零库存流程管理在医院成本核算中的应用

2012-07-25沈旭睿

微型电脑应用 2012年10期

沈旭睿

0 引言

医院信息系统的应用是建设现代化医院的必经之路，利用信息技术，将医院的物理资源（人、财、物）进行整合和优化，为患者提供先进、便捷、人性化的医疗服务，提高医院经营效益。如何利用信息技术提高业务管理水平，降低运营成本，是医院最关心的问题，为达到以上目的，要设计一套功能满足临床需求、财务符合审计要求、流程最优化的医用物资管理系统，从而提高工作效率，提升管理质量。

医院主要医用物资管理部门，包括：设备科、供应室、库房。设备科的主要工作是负责设备供应商管理、设备维护、物资价格、发票金额审核等一系列管理；供应室，主要承担可重复利用材料的发放、回收、消毒、使用统计等工作；库房，主要以物品实际进出库、物品发放、科室领用统计等工作，3个部门携手为医院开展各项医疗护理工作，提供物质保证。

随着医院业务的发展，各类医疗物资的种类和数量急剧增多，对以上3个部门的管理提出了更高的要求，工作质量的优劣，直接影响医护质量，也影响着医院的形象和发展。

我国发达地区医院的医院信息系统（HIS）建设已基本普及，临床信息系统（CIS）、医学影像信息系统（PACS）和检验信息系统（LIS），也逐渐在医院推广并运行，就现阶段而言，此3类系统与HIS系统已结合得非常紧密，在医院业务流程和财务核算上能做到准确无误。然而，医院物资管理系统，却很少与 HIS系统互联，数据独立，无法将物资消耗情况直接与病人关联，并且由于多数医院在物资管理上沿用老一套的管理流程，从计算机中查询到的库存、台账信息，由于各种原因，往往与实际库存不相符。

1 医院物资管理主要存在的问题

物资管理系统发展比较缓慢，现在看来，传统管理模式存在着许多缺陷和不足，无法满足需要。需要解决的问题主要有：

物资设备在医院存放的时间过长，资金积压，增加管理维护费用；部分耗材由于使用频率不高，在库房存储时间过长，致使还未拆封就已过了保质期。这些损耗都将转嫁于病人头上，提高了医疗费用，违背了以患者为中心的宗旨。

物资管理系统与医院其他信息系统集成度不高，由于各系统多为各家软件公司开发，数据接口不透明，数据无法共享。医院在使用软件时，无法挖掘更多的数据价值，对医院决策层，无法提供更多的帮助，不能满足医院的需要。

就目前软件开发的水平来看，几乎是医院手工操作的翻版系统，仅仅是利用信息系统代替原本手工操作，只能在一定程度上减轻工作人员工作量，提高准确性和工作效率，但在实际使用时，原有手工操作流程存在的问题仍没有解决，例如：无法及时追踪医用物资在医院的实时库存、科室领用情况、实际消耗情况等。

管理观念落后，无法适应现代医院管理要求。需要对管理模式及工作流程进行改造，以解决上述问题。

2 零库存管理在医院物资管理流程中的实际意义

零库存管理的目的，就是力求实现物资成本、库存数量、存储周期最小化，核心是改变业务流程，而非通过加速周转来达到减少库存的目的。所有目标的达成，依赖于医院医疗物资管理和库存控制水平。

在计算机和物流管理技术高速发展的今天，人们发明了一种新的零库存管理模式。零库存，主要是通过改变业务流程，将原有仓库空间的物品的储存数量尽量减少、加快物品周转速度、实时了解库存情况和使用情况、把控出库入库。

在医院内部，业务流程对患者是不透明的，但其执行效率对患者有直接影响。因此，本着以患者为中心的主旨，改进原有低效率业务流程的工作，就变得非常重要。

2.1 原业务流程

流程描述，如图1所示：

图1 原业务流程

（1）物品送货：供应商将物品放置在科室私有库房，提供送货单和发票，科室将发票集中放在一起，等待临床使用。

（2）物品入库：科室将临床已使用的物品清单和发票交予库房，库房让科室人员填写物品领单并保存，同时将物品输入系统自动计算总金额，与发票金额核对，若金额一致就入库，不一致就通知设备科与供应商核对单价后修改价格。

