物资采购策略的重要性及编制重点

中原油田分公司物资供应处 王颖

物资采购策略研究和应用，是推进科学理性采购的一项重要性基础工作，是提高物资供应工作主动性和预见性的重要措施。因此，要加强对于对采购策略的管理，重视对编制要求、编制内容等问题的研究。

1 物资采购策略的重要性

随着经济全球化的快速发展和市场竞争的日益激烈，物资供应在企业运营成本管理中的地位日益凸显。国际化大公司普遍把物资供应工作提升为企业的战略业务范畴，作为核心业务进行规划和管理。中国石化茂名分公司之所以成为全国国有企业10大典型之一，其中一条重要经验就是将与公司效益关联度大的供应、销售、港口、铁运等单位列为一类单位重点考核，加强物资采购和产品销售管理。但不少企业认为规范采购管理、保证供应、降低成本和控制风险是物资供应部门一个部门的事情，导致物资供应部门的工作难以开展，甚至成了“单打独斗”、“孤军作战”，给企业生产经营、产能建设带来不便，甚至造成经济损失。

而中国石化从今年年初重点推进的物资采购策略编制工作，是对解决这一情况的有效探索。例如，中原油田分公司将物资采购策略编制作为各部门协同共管、相互制衡、发挥技术优势，提高物资管理水平的突破口和切入点，从2010年11月份开始，该公司分管物资领导先后3次组织召开专题研讨会，就采购策略研究制订进行了深入探讨和工作部署，组织制订了《中原油田年度物资采购策略编制管理办法》和《采购策略编制标准模板》，开发了物资采购策略系统，按照全面运用业务改造成果、体现科学理性采购要求、明确物资管理绩效指标的思路，对采购计划策略、采购方式策略、供应商选择策略、价格控制策略、质量控制策略、物流策略、储备策略等7个方面的填报要素、内容、要求等进行了标准化设计、流程化规范和程序性开发。通过近一年的探索完善、优化提升，该公司编制的《2012年度物资采购策略》，共计涉及物资45个大类、4.2万项、26亿元，已成为指导企业实施物资采购的工作纲要和管理指南，进一步规范了采购过程、约束了采购行为，提高物资科学理性采购水平和供应风险防控能力。

2 物资采购策略的编制重点

2.1 编制要求

(1)采购策略是按照年度计划和工程项目，对一定时期的需求物资进行一揽子整体谋划和统筹考虑，物资种类多，影响时间长。在采购策略编制上，应综合分析企业年度生产任务、物资需求特性及外部物资市场环境的基础上，根据各类物资的重要程度、使用方向、采购周期、资源状况等各种因素进行差别化编制。其中，对油田勘探开发和生产建设所需关键、大金额、技术含量较高、安全环保有明确要求的重要物资，原则上按品种编制；对油田生产建设常用辅助物资，原则上按料性分类编制；对不直接用于生产建设的低值易耗等非生产物资，原则上按大类或中类编制。

(2)在编制采购策略时，必须开展该物资上年度采购工作分析评价，应从采购计划执行、采购方式选择、合同履行情况、供应商选择情况、市场状态评估、质量状况评估等6个方面，并针对采购中存在的难点问题及可能出现的特殊情况提前制订解决方案，以提高对供应风险的预见性和防范能力，确保采购效益最大化。

(3)采购策略体现系统性、全过程的管理方法，为保证编制质量，充分发挥其对采购工作的指导和约束作用，应按照全面运用业务改造成果、体现科学理性采购要求、明确物资管理绩效指标的思路，对采购策略填报要素、内容、要求等进行标准化设计和规范。

(4)为提高物资采购工作技术含量和决策水平，应突出重点，分工协作，促进采购策略与生产实际紧密结合，坚持物资、生产、技术、工程、机动等部门和用户单位共同参与编制，发挥各专业部门技术优势，从规范物资采购技术要求出发，通过对采购物资的规格型号、技术标准、检验标准、供应商选择范围等进行技术论证和联合评审，实现需求物资标准化，提高物资质量性能与生产实际需求的符合性、适用性和实效性，从源头上控制物资供应风险，降低采购难度、采购风险和采购成本。

(5)通过标准模板形式、辅助系统对物资供应工作流程、内容、格式等方面做出规范化、标准化、数据化规定，与物资业务管理要求、操作规范和程序标准相配套、相验证，确保采购工作高效有序进行。

2.2 编制内容

(1)采购计划策略方面：设置了计划审批策略，要求明确该类物资采购计划的审核部门，与库存资金占用责任主体界定的配套管理，以对采购后可能形成的库存积压进行责任追究；同时，设置了采购周期管理，要求按照从签约到入库时间，对物资采购周期进行研究和明确，以提高物资保供的预见性和主动性，并为生产单位及时编报需求计划提供参考依据。

(2)采购方式策略方面：按照总部直采、总部组采、授权采购中心采购、企业自采的采购管理模式，对总部订单、执行总部框架协议、企业框架协议、执行上年框架协议、工矿合同、寄售合同等签约方式进行了规范，强化了以授权集中采购和框架协议采购为主导模式的集中采购管理。在采购中，对技术要求相对统一、采购频次高，能形成一定采购批量、供求市场相对稳定的物资采取框架协议的采购方式；对工程项目用料、竞争性较强的通用物资、价格波动大的物资，采取招标的采购方式；对专业性强、技术含量高、专利产品、新产品、独家产品以及有特殊技术要求的物资，采取专家(联合)谈判的采购方式；对小额、通用、常耗的物资，采用网上询比价的采购方式；对常耗低值物资采用动态竞价的采购方式。

