浅谈水利工程档案的整理

2012-08-15程伟丽刘秀贤

科技视界 2012年13期

程伟丽刘秀贤魏萍

（东平县水利局山东东平 271500）

1 水利工程档案的重要性

水利档案是一代又一代水利人在改造山河、治水兴利的社会实践中逐步积累起来的成果和经验，它是水利工作的历史见证，是水利建设的参考依据，是水利科研的可靠资料，也是向水利干部群众进行宣传教育的生动素材，更是水利发展历史和水利工程施工人员活动的真实记录和宝贵财富。

水利档案是水利工程管理、运行、维修养护等技术工作决策、设计的重要依据，对水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。它对工程建成投产后的管理、运行、养护等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用，对其他工程也起着借鉴与参考的作用。

收集、整理、利用和管理好水利技术档案，可以更好地为水利事业发展服务，是水利建设和管理者的责任。

2 水利工程档案的基本要求

水利技术档案产生于基本建设全过程，包括从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等全过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。水利工程技术档案管理工作，关键要注意其完整性、准确性、系统性。对一些中小型水利工程，可在工程结束后，一次收集整理归档，而对于大型水利工程，由于规模大，投资大，周期长，就应该按可研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步归档整理。

从水利工程建设的批复文件及勘探、设计资料的形成、积累、分类归档、打印、发放、回收等到技术档案的整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。所谓统计标准化就是对档案和档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对水利工程各阶段技术档案工作实现统计监督。具体就是统计技术档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其它等相关的各项内容。只有使用统一的计量单位，统一格式的报表，才能有完整可靠的技术档案数据。

档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的，由于技术档案专业性较强，其档案不能象书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案，因而检索工具也要做到标准化，这也是档案档案管理考核的重要内容。

4 水利工程档案的分类

3 水利工程档案的标准化

首先，应确定积累、立卷、归档等各环节的技术标准。其次建立标准的技术档案工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等等，使其达到程序化。

水利工程档案的分类，就是根据水利工程档案的性质、特点和相互之间的联系，把水利工程档案划分成一定的类别，从而使全部档案形成一个纵横关系的不同等级的系统。对水利工程档案进行分类的要求是：（1）要符合水利工程档案形成的规律与特点。（2）只能采用一种分类方法。分类标准不一，会造成分类中的类别交叉现象，不利于管理与利用。水利工程的分类，通常运用的有：按工程项目分类；按专业性质分类；按流域分类；按年度分类；按专题分类。但实践证明：一般水利工程档案最基本的分类方法是工程分类法，即按工程项目进行分类。这种分类方法，其大类的排列，可以按流域的大小顺序排列，也可以按方位顺序排列。其支流属类的排列，可以按各支流在流域中位置，从上游向下游顺序排列。各工程项目按时间的先后顺序列，某些工程不是建在支流上而是在干流上的，是干流的直属项目则以干流号和工程项目号直接表示。

此外，还有专业——工程项目分类法；设计阶段——工程项目分类法。其着眼在按专业按设计阶段分类，就不再具体分析了。

为了便于水利工程档案的保管、统计、鉴定和利用，必须要对其编号，采用阿拉伯数字编码结合各工程项目较为科学，对各类水利工程档案，均可采取三、四、五层次的编号方法。这种分类、编号的优点是：层次较多，眉目清楚，编号的方法简便，以数字组成，各类间联系紧密，查找方便，利于保密，同时，由于每项工程档案按照自己的顺序排列、编号，就解决了各自形成新的档案续问题。