应用型本科院校建立班级档案的意义与实践——以齐齐哈尔工程学院为例

黑龙江 郭学玲 郑洪波

班级是实施教育教学的基本单位，班级档案则是从班级建立到学生毕业的过程中，班级集体和同学个人从事各项活动时形成的具有保存价值的不同形式、不同载体的历史记录。班级档案和学校的其他档案一样都是高校的宝贵财富，是国家和社会的重要信息资源。

1 建立班级档案的意义

学生毕业离校后，学校档案部门保存下来的大都是学校各部门在管理学生时诸如学籍表、课程表、学生成绩等零星材料，而学生生活、学习和参加各种活动的记录材料、获奖材料等都被学生带走，甚至丢失了。因此，有必要在高校建立班级档案及配套管理制度。

1.1 有利于班级管理的规范化与科学化

大学班级管理是高校管理的前沿阵地，班级管理的规范与否直接影响到学校教育和管理的成效。辅导员、班级干部可以通过班级档案全面地掌握班集体情况，通过对班级档案的分析，及时把握班级发展方向，引导班级朝着正确的方向发展。班级档案应成为班级工作的重心，围绕这个重心有利于形成良好的学风、班风，展示学生自我管理、自我服务的能力，进而促进班集体建设，实现班级管理的规范化与科学化。

1.2 有利于培养大学生档案意识

班级档案是班级同学亲自动手收集、整理和保管的，每名同学都会积极参与，主动工作。班级档案不仅是他们大学学习、生活的记录，也是全体同学辛勤劳动的结晶。在班级档案管理工作的过程中，班级同学能够逐渐加深对档案和档案工作的认识，从而在班级管理实践中，自觉养成重视档案、收集档案、保护档案和利用档案的意识。

1.3 有利于健全高校档案工作

近年来，教育部、省、市等相关部门的评估工作对高校档案工作产生了极大的推动作用。班级档案在高校的教学与管理工作中发挥着重要的作用，是一个班级乃至群体形象的缩影，形成内容充实完整的班级档案，是对高校档案工作的补充和完善。

1.4 有利于开展素质教育工作

一卷完整的班级档案不仅是高校教学与管理工作的经验积淀，也是一部人才培养与素质教育的生动教材。班级档案记载着同学们在校期间的各种活动及表现，是对班集体及每个学生进行综合考评的重要依据，也是学校开展素质教育工作的重要实践性资料。从一定意义上说，班级档案是窥视高校素质教育的一个窗口。在建立班级档案管理工作体系的过程中，也提高了学生的综合素质，如档案意识、集体意识、动手能力、团结协作精神等。

2 高等学校建立班级档案的实践

2008年3月，齐齐哈尔工程学院（原齐齐哈尔职业学院）就着手开始进行班级档案建设工作。

2.1 组织制度设计与搭建平台

2.1.1 组织构建与规范制度

在各班级增设班级档案员，引入“学长制”管理模式，系内同专业高年级档案员协助系兼职档案员工作，指导低年级档案员进行班级档案建设。建立从学校专职档案员→系级兼职档案员→班级档案员的三级阶梯式的组织管理架构。制定系级兼职档案员检查、学校专职档案员抽查班级档案建设的两级检查制度。制定激励制度。一是给予班级档案员加奖学金评定综合素质量化考核分5分；二是每年表彰优秀班级档案员。

2.1.2 开设档案管理选修课程和业务培训

学生毕业后，无论从事何种职业，都离不开档案，培养大学生的档案意识，为他们就业后所从事的工作顺利开展提供有力保障。2012年11月，学院开设了档案管理选修课程，主要学习档案收集、整理、装订等技能。开展校内三级培训。一是学校专职档案员培训全校班级档案员；二是各系兼职档案员培训系内班级档案员；三是班级档案员之间开展跨系、跨班经验交流。

2.2 班级档案建设内容

班级和学生的各项活动是班级档案的重要来源，班级档案记录了班级建设和学生成长的过程。班级档案主要内容有：班级概况（班级学生名单及个人信息、班主任、班干部等）、班级大事记、班级组织开展的主题活动、专业学习、职业生涯教育、社会实践、党（团）活动、影像资料、班级工作手册等。

2.3 班级档案建设要求

设立档案角，张贴《班级档案工作制度》、《班级档案归档制度》、《班级档案借阅制度》等管理制度、班级档案索引和档案人员分工框架图，并按档案内容分类立档装盒。

2.4 班级档案建设所需技能

班级档案建设的技能主要是掌握和做好班级档案的收集、整理、保管和利用工作。

2.4.1 班级档案的收集工作

档案的收集工作，是把分散在个人手中的档案集中到一起，进行统一保管的工作。它是档案工作基础业务环节，也是首要工作环节。一是建立班级档案归档工作制度；二是做好班级档案分类和归档材料的人员分工；三是班级档案员按时收集归档材料。

2.4.2 班级档案的整理工作

档案的整理工作是通过对档案的分类、立卷、排列、编目，使档案变无序为有序的过程。主要是：校核和登记档案材料、分类整理班级档案、建立档案装具、及时填写归档材料目录。

2.4.3 班级档案的保管工作

保管和日常维护是档案材料安全的保障。班级档案材料应每月收集一次，每学期末检查清点材料数量，并认真进行整理。

2.4.4 班级档案的借阅与移交

对借出的班级档案材料及时做好借阅登记，并及时收回。班级档案在毕业学年的上学期期末移交系级档案室保存，防止时间过长丢失。

2.4.5 班级档案的利用

班级档案库可以为高校在建校周年庆典、毕业生返校、优秀毕业生介绍，乃至教学评估时提供大量的历史资料。

目前，学院班级档案管理施行四年多以来，班级档案的形式和载体呈现出多样化态势，但还有待于我们进一步创新发展。