企业软件资产管理实施初探

文｜宋欣

企业软件资产管理实施初探

文｜宋欣

软件资产管理概述

1、软件资产管理的概念

软件资产管理（Software Asset Management，SAM）是一套指导软件用户在组织内部对所有的软件资产的采购、分发、安装、变动、升级、维护到报废、删除等软件资产使用的整个生命周期进行有效管理、控制和保护的基础架构和流程。其目标是管理、控制和保护一个组织的软件资产，掌握企业软件系统投资、购置状况，包括管理使用其他软件资产所带来的风险，藉以提升软件资产的利用率与整体效益，并确保软件使用的合法性。

软件资产管理是一种科学的管理方法，是一系列协助充分利用软件的政策和程序的总和。软件资产管理是一个有机体系，倡导以完善的管理模式和适当的技术支持体系将软件作为软件用户的资产加以统筹管理。

2、软件资产管理的意义

软件资产管理在企业获取降低成本、防范风险、标准化管理等三大方面能够起到非常显着的推动作用。具体体现为：

（1）软件资产管理可以有效识别和整合软件需求，使软件投资布局更科学、合理，防范风险。企业通过实施SAM，提高了信息系统的安全性，可大大降低商业风险；能避免由于企业扩张中的兼并/购买所带来的资产不明的财务风险；能避免由于缺乏良好管理带来的潜在的财务，运营方面的风险。

（2）可以减少因滥用软件许可所引起的侵权风险，提高信誉度。软件资产管理倡导在合法、合理的前提下，有效使用软件，最大限度地发挥软件效益，使软件用户获得长远、规范的发展。

（3）还可以有助于实现软件标准化，提高软件资产利用率和工作效率。不仅制度上有依据，系统上有落实，实现标准化管理流程。

同时，软件资产管理对于推动软件产业的发展壮大，以及促进软件企业的创新具有重要意义。

3、软件资产管理对企业的作用

软件资产作为企业资产的一部分，其管理模式和理念同企业资产管理的全局一脉相承。企业对于资产的管理分为三个层面，分别为财务管理、实务管理及对其可用状态的维护管理。这三个方面由不同部门各自管理，而软件资产管理的思路不同之处就在于，其特点是能将上述三个层面打通，实现对软件整个生命周期的统一管理。作为管理对象，软件既包括购买后存储于某种载体中的安装程序，又包括已装在各硬件设备中的系统及应用程序。软件资产存在的多样性及易复制性，也就使其管理也相应复杂一些，不能简单套用 “一物一卡”式的传统资产管理模式。

（1）可以帮助企业防范风险。即能减少随意使用违规软件的情况，及时对软件升级、打补丁，可提高信息系统的安全性，大大降低运营风险；能避免企业规模调整时（兼并、购买）带来的资产不清、账目混乱等问题；通过清查、盘存软件使用情况，还能最大程度避免因非授权使用而带来的法律风险。

（2）可以帮助企业控制成本 。软件资产管理可有效防止超量采购软件，降低软件系统的采购成本，并且节约信息系统的管理和支持服务的成本，从而降低软件的整体拥有成本（Total Cost of Ownership，TCO）。

（3）可以帮助企业提高竞争力。对于企业来说，软件资产管理既能防范危险，又能控制成本，无形中提升了企业的运营效率，员工生产力更加得以巩固，同时在行业内也增加了信誉度，企业最终获得的利益就是综合竞争力的提高。

如今信息化铺天盖地，工作离不开信息化，生活离不开信息化，给工作带来便利的不仅仅是网络，还有各式各样的应用系统。那么这诸多的系统与软件，您进行管理了吗？这诸多的系统和软件又将如何管理呢？今天，笔者就从软件资产管理概念展开，看看如何进行企业的软件资产管理及实施过程中的重点关注。

企业软件资产管理现状及需求分析

1、软件资产管理背景

软件是一种重要的资产，它需要像其他IT硬件设备一样都作为企业的资产来加以综合的管理。但软件产品不同于其他物理资产，它是一个无形的产品，因此比较难管理，而且也是现有管理者不熟悉的。因此对于目前国内绝大多数企业高层管理者来说，既没有引起充分重视，同时也不知道该如何去管理这些软件资产，如何让企业已拥有的软件充分发挥作用，采购合适数量的软件，杜绝浪费，如何提高软件的投资回报率是摆在企业面前亟待解决的问题。

2、国内外软件资产管理现状

目前软件资产管理在国际上，已经发展到一定的阶段。2006年由ISO(国际标准化组织)和IEC(国际电工委员会)联合对外发布了一项国际标准规范“ISO/IEC19770-1”，这个标准是第一个关于软件资产管理(SAM)的国际标准。现在有了这个国际标准以后，为企业树立了一个标杆，企业按照这个国际规范进行实施就可以使企业自身的软件资产得到有效的管理。

