新时期高职学院教学秘书管理工作之探讨

2012-08-15黄珊

天津市教科院学报 2012年6期

黄珊

（天津中德职业技术学院，天津 300350）

为适应天津海河教育园区的职能定位和快速发展，我市高职学院的教学管理工作,必须根据高职学院的特色、教学管理的对象、教育教学的客观规律，做到进一步解放思想、转变观念,在教学管理理念、手段和方法等方面进行积极探索、大胆尝试、勇于创新、付诸实践。［1］

一、教学秘书在教学管理中的重要作用

秘书既是一项工作，也是一种职业。党政机关、人民团体、企事业单位等社会法人组织中，均设有秘书工作部门、秘书工作人员。显而易见，秘书是一项通用工作，是一种通用职业。然而，由于社会法人组织的性质各不相同，秘书的重要性及其表现形式势必相应不同。即便在高职学院一个单位内部，也存在着行政秘书、教学秘书之分。教学秘书在教学管理中的重要作用，表现为下列几个方面。

1.组织协调

教学秘书的主要职责是教学管理，院系教学管理的对象涉及本院系教师和学生，其发挥着与教务处、其他院系、各个行政职能部门之间的桥梁或纽带作用。教学秘书须将学院、教务处下达的各项任务、各种信息及时传达给教师、学生，同时将教师、学生的意见、建议和需求及时反馈给各级领导，起到承上启下、联络沟通、协调平衡各部门之间、师生之间和谐关系的作用。教学秘书负责协调教务处、二级学院(系部)、各行政职能部门、其他学院、各教研室以及教师、学生的种种教学问题，包括教务、考务、行政三个方面的管理，教务管理和行政管理双重职能的综合管理。涉及日常教学管理、教学计划管理、教学质量管理、学生成绩管理、各类考试管理等。

2.参谋服务

院系主管教学领导在教学工作中起着决策的作用,大量的日常教学工作是在领导作出决策后,由教学秘书去组织、协调和落实的。由于教学秘书同时同步地直接参与教学管理,因此能够将领导各项决策在实施过程中出现的情况和问题及时反馈给主管教学的领导,为领导在以后作出科学决策时提供具有参考价值的信息和建议,起到参谋作用。

教学秘书在工作中还发挥综合服务作用,既要为领导的决策服务,也要为教师的教学服务。例如，教学秘书负责各种教学档案的收集、整理与归档,因此对教学及教学管理的文件和资料比较熟悉,所以当教师对与教学有关的法律法规、政策规定、校内规则及操作流程遇有疑惑或不甚清楚时,教学秘书要向其全面正确地解释相关内容,以利于教师对相关内容的理解,避免引发一系列影响教学秩序正常有序运行的不良后果，避免教学事故的产生。［2］

3.监督反馈

教学秘书的工作在教学管理中处于最直观、最具体、最活跃的位置,虽然其不直接承担教学任务,但是其在提高教学质量的任务中起到了不可替代的作用。教学秘书既要进行教学全部信息的管理,又要进行教学质量管理的落实；组织辅导员定期开会，反馈学生对教学工作的意见和建议；定期组织学生对教师教学工作进行质量评价和评估。

二、教学秘书目前工作的整体状况

教学秘书并非高职学院的新职业、新岗位，而是设置已久的职业和岗位，已经积累了十分成熟的经验并日渐完善。目前高职学院的教学秘书工作尚存在诸多不尽如人意之处。表现为下列几个方面：

1.人员结构配备欠合理

目前担任教学秘书岗位的教师，年龄普遍趋于年轻化，青年教师虽富有朝气、精力充沛、思维敏捷、体能良好，吸收理解新知识快，但人生阅历和工作经验明显不足，导致其中有些人办事鲁莽、缺乏稳重、凭个人直觉感情用事。且教学秘书数量紧缺，师生员工在1000人以上院系，一名教学秘书已经是高强度超负荷工作，心理负担和体能负担非常沉重，造成其深感疲惫，工作激情大大减退。

应该组建教学管理团队，由不同年龄段的人员共同组成。教学管理工作可分为对外教学管理、对内教学管理这两大类工作。对外教学管理工作，需及时捕捉目前社会教育现状，对外及时宣传院系最新动态；掌握国家有关高校教学管理方面的法律法规、政策规定，特别是其中涉及高等职业教育的相关内容；深入用人单位开展实地调研，依据各单位用人的宏观意向和具体需求，及时调整或充实课程设置；与辅导员、校友会加强联络，分别跟踪在校生实习情况反馈、毕业生就业情况反馈。对内教学管理工作，需按照学院及系部的统一部署，完成日常教学管理工作，为全学院（系部）师生热情周到服务，保证学年教学工作顺畅进行，避免发生教学事故。

