怎样搞好档案业务指导工作

刘俭云

（鸡西市档案局 黑龙江 鸡西 158100）

档案业务指导工作,是档案工作不可缺少的重要部分。这是一项比较细致而有比较复杂的工作，业务指导工作的好坏，它关系到档案工作的质量，速度及发展前途，它是档案业务中一项非常关键的工作，也是新时期不可忽视的工作，在这项工作中，由于工作方法和对这项这项工作的认识不同，取得的工作效果也有所不同，如何搞好档案的业务指导工作，近从多年的工作实践中浅谈。

一、搞好调查研究，了解基本情况，有针对性地进行业务指导

在进行业务指导工作中，很重要的一环就是要了解各单位的职能范围，文书、专业档案的基本情况，以及我们要通过业务指导工作所要达到的目的等、解决的问题，我们做业务指导工作的同志应心中有数，要想做到这些，首先就要进行深入细致地调查研究工作，确实地掌握我们所要进行的具体业务指导的单位，文书对档案工作的熟练程度，哪些具体业务需要我们具体地帮助解决。这些问题通过什么方法能解决，什么时间才能完成等，这些问题我们都要周密细致的安排，才能达到我们进行业务指导的预期目的。新文书刚接触档案工作，业务知识较浅，平时文件管理混乱，根本不符合档案管理要求，文档人员又不知从何下手，这样就需业务指导人员，边讲档案业务知识、边进行示范，对存在的问题及时解决，即边讲、边做、理论先行、实践紧跟、对档案员提出的疑难问题，及时给予解答，需领导解决的及时汇报，随时检查，这样做就能达到预期的指导效果。

二、业务指导工作要具体地指导，不只靠发几个文件，开几次会来解决问题

具体地指导，其实就是一个工作方法问题，有的领导喜欢发发文件，开几次会或者抓个典型开现场会，提提要求进行原则性的业务指导，把亲自下去指导。具体帮助操作看成是笨的工作，我并不否认文件和会议的作用，但是把它看成是唯一正确的工作，方法就未必正确，上面讲过要有“针对性”即不能千篇一律依靠开会、发文件，也不要光靠具体的面对面的业务指导，对那些兼职工作多、工作业务不熟，责任心又较差单位的档案员，非采取这种面对面的业务指导办法不可，否则将收不到预期效果。

在实践工作中使我体会到，有些同志很善于应付场面，当你检查他的工作时，他可能用非常恰当的理由来解释未能完成工作的原因，又能用使你最信服的语句来下保证，但是你走以后，档案照样扔在一边、年复一年，日积月累其结果造成多年文件成堆，对这类单位，唯一的办法就是多做具体工作指导，与执法检查结合、限定时间，只有这样，才能使这个单位文书多掌握一些业务基础理论知识、解决一些具体问题，把长期积压的工作理出头绪，按标准管理档案案卷，促使这些单位的文档工作于其他先进单位同步。

三、指导人员要熟悉档案业务，掌握各种专业档案整理方法

社会上各种事物是繁杂的，一个人的精力是有限的，要想达到行行都精通，那是不可想象的，要想真正达到业务指导的目的把各种专业档案搞好，就必须掌握有关的业务知识，如会计档案、基建、声像档案等，这些档案业务知识都应熟悉掌握，否则无法进行工作，不能开展正确的指导。

我们的业务指导范围，三县六区及机关、企事业单位，即包括文书档案又包括科技档案还有污染源、低保、地名等专业档案，由于业务门类繁多，要想在短期内全面胜任这些业务，应从以下几方面入手：第一，要从学习入手，学而知之，不学而不知。首先要学习档案业务，掌握专业档案的整理方法，在每项专业档案开始搜集整理之前，上级业务主管部门，都要把某专业档案形成文件发到档案部门，这些文件的具体内容，就是我们搞好某项专业档案的一把钥匙，我们应认真加以研究和学习，吃透文件精神，在业务指导中才能运用自如，就会熟练的用这把钥匙开这把锁，收到预期的效果。第二，充分调动各具体业务部门和各单位文档人员的积极性，以这个职能部门的具体工作人员为主，我们让她们边干边学的原则指导、监督，检查，在形式上形成一个我们配合他，而不是他配合我们，这样案卷质量能得到保障，同时又解决了我们对职能部门的业务不熟的问题。

四、创新服务基层档案工作的方式方法，设立档案工作QQ交流群

开通档案工作QQ群，与基层单位档案人员进行实时交流，针对工作中遇到的具体问题，随时开展业务指导，设立QQ群下设3个分别是，机关部门档案交流群、企业档案交流群和行政村档案工作QQ交流群。通过搭建档案QQ交流平台，丰富档案业务交流的形式，创新了档案工作服务举措。传统的档案服务方式上门指导，但档案部门的人力、物力有限，平时与基层基层档案员接触较少，推出档案工作QQ交流群后，在时间与空间上拉近档案局业务人员与档案员之间的距离，交流与咨询更加直接、主动，大大增加了档案业务的咨询量，各机关单位都参与到档案工作QQ群当中，档案工作得以延伸到更广泛的社会领域，帮助基层及时解决一些在档案业务工作中遇到的实际问题。

总之，业务指导工作是一项非常细致的工作，不但需要业务指导人员熟悉档案方针、政策及业务知识，还要有高度的责任心，及时总结各单位存在的问题，针对各单位的实际情况，采取不同的指导方法督促、检查，才能保质完成指导任务，工作效果才能显著，为档案进馆奠定坚实基础。