浅谈人事档案的价值及管理

李 莹

（黑龙江省中医研究院 黑龙江 哈尔滨 150036）

吴宝康教授在《档案学概论》中曾提到“档案是历史的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性。”可见，档案是人类文明的记忆，它是独立于具体的社会事件和个人行为之外的，它的服务对象是整个社会，对人类的历史和整个社会记忆负责。档案是文明的记忆。

人事档案是组织、人事、劳动工资等部门在人事管理工作中形成的档案，它是以个人为单位保存的。主要来源于一定单位的人事管理活动。“所谓人事，并不是指人和事，而是指用人以治事，主要是指人的方面，以及同人有关的事的方面”。人事档案就是国家在用人治事，以及处理与人有关的事情所形成的文件材料。如布置填写履历表；对进行鉴定、考核和民主评议，形成鉴定书和考核材料；在用人过程中，形成录用、定级、调资、任免、升迁、奖惩等方面的各种文字、表格材料。

一、人事档案的价值思考

（一）人事档案对单位的价值

人事档案是对于人员的详尽而可靠的描述，是对人员历史最忠实的记录，为单位提供了最基本、最权威借鉴的作用。通过档案，单位可以更为准确地了解到个人的真实履历，以及其它有关部门对于该人员的评价等相关信息，这对于更为精准的启用相关人员有着极大的推动作用，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。同时对于档案的重视还将极大有助于提升个人对单位的忠诚度，更利于长期稳定的发展。

随着相关政策和法规的形成和完善，对于聘用人员社会保险金的相关政策将日益明朗，作为目前经济发展的生力军，各个单位有必要充分正视档案的有关问题。这不仅仅是对于单位用人的利益保障，更是对自身的一种保障。

（二）人事档案对个人的价值

毋庸置疑，人事档案对于个人而言具有举足轻重的地位。对于个人而言，必须明确认识到人事档案的现实意义。它不仅仅是对于个人足迹的忠实记录，更是社会对个人的一种认可。

个人应当将档案与自身利益相联系，从更长远的角度看待档案。同时，应当以更为积极的态度对待档案。如对档案没有妥善存放，就无法实现社会对个人的可视性，严重影响对于工龄或职龄的累积，各种社会保险更是无从谈起。因此，积极地对待档案，对于个人的发展而言十分重要。

二、改进人事档案管理的方法

（一）增加人事档案的利用价值是档案管理工作的源源动力

人事档案的价值是潜在的，只有大力开发人事档案信息资源，提供多方位、多层次服务，其价值才能得以实现。运用人事档案信息资源，是发现人才的重要渠道之一。在人事档案开发利用中，一方面要对已掌握的档案材料归档整理，编辑有关人事资料，为准确选人用、人才合理流动提供重要依据；同时又可以利用互联网做好档案工作信息的综合分析，全面提供可靠的人事整体状况资料，发挥人事档案在员工绩效考核、人力资源管理方面的能动作用。

（二）转变档案管理人员观念，提高档案管理人员专业素质是档案管理工作的重要基础

人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。档案管理人员还要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，要努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，学会使用科学的管理方法。只有建立起一支专业的高素质档案管理人才队伍，才能确保档案管理工作长久良好的运行。

（三）采用现代化和信息化管理手段是档案管理工作的重要手段

现代化的技术和设备是实现档案现代化管理的基础。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备、高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的措施；另一方面信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，引进计算机管理，用计算机储存档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，还能大大提高工作效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。

（四）建立和完善档案管理规章制度是档案管理工作的重要保障

人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

总之，人事档案管理的社会化正在不断发展，也将作为一门科学，不断进步和深入。随着档案管理工作的发展，人才资源的优势比较会更加明显，其质量与数量也会不断提高，在更大范围内实行人事档案的社会化管理逐渐成为可能，才能更好地为社会服务。