渡运单位船舶技术档案的收集

2012-08-15李梅

江苏船舶 2012年3期

李梅

(江苏省镇扬汽车轮渡管理处，江苏镇江 212004)

0 引言

汽车渡船是一种从事公路汽车越江运输的短程特殊船型。由于越江运输车辆的结构日趋大型化、重型化，对渡船的承载能力、操纵性能、安全性能等要求越来越高，因而渡运单位须逐步更新渡船与之相适应，船型也逐渐向大型化发展。其档案资料的收集完整齐全准确对日后船舶的使用、维护、海损处理、航行安全、更新改造等都具有非常重要的作用。

1 渡运单位档案收集工作的特点

在船舶技术档案的收集过程中，设计部门、建造厂家和运营单位有着明显的区别。设计部门和建造厂家均为船舶领域的专业技术单位，对船舶的熟知程度相当深入，其技术档案的收集工作相对规范;而运营单位多为非船舶专业的管理型部门，对船舶的专业技术了解不深不全，且渡船档案资料的收集范围既包含了设计部门和建造厂家在船舶设计、建造过程中产生的档案资料，又包含了运营单位在船舶使用、海损处理、安全、维护、技术改造等运营过程中形成的一系列档案资料，其复杂性更甚于专业技术部门。

2 渡运单位档案收集工作的重点

在实践中认为，要完整准确地收集船舶技术档案，关键是要把握好以下2个重点。

2.1 完整准确地收集新船建造档案

任何一个水上运输单位在其运营过程中都要根据实际运营状况适时建造新船，公路渡口运营单位更是如此。随着国民经济和交通物流业的快速发展，以及汽车保有量的不断增加，经渡口渡运的车流量逐年增加，渡运车辆的结构也不断发生变化，渡运单位必然要不断增加运力，更新船型与之相适应，这就给船舶档案的收集提供了非常有利的时机。

首先要学习熟悉造船知识和过程。档案人员除了要具备高度的工作责任心和较强的本职业务工作能力外，还要认真学习船舶专业知识，掌握一定的船舶基本理论，基本熟悉新建船舶的总体结构和船舶建造的基本程序，并且按照船舶建造程序制定一个较为详细的船舶档案收集计划，以利于自己在收集新建船舶档案时有条不紊，忙而不乱。

其次要建立一个包括本单位技术部门、驻厂代表、厂方技术人员等在内的档案收集管理工作责任网络，通过相关人员准确掌握新船建造的进度。专业档案人员要定期到厂家检查、督促参与新船建造的兼职档案员及时收集图纸资料，避免发生资料遗漏、损坏等情况，防止资料变成个人财产成为“死档”，以减少后期整理归档时重新寻找的麻烦。

第三要按程序收集档案。一是要注重新船建造文件资料的收集。新船开工建造前，首先要有本单位新船建造立项计划书、设计任务书、图纸审查申请书、图纸审核意见书、审图联系通知单、新船建造前审查结果通知单、招标文件、投标文件、议标会议纪要、中标通知函、建造合同等，这些文件资料必须在开工前将原件收集到档案室，设立专门卷宗予以保存。二是要认真做好建造过程中文件资料的收集。新船建造过程中，要按进度适时收集相关档案资料。这一阶段的主要资料包括施工图设计及审查、监理资料、技术变更通知书、外购设备说明书及图纸等，这些资料要制定专人设立专柜分类保存。三是要重视竣工验收资料的收集，包括竣工图、试航记录、系泊实验、各种航行证书、新船交接资料等。四是要跟踪试运行期间形成的运行记录、缺陷记录、维修记录等资料的收集。

2.2 加强渡船运行资料的收集

渡船运营过程中，一般会形成航行日记、机损维修记录、安全事故记录等常规性文件资料，这就要求档案人员要熟悉渡船运营的全过程，定期与生产部门、机务部门、安全管理部门联系，督促兼职档案人员及时将相关文件资料按船号收集归档。对于技术改造、技术更新、技术发明等文件资料，要及时掌握相关信息和动态，项目完成后需将相关文件资料收集归档。对于船舶报废、转让等形式的文件材料要按照规范程序及时做好相关档案资料的衔接工作。

通过对新船建造过程和渡船运营等过程的全程参与，一艘渡船的档案资料即可确保完整准确，从而为日后的利用、技术改造等提供完备的基础资料。