对如何做好新时期报社档案管理工作的几点思考

黄凤茹

（绥化日报社 黑龙江 绥化 152000）

科学技术的飞速发展，社会生产力的迅猛提高，信息化的容量越来越大，资料作为一种信息资源也显得愈来愈为重要。档案管理工作，不仅仅是资料的简单保管，而且是提高工作效率和工作质量的不可或缺的组成部分。1988年创办的《绥化日报》，是中共绥化市委的机关报。近些年来，该报坚持“品牌立报、开放办报、经营强报”的办报理念，突出政治性、服务性、群众性，力争办成一份让党委放心让群众满意的市级党报。报纸在出版过程中，产生了大量信息和工作档案、资料，如何利用好这些信息档案、资料，是报社档案工作的一个新的重要课题。

那么，如何做好新时期报社的档案管理工作呢？

一、充分认识档案管理工作的重要性

档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。报社的工作档案大致可分为：文学档案、照片资料、信息汇集等。我市历年来用做形象宣传、招商引资的大型画册，里面的照片、文字很大一部分是从报社的照片资料中选取的。如我市庆祝新中国成立六十周年、纪念改革开放三十周年，纪念撤地设市十周年，绝大部分图片资料也是报社提供的。由此可见，做好报社的档案工作，也是新闻媒体服务市委中心工作大局的需要。档案管理人员还具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。防止泄密，要有规章制度作为保证。如档案资料的使用，借用程序、批准手续、保密责任等。

二、不断提高档案管理工作的意识

档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求管理人员要具有高度的工作责任感、良好的职业道德、细致的工作态度、一丝不苟的工作作风，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识、尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法提高自己的档案管理技能，加强专业知识的学习，拓宽知识层面，提高综合素质，是做好新期报社档案管理的有效途径。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位的案卷目录这一检索工作的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件为档工作中影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

三、进一步巩固档案管理工作的热情

如何快速、高效、有序、合法地把档案信息资源数字化，大幅度提高档案数据库的信息量，既是档案建设的当务之急，也是对档案管理者工作热情的检验。这些需要仔细核对，严格审查，以确保档案数据库的质量。档案记录的数据一经索引到计策机管理系统就很难再进行核正。现在，信息条件下的档案工作比传统的档案工作需要更多的标准化和规范化，它需要有一个统一的档案信息收集标准，统一和标准化的数据类型。主要包括电子文件为档和电子档案管理，不仅能在很大程度上减少操作的随意性，而且还提高了管理效率。

四、切实加强档案管理人员的素质

毛主席说：“一个没有文化的军队，是一个愚蠢的军队。”同样，档案管理人员的素质，也是否能提高档案管理水平的关健所在。

提高档案管理人员的思想观念，认真学习新的方针、政策，学习新的文件精神，学习《档案法》，树立新的观念。只有学习新的知识，打破旧的思维，充分认识到档案在社会发展中的重要性，才能发挥应有的作用。在工作方式上，由封闭式向开放式转变。报社的档案管理，要跳出自己的小天地，向先进单位学习，同市档案局系统联网，走开放式档案管理之路。在工作方法上，由看摊守业向主动挖掘转变。报社的档案管理，不能被动式工作，有什么管理什么。而应创造性思维，主动挖掘潜力，创新工作。如报社档案可开辟信息专题，如经济信息、供求信息、政策信息等。在服务内容上，由单独提供信息向决策机构的出谋划策转变。只有在思想上转变，才能使自己的潜在能力得到更加充分的发挥。可根据报社的档案，进行资料的梳理，从中找出规律性的东西，进行调研论证，通过内参，简报等形式，提供给党委、政府及有关部门，供决策参考，以此把档案工作提升到新的层次和水平。在思维方式上，由管理型向服务型转变。报社的档案工作，不能由管理到管理，而应突出服务这个主题这个重点。让档案资料走出库房，走出报社，服务于市委、市政府的中心工作，服务于全市的经济和社会发展，服务于人民群众的生活水平的提高。

提高档案管理人员的开拓创新能。开拓创新能力是提档案人员在掌握一定数量的档案资源情况下，尽量把有利用价值的信息挖掘出来的能力，要实现这个转变，就必须加大创新力度，这样才能改善提高档案员的管理水平，及时准确、系统、全面的提供档案信息，使现有的信息资源与挖掘的信息统一为共同服务体系。档案信息资源的创新，关健在于人才。这就要求档案管理人员除把握渊博的知识外，还必须学会创新的方法，还要精通本职业务，同时还要掌握信息反馈的技术性问题，使信息做到在创新中利用，在利用中创新，通过这样的良性循环，使档案管理人员在社会生产中发挥更大的作用。

提高档案管理人员的预测能力，目的就是为领导实行科学决策，提供强有力的依据。通过对信息的创新、综合、预测客观事物的发展，向决策机构提出建议，起到高参作用。搞好预测，首先要对全市政治、经济、社会等各方面情况的了解、掌握，做到情况明，思路清。如新的一届市委、市政府组成后，提出的发展产业经济、异地经济、城市经济、乡村经济、都市圈经济，提出的大发展、快发展、大跨越等，都要做到心中有数，并把握好发展趋势，准确预测发展前景。同时，根据掌握的档案资料，写成调研报告，为市委、市政府决策当好参谋。这既是档案的价值属性所决定的，也是档案管理人员所必须提高的素质。

提高档案管理人员的综合能力，一个人掌握知识的多少充分表现了他的综合力。档案管理人员在综合能力方面不仅要掌握档案工作的知识，还必须掌握其它知识，这样才能做好档案工作，使其更加条理化、规范化，否则，就很难做好档案管理工作。所以，档案管理人员加强学习，努力提高自身的综合能力，掌握档案所涉及的关系，才能向有关人员和部门提供综合性信息。同时，档案管理人员还要提高对档案事业的热爱。只有提高对档案事业的热爱，才能有所追求。有追求才能勤奋，有勤奋才会出成果。提高对工作勤勤恳恳、认真负责的态度。档案工作是非常平凡的，对个人来说既无名又无利，很多细致的工作要重复去做，既枯燥又索然，这就需要档案管理人员要有一种耐得住寂寞的默默奉献的精神。

网络技术的发展极大地促进了档案业务系统的连续性和关连性，如果不在文件管理要素上对业务系统提出要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。但是档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，可能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。

总之，有效的提供信息，进一步加强和改进现代化档案管理工作，努力采用现代科技手段，不断提高服务质量，这样，既节约了资源，也提升了档案管理水平和效率。