浅谈商务英语函电在对外贸易中的作用

山西大学商务学院 王玫

商务英语函电是一种我们常见的商务交流手段。商务函电交流的过程就是一个发出者顺利编码和接受者顺利解码的过程，商务英语函电沟通的双方在价值取向，思维习惯以及历史文化环境的区别在部分情况下也会导致误解的产生。商务函电运作的过程是一个相互的动态的，各方面相综合的过程。所以说，不断地研究商务英语的特点及使用技巧，对商务函电的相关知识进行完善对于促进自身综合水平的提高，业务量的增大以及最终顺利的实现合作都是十分重要的。如今商务英语函电还有许多方面的问题需要进行进一步的研究，本文以商务英语的概念和特点为基础，着重对商务英语函电在对外贸易中的作用进行了探讨。

1 商务英语函电概述

1.1 商务英语函电的概念

商务英语函电是指人们以对外贸易知识为理论基础，以商务英语知识为表现手段在进行对外贸易的活动中进行书面沟通和交流的网络信件等。如今商务英语函电已经成为人们进行对外贸易或者经济交流活动常用的方式之一，随着信息化技术的不断进步和互联网的普及，商务英语函电已经不仅仅局限于纸质信件，电子信件已经成为商务英语函电的主要形式。商务英语函电主要涉及的商务内容包括询问合作意向，进行商务洽谈，签订双方合作意向书，产品或原料采购，销售合同，保险，合同纠纷等多个方面。

1.2 商务英语函电的新特点

商务英语函电在国际商务交流所使用的频率越来越高，已经成为了商务交流活动中最常用的交流工具之一，所以在新的市场形势下充分认识到商务英语函电的新特点对商务活动的顺利开展十分重要。

首先，地位显著化。世界经济一体化进程的加快和世界经济的快速发展使我国企业参与世界竞争与合作的成都也不断地加深。商务合作进行的双方往往相隔万里，这一切都促进了商务英语函电的产生和发展，市场经济高度发达的今天市场信息也是瞬息万变，信息化的发展使得商务英语函电在经济交流活动中更是不可或缺。现今商务英语函电在双方合作意向的建立，合同的签署，中间问题的协商以及合作纠纷的解决方面都发挥着重要的作用。很多人将对外贸易称为“单据贸易”，双方合作的整个过程都在很大程度上依赖于商务英语函电，特别是双方由于时间和地域的关系常常难以进行面对面的交流，因此商务英语函电就成为了最为重要的交易凭证。

其次，沟通方式信息化。伴随着信息技术的不断进步和互联网的快速普及，传统的纸质函电已经难以满足现今快捷社会的要求，纸质信函的主导地位已经失去，取而代之的是以电子邮件、传真、MSN等方式进行传输的商务函电。其实归根结底商务英语函电也是一种通过电子手段投递的信函，本身的格式和表达方式都没有较大的区别。在先进的电子商务时代，进出口贸易活动者可以通过电函快速完成报价，签协议，网上结账等活动，直接提高自身经济活动运行的效率，更快速地把握市场信息。

再次，语言简洁化。在经济节奏逐渐加快的今天，商务函电开始省去客套的语句，在书写和表达中往往开门见山，更加简洁，使书写者和阅读者都能快速地表达自身意图和了解函电内容。

最后，形式多样化。由于商务英语函电设计整个经济交流活动的方方面面，依据函电的用途可以将商务英语函电分为若干类型，这就要求商务函电的书写者提升自身素质，掌握不同函电的书写特点。此外，商务函电的发送形式包括电子邮件、MSN、传真、快递等多种形式，这也要求商务活动进行者能够熟练掌握。

2 商务英语函电在对外贸易中的功能与优越性

2.1 商务英语函电在对外贸易中的功能

与传统的寻找合作伙伴所付出高额代价的形式不同，现今的企业可以运用商务英语函电平台向不特定的潜在顾客提供自身的信息和产品信息，进而吸引顾客开展合作。同时企业也可以主动对网络资源进行筛选，从而确定合适的业务合作伙伴。此外，交易双方能够运用商务英语函电进行及时的洽谈，或者通过网上的白板会议来进行交流，为双方提供了多样的异地沟通方式。商务英语函电可以运用邮件来交换订购信息，并在网上运用银行的服务直接完成网络支付等，网络采购也可以运用商务英语函电来进行，通过系统来发送订购单并运用加密等手段保密，在安全的环境下实现网络交易的全套工作。另外，我们都知道对外贸易需要牵涉到多个政府部门，包括金融、海关、保险、环保、税收等等，在进行对外贸易的过程中企业往往需要与多个政府部门或机构进行配合，这就需要花费大量的时间和人员安排。商务英语函电的运用可以直接进行网络上相关单证的办理，在配合政府工作的同时也缩短了交易的过程和时间。

