图书馆业务外包的探索与研究

李文挺

图书馆业务外包的探索与研究

李文挺

长乐市图书馆

近年来，图书馆业务外包逐渐成为一种趋势。该文分析了图书馆业务外包兴起的内外部原因及其优势，阐述了业务外包存在的问题，并针对存在问题提出了解决办法。

图书馆 业务外包 采访外包 编目外包

图书馆业务外包主要是指图书馆通过有偿合约方式，将本应由图书馆自己完成的各种业务活动和服务委托给外部服务商。图书馆业务外包在国外已非常普遍，国内也逐渐普及，据K.A.Libby1997年对全美117个图书馆进行的问卷调查，有47家图书馆都实行了业务外包，外包范围涉及图书馆全部非核心工作和部分核心工作。图书馆业务外包的主旨在于通过有效整合、利用图书馆外部最优秀的专业化资源，将一些非核心的、次要的或辅助性的功能业务外包给外部的专业服务机构,达到弥补人员不足、降低运营成本、提高工作效率、充分利用社会资源、提高服务水平的目的。

1 图书馆业务外包的缘由

1.1 外部因素

经济因素。近年来,群众物质生活水平不断提高，精神生活需要愈加旺盛，各地公共图书馆的藏书数量已远远跟不上群众对多样化知识的需求。而各地公共图书馆经费来源主要靠行政拨款，文献购置费不断上涨与经费紧缺的矛盾、读者群体和需求的不断增加与图书馆人力不足的矛盾一直困扰着图书馆。为保证馆藏文献质量和提高服务水平，迫使图书馆在不断挖掘自身的潜能之外，寻求一种新的途径来解决这些矛盾，图书馆业务外包恰好为减轻资金紧张、弥补人力不足提供了有效途径。

市场竞争因素。现在的图书销售市场竞争非常激烈, 书商们为了争取和稳定客户，将馆藏图书标识加工、图书数据编目等图书馆内部业务操作与图书销售捆绑在一起，使图书销售市场竞争焦点由成本竞争转向服务质量的竞争。企业的不断分化，使得一些图书销售企业转而专注于图书馆配套业务的经营，由此而诞生了一大批有竞争、有优势的企业，如书刊代理商等。各书商们为在图书销售市场占得一席之地,纷纷尽力为各图书馆提供售后服务,尽量满足客户需要。另外,各地公共图书馆是政府兴办的纯公益性事业单位,信誉好, 拖欠购书费的可能性非常小,书商为了长期的利益,也愿意提供业务外包服务。

1.2 内部因素

人员因素。随着全国事业单位体制改革的不断深化，各地图书馆事业编制仍停留在上世纪70年代水准，甚至出现精简现象，图书馆队伍建设与群众阅读需求快速发展的需要越来越不相称，图书馆人员总体指标非常有限，业务人员严重短缺。同时，各地公共图书馆人员中大多学历较低，不具备图书馆专业方面的知识，严重制约了图书馆的发展。

技术因素。现代信息技术从根本上改变了图书馆管理模式，图书馆与图书供应商间跨越时空障碍的合作变得日益便利，大大降低了协作的交易费用。图书馆可以把精力和资源集中在自己最薄弱也最需要的图书馆对外宣传、组织读者活动、扩展图书馆服务网络等业务上，而把专业业务难度较大、工作内容繁琐的图书加工、数据编目等工作交给图书供应商来完成。

2 图书馆业务外包的主要项目

2.1 采访外包

采访外包主要有两种模式，一种是纲目订购，图书馆与书商签订采书合约，书商根据图书馆采访人员圈订的纲目控制范围(如:专业范围、主题控制、出版社控制、阅读水平控制等)和图书馆的经费预算，将选出的图书送到图书馆，图书馆采访人员通过验收将适合的书留下，不需要的图书退回给书商。这种方式可以节约采访人员选书的时间，也能保证所购图书具有针对性。另一种是由图书馆采访人员按照读者需求，结合本馆馆藏实际，根据征订书目进行圈选，交由书商订购。

2.2 编目外包

编目外包是目前国内外图书馆业务外包中应用最广、最具成效的一种业务外包形式。在我国，随着计算机网络的迅猛发展，全国联合编目中心、CALIS、地区采编中心的建立，许多图书馆都将分编工作委托给从事分类编目的专业机构。编目外包一方面可以减少编目人员的负担，加快文献处理的速度，在不降低质量的前提下节省开支；另一方面可以减少重复劳动，在一定范围内实现统一编目，图书馆书目数据达到规范化和标准化。