(3)供应商选择策略方面：按照厂家直供、业绩引导、规范竞争，兼顾规范扶持改制企业的原则，要求根据物资的重要程度和年度物资需求量测算出合理的供应商数量，以及该类物资供应商年度供应份额，做到与供应商精细量化管理相配套。同时，按照供应商业绩引导订货机制，明确了一级、二级供应商、内部企业优秀供应商在招标中的加分和报价折价率，以及商务采购结果前20%供应商的分配供应份额比例等相关要求，以促进物资供应份额向整体实力雄厚、业绩突出的供应商集中。

(4)价格控制策略方面：以总部执行价、ERP系统控制价、工程项目预算价为控制依据，要求必须对综合评价法、最低价法、当期市场价、公式测算法等价格确定方式和调价方式予以明确，通过强化物资成本构成分析和性能价格比分析，提高采购科学定价能力，防范低价劣质风险。一般情况下，对成本构成清晰、且受原材料影响较大的主要生产物资采取价格公式的调定价方式；对市场价格变动频繁的通用物资，采取成本构成分析、固化基本价格，比较附加费用的定价方式或采取约定调定价原则的调定价方式。

(5)质量控制策略方面：制订了《物资质量控制级别清单》，结合《重要物资质量监造目录》和《入库必检物资目录》，明确了各级别物资质量的控制方法、产品质量及外协件质量要求和质量检验方式；依据物资供应业务流程，重点对合同签订、加工制造、检验验收、交付使用四个阶段进行质量控制；将质量保证金或质保函作为保证质量的约束手段，在合同条款中明确质保金留存的比例、时间和支付条件。

物流策略。按照安全、及时、经济的原则，优化物流全过程，明确运输方式，制定运输方案和运输要求。运输方案中对大宗、超重、超限物资，要制定详细的物流运输方案作为合同附件，进口物资要明确商检、减免税、选择代理商等内容。一般物资明确是否需制订物流运输方案、是否需签订物流协议。另外，大件物资明确分拆运输、现场组装；有特殊要求的、贵重、超限、超重等物资需明确包装、装卸等具体要求。明确的内容作为具体合同条款或合同附件出现，在策略中选择具体要求。一般物资不需明确，只在合同条款中按照通用、常规标准填写即可，在策略中选择通用标准。

储备控制策略。储备方式一般包括寄售、正规、联合储备三种方式。要按照合同的签约方式进行选择储备方式，其中框架协议项下的寄售订单物资选择寄售储备、正规订单物资选择正规储备。合理储备要考虑生产计划任务量的大小、物资采购周期、物资重要程度、管理指标、采购难易程度及库容面积等因素，对入库物资进行储备数额的合理测算。周转次数方面，要根据计算公式为：发料金额/平均库存，进行测算，要求指标为，专用管4次、钢材6次、其他物资12次以上。对于超储备、低储备、已积压及易形成积压等可能出现的问题，要制定控制措施，少量选择可直接填写到策略中，内容较多的以文档形式附策略后。

3 对物资采购策略管理的几点认识

物资采购策略管理是一项系统性、前瞻性的工作，需对一定时期的物资需求数量、供求状况、价格趋势、变动规律有准确的分析和理性的认知，要结合企业物资供应工作实际情况，立足于对内部需求规律和外部市场趋势的准确把握，按照先推进、再实践，先总结、再规范的思路，积累经验，循序渐进。

(1)采购策略研究与应用是物资供应科学管理理念的体现。采购策略是物资供应工作科学化、精细化管理的重要载体，我们更加注重策略制订和过程控制的细节管理。要加强内部生产需求、外部市场环境、现有资源状况的分析研究，通过收集整理具有说服力、指导性的相关基础数据，为科学制订物资采购策略提供准确的决策依据。同时，关键环节控制策略的措施描述和填报内容尽量规范化、标准化、数据化，与物资业务管理要求、操作规范和程序标准相配套、相验证，必要时可采取指标数据进行细化、固化，做到业务环节相互衔接、相互制约，控制策略描述准确、严谨具体，便于理解操作和责任追溯，确保控制措施落到实处。

(2)采购策略研究与应用是供应链管理理念的体现。采购策略作为一项系统性工作规划，覆盖了从需求提出到物资投用的整个业务流程，需要油田各相关部门和单位发挥集体智慧和专业优势，齐抓共管、同步运行。特别是对采购策略重点业务操作环节标准的界定、程序的规范，应由生产、技术、装备等相关部门共同参与研究制订，以集中会审形式集体决策、发布实施，各部门按照既定的采购策略职责分工分头开展工作，通过靠制度、靠机制和程序来规范业务，一方面可以有效化解物资供应部门独自承担的压力，有效抵制指定采购、人情采购等不规范行为，另一方面可以提高采购策略的严肃性、约束力和执行力，确保采购工作高效有序进行。

(3)采购策略研究与应用是对传统采购业务改造成果的综合应用。近年来，按照总部的工作部署和管理要求，油田传统物资业务改造工作取得积极进展，物资需求研究、市场分析、采购管理、过程控制等关键环节的专业化分工职能体系逐步建立完善，但是各业务环节专业管理之间仍然存在条块分割的问题，整体性、系统性管理效果没有得到全面体现。采购策略管理的实施，突出了科学理性采购的统筹运作、计划控制和策略研究，强调了各个专业的管理控制、协调配合和整体联动，物资采购供应关键节点的控制措施、管理效果可以得到全面展现和应用，可以说，采购策略的研究应用是科学理性采购的必然要求，也是对传统业务改造成果的一种全面巩固和综合检验。

[1]马士华.新编供应链管理[M].北京:中国人民大学出版社,2008.

[2]甘华鸣.采购[M].北京:中国国际广播出版社,2002.

[3]石油石化物资供应管理委员会.石油石化物资供应管理[M].北京:中国石化出版社,2010.

[4]交通部.超限运输车辆行驶公路管理规定(交通部2002年第2号令).