2.2 商务英语函电在对外贸易中的的优越性

商务英语函电的使用，将企业的活动放置于虚拟的网络平台，具有较大的优越性：

(1)使双方的沟通速度不断提升，冲破了地域的壁垒，也使最大量的市场信息得到了快速的分享。为世界经济资源的分配提供了新的布局可能性。

(2)为企业节省下了巨大的交易成本。用数据的传播替代了人员的直接会面，节约了通信费和人员开销。

(3)网络平台使客户可以直接与厂商进行沟通，通过电子邮件、传真的发送就可进行，更加便捷。

(4)提高了服务质量，能以一种快捷方便的方式提供企业及其产品的信息及客户所需的服务。

(5)商家能够迅速的获取市场信息并运用于市场决策中，改善自身的产品和服务。消费者与生产者之间直接的接触也大大减少了交易中间环节，促使新的社会经济模式产生。

(6)商务英语函电的运用也直接提升了企业的外在形象，商务英语的应用也显示出了企业优秀的文化储备和对外交流经验。

3 商务英语函电在对外贸易中的作用

新时期的商务英语函电在对外贸易中开始显示出自身的优势，发挥更加重要的作用。具体体现在：

3.1 直接降低贸易成本

对外贸易的处理费用相对较高，这也是部分国内企业不开展国际贸易的原因。据统计，运用电子商务函电进行对外贸易在大大缩短中间时间的前提下还可以省去85%左右的处理费用，加快了企业的资金流转，在开拓国际市场的基础上节省企业成本投入。

商务英语函电对企业成本的节省作用还表现在对中间环节的削减。进行贸易合作的双方运用商务英语函电进行直接的交流，传统的对外贸易活动中双方要进行合作往往需要的过程比较复杂，存在多层中间商，中间商的经手使货物的价格会产生5倍左右的提升。通过商务英语函电，参加交易活动的双方直接将自己的意向和定位的价格通过网络进行送达，这就减去了中间环节，使进出口贸易的双方直接受惠。

3.2 显著提高交易效率

商务英语函电中，交易双方可选用规范标准的电子格式的合同、提单、发票和信用证等，这些标准的电子单据可以在瞬间实现接收和发送，在提高工作效率，不致于错失商机的同时也可以避免传统的纸质合同凭证等常出现的书写错误，数据登记错误等问题，这也使双方审查合同或者凭证的过程更加的简便，直接提升了双方工作的效率。

在通过传统方式进行对外贸易的过程中，交易双方从进行合作意向的洽谈开始就必须派出人员参加，双方必须直接面对面地交流，在后续的签订合同，合同履行，纠纷产生时更是难以避免的进行当面的协商，这些在花费大量人力财力资源的基础上也由于旷日持久而难以根据市场信息的变化对合作的细节进行及时的调整。通过商务英语函电进行网上直接沟通，双方就如同站在一个无国籍无地域无时间限制的平台上进行洽谈，在保证效率节省人力财力的基础上能够快速结合市场需求进行协商和调整，运用最便利的手段实现最大的市场效益。

3.3 提升顾客满意度

由于地域等方面的限制，进行对外贸易活动的企业都难以逃过时差的影响。这就很难协调双方的谈判安排，在传统的情况下很少有外贸企业能够实现全天的客户服务，全天候的人员安排对企业各方面的消耗都是十分巨大的。运用商务英语函电就可以轻松解决难题，世界各地的客户都可以在任何时间从互联网上得到企业的相关信息，如果存在疑问就可以直接给企业留言或者发送邮件传真等来联系合作意向。企业只要及时对各类网络信息进行处理就能够实现企业的良好服务。这对企业把握最大量的合作机会，提高合作的可能性十分有利。

3.4 增大合作机遇

网络是一个没有地域、国界和宗教信仰限制的世界性平台，这一切都有助于对贸易壁垒的削减和对各种进出口限制因素的抵制。现今发达国家已经开始提倡在全球范围内对通过商务英语函电进行协商进行的进出口贸易合作实现免关税待遇。这就是一个很好的开始，它在提升了商务英语函电运用量的同时也促进了商务英语函电在全球范围内的推广和使用。这也大大促进了信息化世界的发展和世界经济一体化的进程。

3.5 减少企业的实体投入

通常我们开展对外贸易活动都要求企业具备相应的设施作为基础，包括办公地点、产品展示厅、仓库、实体店等，这些也是企业文化和企业实力的外在表现。这些都需要企业投入大量的资金进行建设，而且这些都被认为是进行对外贸易的必要准备。

运用商务英语开展对外贸易在很大程度上降低了企业的实体投入，企业通过网络宣传开展对外贸易，提供企业咨询服务。如果在线交易率很高的情况下实体店的投入就可以相应减少，在线的预订率较高的话，企业的仓储投入也可以有所降低。这样企业就可以把较多的利益让与客户。

4 结语

总而言之，在进行对外贸易的过程中一定要重视商务英语函电的作用。商务英语函电不仅仅改善了外贸企业的生产经营活动，也带来了企业市场的开拓，客户源的增多，顾客满意程度的提升以及自身对外贸易合作的实现。我们应当充分发挥商务英语函电的作用，这有这样，我们才能真正实现在双方互利的基础上进行贸易合作，在树立企业良好的对外贸易形象的基础上促进企业双方信息的快速沟通与交换，互惠共赢。

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