浅议医院档案管理观念的转变

邓海燕

（南宁市第二人民医院 广西 南宁 530031）

浅议医院档案管理观念的转变

邓海燕

（南宁市第二人民医院 广西 南宁 530031）

在医院改革与经济发展的新形势下,医院档案管理要与时俱进,转变观念，充分发挥档案的信息作用。医院档案管理必须对传统的管理模式进行改革，在档案管理方法和手段上由传统的手工管理方式转为先进的现代化管理方式。实现医院档案管理的科学化、规范化、现代化，保证档案管理工作的健康、持续发展。

医院；档案管理；观念转变

随着科技进步日新月异、电子计算机、网络技术和通信技术的飞速发展办公自动化的进一步深化，知识创新的新形势赋予了档案管理新的内涵。医院档案管理必须由封闭走向开放，档案人员要树立开拓创新的观念，实现医院档案管理的现代化，促进档案信息资源的充分开发和利用，更好地为医院医疗、科研、教学、管理等工作服务。

1 树立科学管理的观念

医院档案的科学现代化管理，是应用计算机技术、多媒体技术、网络技术、数字音像技术、人工智能技术等管理方法和手段，将原来档案简单的集中保管，转为规范化、科学化、制度化、现代化的高标准的系统的管理。因此，医院档案事业要发展就必须对传统的档案管理模式进行改革，档案工作者应建立起开拓进取和科学管理的观念，掌握现代化技能，根据时代和实践对档案工作的需求，创新服务机制，转变服务方式，在档案管理方法和手段上由传统的手工管理方式转变为先进的现代化管理方式。可将档案工作的“三纳入”、“四同步”管理，列入规章制度，付诸实施。制定电子文档、零散文件收集归档制度；明确档案工作职责范围及专兼职档案人员岗位责任制[1]。使医院档案的收集、整理、保密、保管、归档、利用、鉴定、销毁、统计、库房管理、档案的补修改等管理工作实现档案信息数字化、档案管理自动化、档案服务网络化，为医院的临床教学、医学科研提供与时俱进的优质高效服务。

2 树立学习无止境观念

不断地学习获取知识，是档案人员增长才干，提高素质的根本途径。面对新形势、新任务，医院档案人员要具备多元复合的知识素质，积极参加各种知识讲座、系统培训，或以自学为主要形式的素质教育。刻苦学习现代化医院档案管理的具体内容，新业务、新知识、新技术，全面掌握科学管理档案的综合技能。档案管理工作专业性很强，医院档案人员要主动地通过工作交流、网络培训、行业论坛等途径，掌握现代化办公、计算机操作、行业、网络应用等方面知识。了解学术研究前沿动态，了解中外档案事业发展状况。逐渐形成全方位、多维、立体化档案管理，为医院领导科学决策和各项工作的开展及时提供准确数据和信息。通过学习业务和相关知识，不断提高业务能力和工作水平，成为档案工作的行家里手，成为推进档案事业发展的高素质、一专多能的复合型人才[2]。

3 树立资源共享观念

医院档案管理的发展趋势，是如何挖掘“藏在深闺人未知”的档案信息资源，由过去的封闭型、半封闭型向开放型转变，要把“守”资源的观念转到“用”资源的层次上;在管理方式上，逐步由传统的手工操作方法向电子计算机方向发展。目前某些医院档案部门仍用传统的档案管理模式，档案仍主要为本单位、本部门服务，信息资源欠共享。故此档案工作者，可在不涉及单位机密、不影响个人隐私前提下，采用多种的服务方式，尽可能向本单位或社会开放更多档案资料，建立档案信息网络，实现档案信息资源共享。知识的创新，使人们对各类档案信息的需求倾向于高层次的综合利用。这样，医院的档案管理工作就要针对不同信息需求，提供不同信息服务。一是要破除原来各自为政的传统观念，树立用户意识、分工协作、资源共享的观念。二是要促进档案系统内外部之间的相互信息交流与合作，实现信息资源服务整体化、网络化，文档一体化、各业务部门资源共享。只有实现资源共建、共享，才能使档案室真正成为服务于医院医疗、教学、科研、管理等工作的信息中心，从而实现医院档案管理的信息化。

4 增强信息观念

将医院档案管理重心从实体管理转移到信息管理上来，以知识服务为宗旨，并以信息开发为主，实体管理为辅，集中力量做好档案信息的收集、开发和利用，使档案管理由单一的实体管理向信息管理和实体管理相结合。实行信息一体化管理是社会发展的需要，也是医院档案动态管理的需要。根据医院特点，建立一套档案的检索系统，将内容进行分类，排列顺序，依据各种归类的标准装订成卷并存入计算机。

首先，从资料的收集、鉴定、整理到归档、输入计算机，档案人员都要做到目的明确、条理清晰、保证档案的完整，避免档案记载内容的漏失，正确无误地记录和存储。其次，当今信息时代的特征是讲求时效，也是信息价值的所在。计算机的储存量大，可以减少档案的占用空间，保存信息方便简单。计算机可以编排文件分类、主题等目录，检索系统方便快捷。医院要实现档案管理的自动化、现代化，为利用者提供快、准、全的档案信息检索服务，必须应用计算机管理档案。只有把档案信息及时、准确地输入计算机，才能方便利用者及时查找、利用和阅读。计算机的模拟人工智能替代了原有手工查阅档案，具有查全率、查准率高的功能，大大节省利用者的时间，达到了事半功倍的办事效率。

5 创新档案管理服务方式

服务永远是档案工作的主旋律。随着社会的发展，档案的历史、经济等主题性利用需求日益增长。档案人员要着眼于现实，不断创新档案服务理念。

第一，做好档案资源的存储、加工、传递工作。注重医院开展的新工作、新项目，不断增加种类特色档案的收集、整理。以此增加新档案，扩大室藏量。

第二，做好档案信息加工服务工作。为了提高档案的使用价值，为医院管理、医院业务及患者提供主动服务，必须对档案进行深层次开发。档案部门可以根据利用者的不同需求，利用库存的档案资源，快速地、有目的地将各类档案资源予以归纳整理、组合，利用网络环境，为利用者提供便捷服务。同时，可将其中低档次的、被动的信息作知识备查服务，将高层次的、超前的、积极主动的知识作配送服务，使档案室的档案信息潜能得到充分开发。如：利用档案信息资料编制《职称文件汇编》、《医院科研成果汇编》、《医院名老专家简介》等。将这些零散的文件资料，按时间按专题整理后装订成册，最大限度地满足人们对档案信息的需要，用档案为医院创造良好的社会效益和经济效益。

托尔斯泰曾经说过一句哲理性的话，“一个人若是没有热情，他将一事无成，而热情的基础正是责任心。”无论是信息时代还是知识时代，档案工作都是各项事业建设的一个重要基础。档案管理工作、档案信息的提供利用工作都将会发生变化，面临挑战。档案人员只有抓住机遇，开拓进取，转变观念，提高开发利用档案信息资源质量，完善检索工具，最大限度地揭示档案信息内容，才能最大限度地发挥档案的作用。

［1］黄恩梅.创新医院档案管理提高档案工作水平[J].城建档案,2009(2):46-47.

［2］谢丹.关于提高医院档案人员素质的四点认识 [J].光明中医,2009,24(8):1609.

邓海燕，女，大专学历，档案馆员。

王洪泽］