国内众多企业所拥有的软件无论从规模还是数量来看，均在不断增加，并且它们对企业的发展所起的作用也越来越显着。可以说，今天的软件已经无可争议的成为了国内众多企业尤其是大企业的主要资产和投资的一部分。软件资产管理在发达国家已进入成熟规范阶段，但在国内尚属新生事物。随着我国软件产业和信息化建设的发展，全面引进软件资产管理的理念，逐步开展软件资产管理工作的条件已经成熟。工信部正牵头准备建立中国软件资产管理的标准体系，希望在2012年能够出台一套符合中国资产管理要求的标准和流程。

3、企业需求分析

作为企业员工，作为企业软件主管，我将以我们企业为例，进行企业的软件资产的需求分析，以供广大企业参考。企业为什么要进行软件资产管理？我个人从企业角度看，有如下三点：

（1）软件投入越来越大，对其重视程度日益提升。随着信息化的发展，信息化大道打通后，只有不同的应用系统，不同的系统软件这条大道上奔驰，才能体现其意义。这些系统的逐渐投产与使用，必然带来软件成本的投入日益增长，已经逐渐超出硬件设备，企业领导开始重视软件资产的投入。

（2）软件版权概念逐渐深入，享受版权带来的效益。随着企业的知名度，法律意识的逐渐增强，作为规范的企业，首先要知法守法，软件正版化是必然趋势。公司各项应用系统的开发，让企业拥有了众多软件著作权，这些版权还可能会给企业带来效益。

（3）软件资产是企业资产管理的一部分，要有效管理。通常企业管理软件，一部分作为日常的低值易耗品进行管理，金额较大的按照五行资产管理，但是作为资产，跟固定资产一样，软件资产也要进行全生命周期的管理。由于软件资产可能有其特殊性，因此需要专门管理。

企业软件资产管理过程

1、实施步骤

如何在企业中建立软件资产管理呢？目前国内企业进行软件资产管理的少之又少，我公司也是在筹划阶段，结合企业实际情况，梳理目前国内外软件资产管理内容，个人认为实施软件资产管理可以参考以下五个步骤：

（1）认识软件资产管理的重要性，组建团队。企业软件资产已经到了非管不可，不管不行的地步。因此，明确企业软件资产管理项目建设及组建专门团队，对软件资产的采购、分发、安装、变动、升级、维护到报废、删除等各个过程进行认真梳理。这个环节我相信各个企业都已经有所认识，团队建设已经成立。

（2）进行软件的清查盘点，通过企业软件资产的清理工作，可以帮助我们充分地了解企业内软件资产的现有情况，包括软件资产的类别、版本号、序列号；存量、分布、质量、使用情况、有无取得使用许可情况、符合固定资产管理要求的软件资产情况等，掌握情况是实施软件资产管理的前提。这个步骤是企业应该进行梳理的工作，无论资产管理用不用系统进行管理，至少要做好台账，将管什么，管到什么程度梳理清楚。

（3）建立软件资产管理制度，明确责权利及奖惩制度。制定制度内容主要包括：软件使用和版权规定、软件采购流程、软件部署方案、软件分发及安装政策、软件的采购计划、资金预算、人员交接等。以指导本单位软件资产的管理工作。这个步骤有的企业已经进行规范，有的还没有做到规范管理，制度先行是必须的。

（4）加大培训力度，做好软件资产管理宣传。要将公司的软件作为资产纳入日常管理，应做好员工的宣传教育和技能培训工作，通过宣传教育使大家认识到为什么要使用正版软件；通过技能培训，使大家尽快地掌握如何操作软件并熟练地应用软件，从而充分地发挥现有软件资源的作用和效率，更好地达到软件为工作服务的目的。

（5）执行督促。技术人员负责对单位内软件的使用状况进行跟踪，定期地公布本单位经确认许可使用的软件资产目录，并按规定提交单位软件资产的最新数据报告。资产管理部门根据此报告督促大家执行软件资产管理政策、控制软件介质、评估软件使用效果、协调各部门的工作等。保证长期、有效地执行软件资产管理。使软件资产管理持续化、系统化。

2、常见误区

（1）误区一：以建代管。不要认为各项软件系统与应用系统的建设是管理，维护就不是管理，忽略使用与维护。存在“以建代管“的思想。认为系统或者软件开发好了，正式上线，就大功告成，其实，只是刚刚开始，系统的升级，系统许可的续签等等，以及后续需求的开发，都是需要进行管理的，包括后期的更新改造及系统其他后续的投资计划。

