医院科研档案管理之我见

王雅梅

（黑龙江省医院 黑龙江 哈尔滨 150001）

医学科研档案是医院医务人员医学科学研究活动中形成的、具有保存价值的文件材料，是医学科学研究、医疗实践地真实记录和反映。一份完整规范的医学科研档案记载了科学研究的详细内容和过程，含有丰富的信息资源，是医院实施医疗、科研、教学的重要依据。

一、医学科研档案的特点

（一）专业性强，项目协作多

医学科学研究涉及面广，是个多学科、多门类、多层次的综合性科学体系，它与一般自然科学及生产技术的研究有相似之处，但又有其独特性。一个医学新技术、新项目从立项到课题结束涉及医学的不同专业、不同学科，统计学、医院管理、英语、计算机等专业知识，一些重大项目更是由多专业、多学科综合研究和共同协作完成。

（二）内容多、覆盖广、形成及保管周期长

从科研课题的立项、总结、鉴定、申报成果、奖励直至成果推广应用等，每一项工作都有连续性，科研档案的最终形成需要3-5年，甚至更长的时间，呈现出内容多、范围广周期长的特点。我院根据项目的科研价值、奖项级别、所产生的社会经济效益等，科研档案的保管周期最短为30年，最长则永久保存。

（三）载体及形式呈多样性

医学科研档案不同于文书档案及一般的科技档案，从载体及形式上，既有医疗文书、文件、图表、病例，也有人体或动物的病理生理切片、X光胶片、各种检查报告等；既有纸质档案，也有影像、光盘等多种形式的。

二、医院科研档案现状及存在的问题

（一）医务工作者档案意识不强

大型甲级医院，医务人员工作量大，在日常工作中，各临床、医技科室科研档案的收集、整理、分类、归档缺乏专人管理，加上部分医务人员档案意识薄弱，认识不到科研档案对医资发展的重要意义，使资料分散在不同科室、不同人员手中。

（二）管理制度不健全，缺乏规范管理

档案收集效率不高，管理分散，缺乏信息资源整体性。目前，医院制定了较为完整、健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，尤其是缺乏科研档案的管理制度。由于管理制度不完善，有价值的原始材料得不到足够的重视和统一收集，影响了档案工作的完整性和系统性。

（三）收集不齐全、内容不完整、归档不及时

由于科研档案具有内容多、形成周期长的特点，开展新技术、新项目的科研小组和科室在档案管理过程中出现了项目内容不全，资料混乱、遗失，归档时资料收集不完善等状况，这会对以后科研档案的整理、归档、人库、查询等工作的展开带来困难，影响科研档案作用的发挥。

（四）重管轻用，档案开发利用率低

由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，医院专职档案工作者仍然停留在“重管轻用”的观念上，没有把科研档案作为一种卫生资源与临床、科研、教学工作有机结合，开发利用率较低。

三、改进和加强医院科研档案的建议

（一）加强领导，增强全员档案意识

医院各级领导及医务人员都应高度重视科研档案的管理，科研档案管理虽然是课题完成后的最后一个环节，却是一个总结性、记录性的环节，是整个科研活动的重要组成部分，是对该科研项目完成情况的客观反映。因此，为有效发挥科研档案的信息资源作用，院领导应从人力、财力、物力上对档案工作予以支持，营造重视科研档案、开发科研档案。用好科研档案的氛围。在提高认识的基础上，医院综合档案室应参照《档案法》、《科学技术档案工作条例》、《医药档案管理实施办法》等法律法规，并结合实际制定科研档案的收集、保管、借阅、移交、保密及库房管理等规章制度，使档案工作的每一个环节都有章可循，实现科研档案管理的规范化。标准化、系统化。各临床、医技科室及科教科、人事科、院办等部门，在平常工作中，尤其在每一个科研项目启动时，都应指定专人负责科研档案的收集、整理、归档，建立健全督促考核机制，将科研档案管理工作纳入科室目标管理考核、个人绩效考核，真正做到奖惩兑现。

（二）增强主动性，做到集中收集与平时收集相结合

综合档案室的专职档案员要树立服务临床、服务科研的意识，增强工作的主动性，要经常深入临床和医技科室与专家教授、专业技术人员加强联系、增进沟通、收集信息。收集主要分平时收集和集中收集，平时收集是定期根据科研项目的进展，从申报、审议、立项、验收和结题，实行全过程管理，避免档案材料的遗失，保证医学档案的系统性和完整性。集中收集是每年年底由各科室兼职档案员将资料收集整理后移交综合档案室，综合档案室档案员按照我院科研文件的归档范围进行审核并分类归档。医院科技档案的分类要根据科技档案的性质、内容、特点和相互之间的联系，把科技档案划分成一定的类别，使之能正确反映出产生这些档案的历史条件和工作活动的真实面貌，达到便于保管和充分利用科技档案的目的。根据医院实际，科研档案分科研项目类、科技发展规划类、学科建设类、个人业务类。科研项目类包括科研课题的立项、成果申报、鉴定申请表、查新报告、鉴定证书、实验数据、病历病案、获奖证书等；科技发展规划类包括各科研组、科室的年度计划、总结；学科建设类包括申报项目的研究方向、人员结构、岗位职责、会议记录、考核记录等；个人业务类包括专业技术职务任职资格评审表、个人年度考核表、科研论著论文等。

（三）更新服务理念，提升开发利用效率

科研档案本质是保存科研档案信息资源和提供档案信息资源服务。科研档案本身虽有价值性，但其价值的实现必须经过合理的开发，方能有效利用。档案室应改变过去那种“重管轻用”的观念和成天坐在办公室等着上门查询的被动服务方式，应更新服务观念，提高自身文化素质，熟悉各种信息，进行分类、统计、分析、总结，将信息资源汇编成册，为医院临床、科研、教学整体发展提供借鉴和参考，为院领导和一线医务人员提供高效、优质、准确、快捷地信息服务，实现管理科研档案真正意义之所在，充分发挥它的社会效益和经济效益。

（四）增加投入，改善档案室的硬件设施

随着科学技术的发展，利用现代信息技术提高科技档案的数字化、网络化已迫在眉睫。我院的信息化建设起步于1998年，电子病历于2010年在全院推进，发展日趋成熟，但目前我院档案室还缺乏扫描仪、照相机、复印机之类的必备品，需加强投入。对可以公开的档案目录和内容应尽快纳人医院的局域网，实现资源共享，促进我院各项事业的全面发展。

[1]李鸽伶.档案信息服务在医学科研课题中的实践.中国当代医药，2009（19）.

[2]韩秀明，刘艳君.科研档案在科研管理中的地位和作用.预防医学情报杂志，2008（8）.