（3）设备科审核：设备科将物品明细的合计金额和发票金额核对，通过审核，生成入库单，正式入库。

（4）月结出库：库房根据收集的物品领单，将科室信息和物品使用信息录入系统。

（5）设备科审核：设备科核对物品应用单信息与科室信息，核对无误，生成出库单，正式出库，完成整个业务流程。

效能分析：

原有业务流程，将原有手工出入库模式电子化，并在统计查询方面效率和准确性很高，但仍有以下问题无法解决：

（1）医院无法获知实际堆放在科室物品的准确数量，此类物品由于财务已付款，实际冻结金额数字未知，只有待该批物品使用完以后，财务才能完成流转，部分物品时间跨度可能将近一年，实际上增加了医院运营消耗。

（2）由于HIS收费系统与医用物资管理系统之间无信息交互，因此财务科计算科室绩效时无法将科室消耗成本与销售金额关联。科室利用此漏洞，积压物品使用清单与发票，可控制成本统计。

（3）库房工作量较大：库房既要负责发票与物品使用清单录入，又要负责和对金额，月底还要将领用单集中录入系统。由于医院的发展，医用材料种类和数量激增，库房实际工作强度很大。

2.2 改进后流程

流程描述（如图2所示）：

图2 改进后业务流程

（1）预入库：科室申请进货，设备科根据现有库存数量进行审核，当现有库存小于一定值时，才允许进货。供应商将物品送至科室私有库房，并提供送货单。科室根据送货单，将供应商、物品信息、物品数量录入系统，进行预入库操作。

（2）预出库：分为收费项目和非收费项目。收费项目通过HIS系统每日自动导入，包含病人、科室、物品明细，数量、日期信息；非收费项目，由科室提供物品使用清单交予库房，库房将使用信息输入系统，包含物品明细、数量、日期信息。

（3）结算：系统根据HIS导入的数据和库房输入的领用数据进行汇总，将预入库里的对应库存数量扣除。

（4）发票输入：月底，系统出具物品使用报表，包含供应商、物品明细、物品数量、物品金额、科室信息。设备科通知供应商开票。发票交予库房，库房根据实际使用数量，核对系统计算出的总金额逾发票金额是否一致，若一致，将发票号输入系统，若不一致，通知设备科修改物品价格。所有发票输入完成后，将发票交予设备科。

（5）设备科审核：根据系统出具的供应商开票报表，核对发票数量及金额，审核库房输入信息，完成整个业务流程。

此业务流程，解决了以下问题：

（1）由于科室入库要经过设备科审核，解决了物品积压问题。

（2）每日结算，将预入库库存扣除，将库存情况实时提醒临床科室与设备科。

（3）发票不再经过科室，直接交至库房，最后由设备科汇总提交财务，解决了科室故意积压发票的情况。

（4）库房工作量减轻，原本要做入库与出库，现收费物品的出库由 HIS自动导入，库房只需做发票录入即可，出入库由系统后台自动完成。

3 项目实施效果的分析

通过物资管理流程的改造，使设备科、库房对物资的管理更合理、高效，同时增强了监督能力，减少了中间环节，提高了工作效率。各临床科室也可动态掌握本科室的物资消耗状况，误差小，避免浪费，节约运营成本。通过成本核算管理，医院相关负责人可随时了解库存物资的详细情况，合理运用有限的资金，可在物流的任意环节对其状态进行查询统计, 增加了物资管理的透明度, 使管理者随时了解、掌握和监控医院物资的库存、价格等信息。

原有工作模式下，每天根据科室使用清单及发票信息录入系统是一项繁琐的工作，由于工作量较大，容易产生数据录入出错的情况，在新系统中，科室使用明细根据 HIS系统的数据调取，结算也由计算机自动完成。很快便可按要求将各种数据统计完毕，并以规范化形式输出。

零库存管理的实施提高了患者满意度，降低了运营成本，对医院来说，可以根据市场的变化，随时掌握患者和医疗的需要，促进医院长远、健康发展。