（2）误区二：版权意识淡薄。在国内，大量的盗版软件云集，国人的法律意识不强。使用盗版软件十分心安理得。强化法律意识，不要让企业蒙受不白之冤。目前大的软件公司，例如微软等公司，已经开始维权，对于大量使用盗版软件的行为，作为国有企业应该坚决抵制，响应国家的有关文件政策法规。

（3）误区三：零星采购折扣低。由于软件未进行资产管理，根据项目购置软件是企业目前的采购方式，但是往往数量不大，相对能够拿到的折扣就不高，因此企业往往就当了“冤大头”，多花了冤枉钱。若能够根据整体软件规划进行采购，相信能够减少一定的采购成本。

（4）误区四：版权计算方法鱼龙混杂。例如：数据库的软件许可证所需量有多种计算方法，既可以根据服务器配置计算，也可以根据用户数计算。应用软件用户许可既可以按照用户数计算，也可以按照并发用户数计算。

（5）误区五：系统管理，万事大吉。虽然上了系统，但是用户应用，制度完善，考核监督都是保障系统能够顺利运转的基础，不要认为使用了一套成熟的软件就能够完成企业的管理。

3、软件现状

软件资产管理工作是一项全新的工作，随着信息化步伐的加快，其重要性日益明显，美国微软公司已经意识到软件资产管理的巨大市场，研发出一套专门用于软件资产管理的管理工具SAMLite，该应用软件具有自动收集计算机和软件资料、跟踪所有安装了的软件信息、自动识别已安装软件的版本、自动产生软件使用监测报告等功能，做到对软件资产的实时管理。我国的软件资产管理工作尚处在起步阶段，我们希望通过软件资产管理工作，从观念上、认识上逐步改变人们对软件原有的看法，从而推动我国软件产业的发展。

4、如何更加有效的实施软件资产管理

（1）灌输、倡导“将软件作为资产进行管理”的理念

要抓住“资产”这一核心，就是要将软件作为“资产”进行管理。这看似一个简单问题，却是软件资产管理的核心所在。一个桌子或者板凳，大家都知道是资产，管理部门还专门做了编号，分配、使用、报废都有相应的规定。一套软件，便宜的几百上千，贵的要几万，却又无影无形，这边复制、那边删除，单位购买、个人使用，电脑报废、软件陪葬，到期后盗用、未到期废弃，已有的还购买、购买的却闲置，这些情况都是因为我们对软件资产价值的漠视，根本原因就是未将软件作为资产进行有效管理。

如何把软件作为“资产”进行管理？首先软件是购买来的授权。软件的核心是授权，随赠的安装光盘只是软件程序的实物载体，网络环境下安装光盘和授权数有时已做不到一一对应。软件必须按照软件著作人授权的方式、期限等使用，超出授权范围使用和无授权使用都属于侵权。其次，软件是需要入账的资产。在政府机关方面，财政部对达到固定资产价值和使用年限标准的软件，要求按照《固定资产分类与代码》等有关规定，纳入部门资产进行核算管理。国管局在此基础上明确提出，将软件资产作为固定资产中电子计算机及其外围设备类项目登记入账，初步解决了中央行政事业单位软件资产管理的入账问题。企业这方面还没有明确的规定，根据现行《企业会计准则（2006年）》等相关规定，实践中通常是根据软件购买价格、使用期限等情况作为固定资产或无形资产进行核算，这方面还没有统一的规定。

（2）持续稳步提升并强化软件资产管理理念

要实现对现有正版软件的动态管理，在确保软件资产不流失、不浪费的同时，随时根据人员、硬件、授权期限等变化情况匹配软件授权，确保软件授权不缺位，确保实现“巩固成果、长效管理”的预期目标。

具体可以参照三级管理实现递进式发展。第一级，通过软件审计（清理与盘点）；第二级，利用软件资产管理有效控制成本；第三级，构建软件资产管理，应对业务挑战。

在第一级软件资产管理中，企业通过实施资产管理，证明许可证满足监管达标要求，从而使企业通过软件审计；在第二级中，分析企业内的软件使用情况，以确保企业不会为软件支出过高的费用。同时，回收了未充分利用的软件，增强了对软件真正成本的意识，并且创建了一个基本的请求处理系统，用于将软件部署到对业务最有益的地方。在第三级，资产管理通过自动化工具和可管理的软件权限支持列表，深化了资产管理结构的能力。软件资产管理的这一最终等级增强了对软件的控制，同时它简化了程序，释放了资源，并且建立了一种责任制的企业文化。

朔黄铁路发展有限责任公司信息中心）