对企业档案信息化建设的思考

李军红

（黑龙江省八五四农场 黑龙江 虎林 158403）

一、我国企业档案信息化建设的现状

信息化使企业档案工作发生了巨大的变化，近年来我国企业档案信息化建设有了长期的发展，但是仍有巨大的发展空间，企业档案信息资源的开发利用能力仍有待进一步加强。

（一）企业档案信息化建设的内容

企业档案数字化的主要内容包括：企业档案目录信息的数字化，建立企业档案目录数据库；企业载体档案的数字化。如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立企业影像档案数据库或多媒体数据库等。目前，大多数企业档案馆保存的档案信息形态主要是以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度，档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形式。

（二）企业档案信息化建设存在的问题

近年来，企业档案信息化建设取得了重要进展，数字档案信息资源总量不断增加，质量逐步提高，在企业现代化建设中发挥了重要作用。但必须看到，当前企业档案信息化工作仍存在诸多问题，主要是数字档案信息资源不足，档案信息基础设施建设薄弱，档案信息资源开发利用能力低、效益不高等。

1.档案信息化建设发展不平衡

有些企业开展了档案信息化建设，有些则没有，特别是一些中小企业。即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡，规模大、效益好的企业，档案信息化建设投入大，开展很早，并取得了较好的效益；规模小、效益差的企业，档案信息化建设比较落后或停留在计划中，只是一座“空中楼阁”。一般而言，大型企业信息化建设好于中小企业，电力、石化、钢铁冶金等效益好的企业优于其他企业，东部发达地区企业先于中西部企业。

2.基础条件薄弱，技术、资金不足，人才缺乏

当前，企业档案信息化建设的总体状况是认识不足，重视不够，基础条件弱，信息化程度低。许多企业面临转型，认为档案信息化作用不大，不愿增加额外投资。总体上看，“硬环境”不足。缺乏应有的设备和技术支撑，对企业档案信息资源开发的深度不够，数字化信息资源少，企业档案网站建设质量良莠不齐，“信息孤岛”大量存在。“软环境”不够理想，资金不足，信息化管理人才缺乏，对档案信息资源数字化和网络化可行性研究开展不够。

3.企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接

文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向，使生产活动、文书处理与档案管理工作有效衔接，提高信息处理的能力，实现档案信息的无缝交接和有效管理。然而由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍，档案工作很难在系统上实现与各生产环节、管理环节之间联络，未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接，进行文档一体化管理。

二、关于企业档案信息化建设的思考

企业档案是企业生产、经营管理活动的历史记忆，是企业最可靠、最系统、最有价值的信息资源，对企业经营决策、信息查询与服务、提升核心竞争力有着重要的作用。因此，应加快企业档案信息化建设，大力开发企业档案信息资源。

（一）高度重视，充分认识企业档案信息化建设的必要性

企业档案是企业重要的信息资源，在企业的发展建设中具有特殊的地位和作用。决策用档案谋划战略，营销用档案构建网络，研发用档案提高档次，竞争用档案赢得对手，应诉用档案转败为胜。为此，必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。

企业档案信息化建设是企业信息化工程的一部分，关系到企业的发展。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。

（二）做好企业档案信息化建设的基础性工作

加强基础工作，做好企业档案的归档和管理工作。加强对信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业文化档案等企业核心信息资源档案的收集与管理；加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动；注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。

档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作。目前，保存的企业档案主要是传统载体档案，数字档案信息很少；为此，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量。

（三）加快档案信息化标准规范的制定

标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目前，有些标准还不明确，有的还没有标准，因此，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定，尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档案数字化，还是电子文件接收，都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，保证信息化的进行，以约束机制的建立促进动力机制的完善。

（四）加强信息化人才培养

档案信息化是一项技术性很强的工作。档案信息数字化涉及到计算机软件、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、储存技术和档案管理的基础知识，决不是只懂得某方面知识就能胜任的，所以企业档案管理人员要加强自身素质的培养，加强管理科学、法律、信息技术、计算机技术等知识的学习，适应信息化建设要求；企业档案管理人员还应转变观念，面向市场，探索企业档案信息开发利用服务方式，主动出击开发企业档案中的有用信息，变“档案守护者”为“档案信息开发者”。企业档案部门要大力引进信息技术、计算机技术等方面的高素质专门人才，从资金上、技术上给予支持。尽快建立管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍体系，以满足档案信息化建设的需要。

随着信息技术的迅猛发展和在企业的广泛应用，对档案工作提出了新的挑战和发展机遇。加强企业档案信息化建设，是企业档案管理适应时代和社会发展的必然选择，是企业档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。企业档案信息建设应顺应新形势下的企业发展规律，结合自身企业的特点与情况，运用适当的档案信息管理模式与方法，做出适当调整、转变，以节约成本、提高效益为原则，不断提高企业档案信息管理水平，更好地为企业生产经营服务。

参考文件：

[1]周英.企业档案管理的网络信息化及开发利用[J].安徽大学学报(哲学社会科学版)，2003（3）.

[2]徐瑞鸿.档案信息资源整合研究[J].兰台世界;2006（17）.

[3]丁莉.档案信息资源共享策略研究[D].黑龙江大学，2007年.