“两个体系”建设与档案管理模式

陈 丽

（哈同高等级公路管理处佳木斯管理所 黑龙江 佳木斯 154007）

在计划经济体制向社会主义市场经济体制转变、传统政治体制向民主政治体制转变、反映自然半自然经济和计划经济体制的精神文化向反映社会主义市场经济体制的现代精神文化转变的历史进程中，社会的经济成分、组织形式、利益分配、就业方式，乃至人们的思想观念、价值取向、文化生活都发生革命性的变革。与此同时，社会公众文化需求日益增长、民主意识与信息知情意识日益觉醒、终身学习理念渐趋确立。进而，体现国家经济发展变化、人民群众需要的真实性功能的档案及档案管理模式就要随之扩展、变革，才能在社会发展的进程中实现自身的价值。

一、档案收集以资源建设思路指导工作

“以人为本”、“社会档案观”等的确立，对于传统档案资源建设模式具有革命性的影响。随着档案馆职能、档案内涵等认识的深化，档案应该记载“人类生活的方方面面”，档案工作者要“创造一个反映普通百姓生活喜好、需求的全新的文献材料世界”，档案馆藏要反映“人类生活的广阔领地”的理念已开始为大家所接受。为了“使馆藏内容在反映立档单位的职能活动及其历史作用，社会发展过程中的时代阶段，地方特色和人文现象，人们的血缘关系及社会关系错综复杂等等方面，更加丰富多彩，从而更能满足人类时代利用需求”，档案收集模式应以社会转型进程中国家、社会关系的变革为契机，根据档案产生领域多元化、档案所有权多元化的客观实际，明确对于国家、社会具有保存价值档案的具体范畴，从而完整的保存一个国家、地区或专业的文明成果和发展历程。目前，建立覆盖人民群众的档案资源体系，是档案管理工作落实科学发展观的重要举措，不仅要把涉及普通群众合法权益的各种文件材料纳入归档范围，还必须将其纳入进馆范围，使其成为各级各类档案馆馆藏的组成部分，才能真正建立起永久性的档案资源体系，档案管理为广大人民群众服务承诺才能成为现实。所以，档案收集必须走出传统档案收集的圈子，用全新的眼光发现资源，用有效的方法积累资源，创新性地开展收集工作。从被动收集变为主动收集和征集，不断拓宽收集渠道，改变只是坐等归档单位上门的传统做法，而要经常创造机会主动走出去，把收集、征集、交换、寄存等多种形式结合起来。

二、档案资源管理模式

随着数字信息不断巨量产生，实践的深入，技术的不断成熟，人们逐渐认识到管理的重要性，看到了出现问题的症结不仅是技术，更主要是管理没有同步跟进而造成的。人类已进入技术革命的第三个浪潮——以信息技术为主流的社会发展进程中。数字记录技术必将取代纸张模拟记录技术，成为社会主流的记录、传递、保存信息的手段。纸张之后陆陆续续出现了胶片、录音磁带等，这些新型载体材料虽然扩展了纸张记录的种类，可以实现对声像进行动态的记录，然而它们只是纸张记录的一种补充，不构成对纸张信息管理系统的冲击和变革，所以对它们的保管仍按照纸张信息理论与实践去做，虽然不是最佳的，但勉强可以。到了计算机记录工具时代数字信息技术却大有替代纸张信息记录系统的趋势，即以计算机为核心的信息技术更是以全面改变人类生存方式和社会面貌的态势发展着，那么与其具有密切关系，以维护人类信息完整、安全、长久的信息资源管理技术，必然面临着更新变革的挑战。

另外，不同地区档案馆的档案资源构成状态，往往在数量、质量上存在明显的差异，其差异是由自然、社会等多方面的因素造成的。各地的历史文化渊源，经济、文化发展水平，领导对档案工作的重视程度，档案工作人力、物力和财力的投入量，档案工作政策，档案管理水平，档案人员的档案理念、信息意识水平等都会对档案资源的数量及构成产生影响。我们应以不断满足人的全面需求、促进人的全面发展的视角研究档案资源的基本建设战略，用更为开放的理念构建档案资源管理体系。

随着资源共享理念的逐渐深入人心及现代信息技术的广泛应用，馆藏数量的多寡虽然重要，但已不再是制约档案馆职能实现的决定要素。为了顺应社会文化需求日益增长的客观需求，我们应努力实现档案资源的宏观管理，并在此基础上建立现代化的档案检索网络体系，实现档案信息的网络化，改变档案馆之间横向联合差、档案资源优势互补难以实现、档案资

源利用效率低的局面。因为各个档案馆处于不同的地位和条件，内在的独立性和独特性使他们有着不可代替的作用，各馆馆藏你有我无或我有你无，需要以积极的合作来达到互补。与此同时，档案馆还应加强与图书馆、博物馆等社会文化事业机构的合作、交流，实现包括馆藏资源、人才资源、设备资源、管理资源乃至市场资源的合理共享。

三、档案利用服务模式

近年来，档案部门根据本地区经济发展变化，及时了解人民群众的查阅需求，增强了提供利用的主动性。但距离满足人民群众的需求还有很大差距，特别是档案社会需求的多元化发展使传统的档案利用服务模式面临新的挑战。如果说在相当长的一段时间内人们尚愿意到档案馆一一翻阅档案原件以获取相关信息的话，那么，随着信息时代的来临，人们获取信息的渠道已大为增加，信息社会更需要将“记忆”筛选、重组、以知识的原态出现。为此，特里·库克认为电子时代是一个契机，面对日益增多的易变、易逝、易流动的电子文件和人们对电子文件信息的大量需求，忠诚的保管员并不能实现对历史的忠诚，“我们必须停止扮演实地保管员的角色而成为概念、知识的提供者”。为了应对档案信息需求多元化的挑战，更好的满足社会公众的档案信息需求，筛选档案馆的社会功能，我们必须方便人民群众的档案利用体系。应以档案目录中心、数字档案馆、档案信息网站等的建设为契机，制定科学合理、周全透明的档案利用服务策略和制度，采取数字化、网络化等与公民具有亲和力的服务方式，为公众提供量体裁衣的个性化服务以满足其需要。

档案利用服务模式的变革一方面在于档案利用服务方式的优化，另一方面在于档案利用服务方式的创新。档案利用服务方式优化是指根据社会发展的特点及需求赋予传统档案利用方式以新的内涵，如：提供现行文件阅览服务，整合民生档案提供利用等；档案利用服务方式的创新则是档案利用服务方式向专业化、个性化、层次化、精品化拓展；把档案馆作为重要的科学文化设施和参观项目列入旅游指南，提供档案文化休闲服务等。

总之，社会的发展，人类的进步，为档案馆提供了全新的发展空间；“建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”是落实科学发展观“以人为本”思想的体现；改进档案收集、利用、资源管理模式是促进档案馆真正融入社会，使广大人民群众能够平等、充分地享受档案馆所提供的各类服务，满足社会公众的历史信息需求、文化休闲需求乃至受尊重的需求，实现档案馆的跨越式发展。

[1]沈英.加快数字档案馆建设实现“两个体系”的提升.上海档案，2011（7）.