对新时期铁路建设项目档案管理的思考

邢倩

（上海铁路局档案馆 馆员，上海 200071）

提高铁路建设工程的安全质量是百年大计，铁路建设项目档案管理就是其中的重要环节。铁路建设项目档案是铁路建设全过程的真实记录，是铁路开通运营、管理、维护和改扩建的基本依据，是全面鉴定工程安全和质量的重要凭证，也是改进创新提高工程设计工艺质量的重要资料。加强铁路建设项目档案管理对科学有序推进铁路工程建设具有重要意义。

1 铁路建设项目档案管理的重要性

铁路建设项目档案是一种特有的、不可再生的宝贵信息资源,它不仅是铁路建设工程项目的重要组成部分，也是铁路企业管理体系中的重要基础。随着铁路建设大规模有序展开，要转变以往“重工程项目实体，轻工程项目档案”、“重工程项目建设管理，轻工程项目档案管理”的错误认识，切实提高对铁路建设项目档案唯一性和必要性的认识。

铁路建设项目档案在工程管理和工程实体的形成过程中，渐进地、持续地、客观地反映了工程的决策、建设、投产、审计、竣工验收、抢险维修、改建扩建、责任追究、权益维护等真实情况，是能为铁路建设工程项目的安全质量提供全面可靠信息的唯一依据和凭证，具有“原始记录性、系统成套性、完整准确性、不可再生性以及科技含量高、专业领域广、行业特征强”等特性，关系到工程安全质量的追溯和改进。这些特性要求铁路建设单位（或建指）和参建各方必须以高度负责的态度来对待铁路建设项目档案的收集、整理和归档管理工作。

首先，建设单位（或建指）和参建各方的主要负责人要增强全员档案意识，引领大家高度重视建设项目档案及管理。项目档案是建设项目进度、质量、安全等的一个重要佐证，是项目质量、安全等不可分割的重要部分。扭转将主要精力放在工程进度、工程质量、施工安全、成本控制等方面,却忽视项目档案管理的现象。保证项目档案工作纳入建设工程计划、规章制度和岗位责任制中；保证项目档案工作与工程建设立项、进度、检查和竣工验收同步，形成项目档案管理的闭环。确保项目档案的收集、整理和归档管理工作与铁路建设协调发展。

其次，铁路建设工程具有规模大、点线长、环节多、专业性强、涉及部门广、内外协作关系复杂等特点，对此建指和参建各方必须配置好档案管理必备的资源。一是建立一支既懂技术又懂档案的相对稳定的项目档案管理队伍，同时制定激励为主的考核机制，调动和保护所有参与项目档案管理工作人员的积极性，切实形成档案管理机构、网络和管理体系。二是要保证符合档案管理“八防”要求的档案场所，确保档案实体和信息的安全，确保项目档案管理工作正常开展。

再次，加强铁路建设项目档案工作，必须以制度为保证，从监与管入手，建立起横向、纵向及对内、对外的档案管理网络与相应制度，点面结合，层块落实，抓住每一个层次、每一个环节。各建指不仅要与设计、施工、监理等参建单位在档案工作上建立紧密的联系，组织、督促各参建单位做好项目档案收集、整理工作，同时也要协调好自身内部各职能部门的档案管理。各建指、各参建单位及建设单位主管档案部门应该明确各自职责，沟通及时，措施有力，工作到位，确保项目档案管理工作有序推进。

2 铁路建设项目档案的概念

目前在建设项目档案管理过程中，缺乏对建设项目档案概念的准确理解，往往只强调施工文件而忽视前期、设计、监理文件，从而严重影响了项目档案的质量。

铁路建设项目档案是从项目酝酿、立项、施工到竣工使用的整个过程中直接形成的，包含综合文件、前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等，涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等众多部门，而非仅仅指施工单位的施工技术文件。但是大部分建指和参建单位普遍习惯于将项目档案等同于施工单位的竣工文件，侧重于施工技术档案，而对依据性、基础性的立项、可研、财务、合同、招投标、地亩、监理以及设计、竣工验收方面的文件却有所忽视。虽然后者的文件比重没有前者大，但却是项目档案不可或缺的组成部分。缺少任何一项,便缺少了使用和改造的依据，项目档案也就失去了其完整性和系统性。

建指和各设计、施工、监理单位以及建设单位主管档案行政管理部门，必须真正解读和清晰铁路建设项目档案概念，共同参与，理顺关系，履行职责，沟通协调，密切配合，联手协作，齐抓共管，确保铁路建设项目档案的齐全、完整、科学、系统。与此同时，要充分发挥监理作用，对建设项目档案内容的准确性与完整性予以负责。

3 铁路建设项目档案的属性

在铁路建设项目档案的指导和检查过程中，发现档案的收集和整理工作普遍存在“重后期的多顾前期的少，重纸质的多顾其他载体的少”的情况。这一现象反映了许多管理者对项目档案属性认识的模糊，造成了管理的误区。

铁路建设项目档案反映建设项目管理工作的全过程，并为工程各阶段建设活动的决策、施工、竣工、使用等工作提供依据和凭证，贯穿了工程的前期、中期和后期各个阶段、各个方面。在形式上既要包含纸质材料，也要有工程过程中形成的声像、电子、实物类非纸质材料；在内容上既要收集科技内容的档案，也不可省却有关铁路工程的文书、会计、声像档案等内容。因此，铁路建设项目档案的收集整理是一项贯穿整个建设项目的系统工程，从立项准备、勘察设计、建设施工至竣工验收，各阶段相互衔接，一个环节连着一个环节。若档案资料收集不及时、不完整，便可能影响其他阶段工作的开展。

