备有限的情况下，要做好档案保护工作，笔者认为密闭库房，适时进行自然通风是行之有效的办法，在防光、防尘、隔热等方面都有一定的作用，一举数得。平时关闭库房多余的门窗，尽量少开窗子，这不仅可防止外面有害气体、灰尘侵入，同时也能使室内温湿度可以相对稳定，有利于档案保护。采用不透光的遮帘、厚布帘、夹层窗帘、遮阳板，最大限度地减少阳光的直接射入量。库房改用白炽灯，用普通灯泡照明，做到人走灯灭，减少光线尤其是紫外线对档案的损毁。在库房内安装普通干湿球温度计，并将观测、记录规范落到实处，配合密闭库房，适时进行自然通风。做好库房的清洁卫生，严禁堆放杂物，减少微生物对档案的影响。

（三）加大人员培训和研究力度

组织开展多种形式的培训、讲座。因档案保护工作的技术性较强，培训的内容不但要注重理论的指导，还要增强实际操作能力的培养。高级档案专业技术人员应能跟踪国内外档案学理论研究的最新动向，了解和掌握本专业及相关学科的最新知识、方法和技能，提高研究和创新能力，成为本专业的专家和学术带头人。中级档案专业技术人员要结合本职工作学习新知识、技术和方法，培养并提高分析解决问题的综合能力，成为本专业的业务骨干。初级档案专业人员要在解决岗位应知应会的基础上，结合本职工作，充实基础理论和专业知识，学习新知识、新技能，提高专业工作能力。

高校档案馆的档案保护工作是整个保护工作的基础，我们应在实践中不断总结经验教训，不断摸索，力求使保护工作更切合实际，做得更好。

[1] 郭莉珠, 冯乐耘, 李鸿健. 档案保护与复制技术学[M]. 北京：档案出版社，1987, (5).

Thinkings of Preservation Issues about University Archives

MA Gui-rong
(Wuhan Textile University, Wuhan Hubei 430073,China)

Archive resources in universities have been served as an authentic record to the tracks of history in the aspects of educational development, research achievement, campus construction and assets management. A university `s management standard, development trace,cultural accumulation and school characteristics are also tend to be reflected through archive. How to scientize and modernize the archives establishment, which is the foundation of archive preservation, to achieve the tasks of extending file life at maximum limit and inheriting the historical culture of universities, are important issues in the school management.

University; Archives Establishment; Preservation

G271

A

1009－5160(2012)－0092－03

马桂荣（1963-），女，馆员，研究方向：档案管理.