医院档案管理创新——建立新型大事记管理模式

王雅梅

（黑龙江省医院 黑龙江 哈尔滨 150001）

随着医疗卫生事业的迅猛发展，医院档案部门进行管理创新，已是当务之急。而建立新型大事记管理模式，就是我们当今开展创新工作的一项。重要内容，也是我们档案工作的重点。

一、概念

大事记是按照时间顺序，对一定时期内，发生在特定单位、特定部门中的重大事件进行简明扼要地记载的一种重要资料。而我们建立的新型大事记管理模式，是面向全院将各个部门、各个处（科）室的大事记进行及时收集，而后进行科学整理的过程。要收集的资料范围，既包括临床科室在工作实践中采用的各种新技术、实施的新项目和取得的各项医疗成果，还包括其参加全国或北京市组织的重要医疗卫生活动等内容；对于职能部门来讲，其大事记就是紧紧围绕着全院整体工作，创造性地开展各种管理活动，包括一些党务、政务活动等；对于后勤部门来讲，其大事记范围，包括其围绕着医院中心任务，进行的开拓性工作，比如：其在实际工作中运用新技术、实施新项目，提高了劳动生产率的内容，也包括其在工作实践中进行的技术革新，还包括其服务方式的转变等内容，由此可见我们收集内容的丰富多样性。

二、重要意义

由大事记的概念，我们可以看出，在一个单位里，建立新型的大事记管理模式，是非常必要的。众所周知，医疗卫生工作科技含量高、技术更新快，临床科室在一定时期内采用新技术、新项目也比较多，创造发明也会伴随着日常工作随时出现；而管理职能部门，为了医院更好更快地发展，好的管理思路也会层出不穷……将单位的这些宝贵财富进行及时地收集、科学地整理就成了摆在我们面前的重要任务，具有十分重要的意义。

开展此项工作的意义主要有以下几个方面：

（一）它是人们研究某项事物规律性的需要：通过大事记档案，能够向利用者提供某一问题的历史梗概，便于人们研究历史的演变及其规律性。

（二）能够提供人们重要的参考资料：大事记档案资料可以指导一个单位进行工作总结，作为编写资料、考证历史的重要依据。

（三）使院领导能及时掌握医院的工作动态：提高其工作的针对性，对全院管理做到心中有数，能够进行有的放矢的决策，从而也能够提高医院的核心竞争力。

（四）能充分调动全院各部门的创新意识：通过开展此项活动，提高了全院职工采用新技术、新项目的积极性；也调动了他们在平凡的工作岗位中建功立业的积极性；同时也增强了全院职工爱岗敬业的精神。

（五）提高了档案部门与时俱进、创新服务的工作意识：随着医院快速地发展，每一个档案工作者都应该时刻保持清醒的头脑，要有一种危机意识，居安思危。历史的经验告诉我们，落后就要挨打。这就要求档案工作者必须迅速转变工作作风，积极开展档案创新服务。只有这样，我们的管理工作才能跟上医院的发展步伐；只有这样，我们才能不断满足医院各项工作的需要。

（六）提高了档案工作者的责任感和使命感：每一个档案工作者，都要有高度的责任感、使命感。要树立“院荣我荣、院衰我耻”的工作理念。因为我们每一个职工的命运都是和医院的命运息息相关的。管好档案、用好档案，是我们每个档案工作者义不容辞的责任。在进行此项工作中，我们深切体会到，一个档案工作者，必须注意平时知识的积累，既要学习文秘写作知识，还要学习常用的医疗知识、医院管理知识，并且要不断加强沟通能力和组织协调能力地培养。也就是说，要做好此项工作，必须提高我们的综合素质。

三、原有的大事记档案管理状态

（一）大事记收集不及时：档案管理部门一般在第二年的上半年，才把相关部门上年度的大事记进行收集。

（二）大事记编写不及时：有些单位收集起来的大事记，平时不整理，而是多年以后才进行编写。

（三）只重收集，不重管理和利用：也有一些档案管理部门，大事记收集上来以后，便束之高阁，万事大吉，没有进一步的管理，没有充分利用。

（四）没有开展大事记收集：还有一些单位，索性就没有开展此项工作。

第一、二种情况，会造成档案管理滞后，并且还会造成一些资料的漏报；第三种情况，会造成档案资源的严重浪费，也大大降低了档案资源的利用效率；而第四种情况，对一个单位来说，会对档案资源造成无法弥补的损失。由此可见，上述各种管理方法，都不利于档案资源体系建设和档案利用体系建设，它已远远落后于现代化医院管理的需要。

“十二五”期间，如何加强档案资源体系建设？如何进行档案管理创新服务？对每一个档案管理人员来说，都是应该思考的问题。而建立新型的大事记管理模式，已成为一个现代化医院档案工作发展的重要抓手。

四、我院新型大事记管理方法

（一）大事记的收集

1.积极争取院领导的支持：因为此项工作的开展涉及到医院的各个部门，所以取得院领导的支持，会取得事半功倍的效果。

2.确定大事记收集内容：由档案管理部门写出书面通知，内容为“XX年X月大事记上报通知”，通知上明确规定大事记收集范围（如前所述，这里不再赘述）。

3.在院例会上下发“XX年大事记上报通知”。在院例会上，由院长办公室下发该通知，将该通知分发到医院各个处（科）室，明确规定各处（科）室上报时间。

4.制定上报内容的格式：明确要求其上报的内容，包括时间、地点。参加人员、主要内容等。

（二）大事记的整理

l.进行大事记的筛选与甄别工作：每月1-2号档案部门讲行大事们收集，其收集的材质有纸质材料和电子版材料两种，二者同时进行收集；3-4号进行各部门资料的筛选，剔除一些非大事记内容。

2.积极做好大事记分类整理工作：将筛选过的资料，按部门进行分类。按照职能部门、临床科室、门诊、医技、后勤部门的顺序，分类整理，并且录人到“大事记管理系统”中。

3.编写大事记简报：一般是在每月的5号，将整理完毕的资料，再按月编写医院“大事记简报”，然后将其打印，并装订成册。

4.积极做好大事记上报工作：将装订成册的大事记，于每月的7号前上报。一般报送给院领导及相关的职能部门和各科主任等。

五、存在的问题

（一）个别科室重视不够，存在资料上报不及时的现象。

（二）上报内容不够准确，有些科室上报的内容过于琐碎。

（三）对档案工作者提出了更高的要求。

六、对策

（一）要争取领导的支持：比如建议院领导对一些好的科研项目，要在全院及时给予表扬。除了必要的精神鼓励外，还需要给予一定的物质奖励；在院内要积极做好对科研成果的宣传和奖励工作，要在全院弘扬一种正气，形成一种比、学、赶、帮、超的良好工作氛围。

（二）建议把科室开展的大事记纳人绩效考核指标：例如对科室开展新技术、新项目，有创造发明的，有创新服务的作为加分项目，这样会大大降低档案工作的难度。

（三）提高档案人员综合管理能力：要正确筛选与甄别大事记内容，而且还要积极做好大事记宣传工作。

综上所述，档案管理创新，建立新型大事记管理模式，是现代化管理的发展要求，也是医院档案管理适应医院工作发展的必然选择。它必将使我们的档案管理工作更优质、更高效。