通常一些建指及参建各方在建设前期、中期基本对档案资料收集不太重视，直到后期方才抽人搞突击进行资料的补收工作，非常被动。由于人员多次变动，资料无处寻找，只能靠回忆重新编写，必然积重难返。不是内容缺失，就是手续不齐，项目档案的真实性、准确性和完整性无从谈起，势必影响整个建设项目档案的质量。

为确保项目档案管理的规范，必须从源头抓起，将收集工作从工程收尾移至建设前期，将后续工作转为同步工作，从工作的一个环节、一个方面扩展到建设工程的全过程、全方位，与工程建设各阶段相协调、相一致。工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作就跟踪到哪个阶段，抓住工程关键阶段，渗透至各环节，实行全程监控。形成以建设单位为管理核心，以各建指、参建单位为主体，以建设单位主管档案部门为全程指导服务，以纳入合同为依据，以监理控制为手段的管理模式。建设单位主管档案部门事前、事中、事后的全程介入，使建指及参建各方在项目档案管理上方向明确，内容明了，做法明晰，确保质量。

4 依法规范铁路建设项目档案管理

建立完善一套系统、科学、协调的建设项目档案管理办法，规范项目档案的收集、鉴定、整理、立卷、分类、编目、利用及保管等工作，使项目档案管理参与各方均有共同遵循的基本标准，使路网内每个建设项目以及每个档案相关人员有法可依，有章可循，有关可把，有节可控。确保项目档案收集齐全、整理规范、归档及时、分类合理、编目明晰、利用便捷和保管安全，这是依法规范项目档案管理的重要前提。

铁路建设的持续推进，带来客专、高铁、动车、无砟轨道等高端技术的应用，铁路各专业验标的实施，建设规章的调整，检验批的出现，静态验收、动态验收、安全评估阶段的产生，合资铁路公司的大量涌现以及其职能的重新定位等。对于这些新情况，原有的办法已经不能满足当前铁路建设的新要求，如铁道部2002版的《铁路建设项目竣工文件编制移交文件汇编》已不适用，致使项目档案的收集、整理、分类、编目等工作产生了诸多的不适应、不协调、不衔接、不到位的现象。尽管后来又出台了《铁路建设项目资料管理规程》（TB 10443—2010）、《建设项目档案验收办法》（铁档史[2011]110号）等，但没有一个针对铁路建设新形势、新技术、新问题且前后呼应、衔接，贯穿项目档案管理全过程的综合性规范。在全路各铁路局项目档案管理上出现了较大差异，大家在收集范围、内容、份数、分类、编目与组卷形式等方面都不尽相同，全路标准未能统一。在路局档案部门对各参建单位的监督、检查、指导以及最后的审核验收及分类等工作中也造成了管理盲区。

当前铁路建设的形势和特点以及项目档案管理面临的状况，亟需出台适应形势发展和自身特色的铁路项目档案管理规范。应根据国家建设档案标准与规范，融入行业元素，遵循铁路建设的规律和特点，广泛听取建设、设计、监理、施工部门以及铁路各专业专家建议，组织各铁路局具有铁路建设项目档案管理实践经验的行家里手，共同研究、协商，达成共识，形成一套与铁路建设相适应，与工程管理相衔接，与档案管理基本程序相吻合，既科学又便于操作，满足各项工作、各方面人员需要的全面、系统的项目档案管理规范，使各铁路局档案部门有明确的导向与定位，统一标准，准确开展项目档案指导工作。同时应按照国家档案的归属与流向的整体规划和要求，以有利于维护建设单位合法权益为前提，合理确定项目档案的归属与流向，确保铁路项目档案实体与信息安全。

依法规范铁路建设项目档案管理，是确保铁路建设项目档案高质量、高标准的基本要求，对推进铁路建设科学发展具有重要意义。

5 积极推进铁路建设项目档案管理信息化进程

铁路建设项目档案管理应推行信息管理技术，充分利用计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术等，探索构建铁路项目档案信息资源管理体系，根据铁路工程和信息化管理实际情况，开发针对铁路行业特点的建设项目档案管理软件系统，把分散于不同载体、不同地理位置、不同单位和部门形成的大量信息资源以数字化的形式存储,以网络化的方式互相连接,实行全路联网，设定权限，实现项目档案远程传输，提高项目档案管理效率。

当前铁路建设项目档案管理应从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化,有意识地存储电子目录与资料，将档案信息以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中,确保实现项目档案信息向数字化转化的过程。这是信息化资源建设的重要基础工作,为逐步建立健全一套完善的数字化铁路建设项目档案管理体系奠定基础。

“十二五”铁路建设的序幕已经拉开，为了确保铁路建设项目工程质量和安全、铁路顺利开通运营，在加快铁路建设步伐的过程中，亟需加强新时期铁路建设的档案管理，切实形成全路建设项目档案的制度化、规范化、标准化的一体化科学管理体系，为实现铁路建设科学有序发展提供有力保证。