2.工作内容繁杂，职责欠明确

教学秘书工作是高等学院众多岗位中最繁琐、最辛苦的工作,内容涵盖诸多事项。第一大类：专业课程建设、新专业申报、专业教学计划变更、精品课制作、示范校评估检查、基本教学信息搜集采集、日常教学档案归档。第二大类：服务学生。从开学初的新生专业认知教育、学籍归档，学期初的补考、学期中的英语等级证书考试及职业资格技能证书考试，直到学期末的排课、安排考试、征订教材、教学质量监控（听课、查课、学生评教考核等），以及毕业生补考、答辩等各项事务工作。第三大类：服务教师。下发核对教学任务书、教学仪器设备维修管理、核算教师工作量等一系列工作，协助制定教学工作计划、教学管理制度，其中涉及管理外聘教师的各项事务。

3.教学管理水平偏低

少数高职学院忽视教学秘书岗位的重要性，未做到结合教学秘书个人特定的综合素质、工作能力、脾气性格、专业特长等因素，未能有针对性地具体情况具体分析，人员配备随意性较大，从而导致教学秘书在工作上很难做到耐心、细心、安心，难于全心全意富有责任心地踏实工作。

在部分高职学院中，教学秘书岗位轮换频繁的现象普遍存在，导致日常教学工作总处于摸索状态，缺乏科学性、合理性、规范性和系统性，管理水平难以提高。学院领导应为一线教学管理工作提供先进便捷的办公条件，应增强现代化的管理技能，提高教育教学的信息化水平，鼓励教学秘书熟练使用网上教学办公软件及教务管理系统等，以此大幅度提高教学办公效率，最终实现教学管理工作领域办公自动化。［3］

三、教学秘书工作的创新思路

教学秘书工作今后面临的任务相当艰巨，正确恰当的做法应当是：与时俱进、大胆改革、积极创新，树立新理念、实施新举措、取得新成效。

1.合理组建教学管理团队

教学秘书置身于教学管理的第一线，是教学管理的实际工作者。院系领导应当高度重视教学秘书人才的引进、选拔、培养、进修。须将综合素质放在首位去考虑，引进、选拔那些思想政治水平高、文理知识兼备、心理素质优秀、身体素质良好的人才从事教学秘书岗位工作。这种人才具有“三具备”的优势：具备强烈的事业心、责任心、荣誉感、使命感，具备爱岗敬业、恪尽职守、心胸宽广、淡泊名利的奉献精神，具备热忱热情、诚恳诚实、全心全意、尽善尽美的工作态度。

同时，根据院系师生总数，按照适当比例配备相应的教学秘书或专职教学管理人员，从而组建起一支结构合理、人尽其才的教学管理团队，构筑保证教学管理能够有序运行的人力资源支持系统。

2.大力开展业务知识培训

院系领导应当高度重视对教学秘书的业务知识培训，包括：时间方面，上岗前培训、在岗中培训，在职培训、“脱产”培训；空间方面，校内培训、校外培训，国内培训、国外培训；内容方面，政策法规知识培训、教育管理知识培训，教育心理学知识培训、教育领导学知识培训；层次方面，学历教育、在职读研，进修访问、挂职锻炼。

开展“走出去、请进来”活动，建立校际合作、校企合作机制，定期或利用假期组织教学秘书进行互访学习、学术交流。上述方式方法，具有很强的刺激作用或称之为激励作用，有助于教学秘书知识更新、与时俱进，有利于教学秘书拓宽视野、丰富阅历，从而激发他们心理上的热情、激情、豪情，促使他们行动上采取具体举措，即全身心投入日常工作，大幅度提高工作质量和效率。

3.建立健全奖励淘汰机制

院系对教学秘书必须加强管理，采取既严格严厉，又亲切感人、富有人情味，充满人文关怀的管理措施。指导思想是奖优淘劣、优胜劣汰；基本原则是鼓励、激励、奖励为主，批评、调岗、淘汰为辅。

在政策层面上，应当设置与教学秘书岗位相对应、相匹配的专业技术职称和行政职务，并且建立有关职称和职务的初次任职、年度考核、常规晋升、破格晋升的规章制度。

应当建立一套完善的教学秘书考核评价体系，其中要有明确的量化指标。对那些工作认真细致、尽职尽责、业绩突出、师生认可的教学秘书，予以充分肯定、表扬、表彰及奖励，在职称职务晋升时，优先考虑。对那些因专业水平不高、业务能力不强，造成难以或无法胜任教学秘书岗位的人员，予以调换岗位、自然淘汰，避免贻误正常教学秩序。对那些违反职业道德、不作为（敷衍了事、推诿扯皮、应付差事、不负责任）、乱作为（超越权限、无事生非、以权谋私、徇私舞弊）的教学秘书，予以批评教育、训诫问责、纪律处分。