2.3 馆藏数据库建设外包

馆藏文献数据库建设是图书馆自动化工作的重要组成部分，也是图书馆在自动化建设进程中最繁重的一项业务，需要投入大量的人力、物力和财力。它是以图书馆管理软件为依托，将馆藏报刊、图书、音像制品等馆藏文献的基本信息按照一定规范程序进行排列，方便图书馆管理人员及读者查阅的综合管理系统。由于它耗时耗力，很多图书馆都将此业务外包给建库承包商。

2.4 自动化建设业务外包

大多数图书馆由于缺乏计算机专业技术人员，加上随着信息技术的发展，硬件和软件在不断升级，如果相关的图书馆管理系统以及应用软件由图书馆自行开发，则图书馆要投入大量的开发费用和人员培训费用。通过硬件维护升级、软件维护升级等外包业务，不仅可以节约时间和费用支出，还可以直接享受服务提供商提供的在线支持、网上维护和更新升级的优质服务。

3 图书馆业务外包的优点

3.1 降低经济成本。专业机构具有一定的规模，配备各种专业技术人才，具备专业程度高、工作效率高和经营成本低的特点，通过他们来提供服务，可以取得较大的价格优惠。

3.2 节约人力资源。受客观因素的影响，图书馆很难引进和留住高技术人员，实施业务外包，可以借助外部的人力资源，来弥补自身人力资源的不足。

3.3 提高工作效率。随着社会经济的发展，各地财政不断加大图书馆经费投入，各地公共图书馆购书专项经费大幅增加，图书采编量成倍增加，而受编制限制等因素影响，采编人员却没有同步增长，由于人力资源有限，大量图书积压待编，新书同读者见面周期长，在这种情况下，业务外包成了一个绝佳选择。

3.4 专注核心业务。随着图书馆读者量的不断增长，图书馆服务项目的增加、完善等，读者服务成为评价图书馆社会功能的一个核心指标。图书馆将繁琐的编目等业务外包给专业机构完成，将使图书馆的管理层可以集中精力实现对业务流程、人员配置进行整合，加强读者服务工作，提高图书馆的竞争优势，保持图书馆的持续、稳定发展。

4 图书馆业务外包的负面影响

4.1 图书馆工作人员专业技术水平下降。某些原来由图书馆自行生产或操作的业务工作外包给服务商，获得了一定的效益，降低了一定的成本，同时使图书馆工作人员失去了学习机会和核心能力的培养，使得图书馆工作人员失去了钻研业务的热情。

4.2 新增业务外包的管理成本。业务外包范围的确定，业务外包形式、方式的选择，外包服务商的评估、选择与考核，外包业务的质量管理，外包合同的设计、签定、管理和实施监督等都会额外增加图书馆管理成本。

4.3 外包业务质量难以保证。图书馆业务外包都是短期行为，外包业务服务商质量也参差不齐，在利益的驱使下，难免一些服务商偷工减料，致使图书馆外包业务质量无法达到要求，而图书馆由于受工作人员业务水平限制，无法及时发现问题。

4.4 如何正确定位业务外包。业务外包应该定位在非核心业务上，即图书馆外包的业务应该是一般性的非核心业务，关键性的核心业务不能外包，否则会对图书馆本身的核心能力产生不利影响。

5 推行图书馆业务外包应注意的问题

5.1 外包业务范围要因馆而异。外包范围的确定要从各馆的实际情况出发，对于省一级的图书馆，为了树立其形象，提高图书馆人员的整体素质，可以将无技术含量或低技术含量的业务全部外包出去，将主要精力集中在核心业务研究上。对于县一级的图书馆，可将编目等主要业务外包，将精力集中在拓宽服务的深度和广度上，创新服务内容和提高服务水平的核心业务上。

5.2 特色业务不可以外包。各地各级公共图书馆的发展战略和发展规模存在差异，特色业务的形成往往存在着极大的差别，有的注重业务研究、有的注重服务创新。业务外包应该定位在非特色业务外包，但也不是所有的非特色业务都可以外包，也不可以把关键性的核心业务外包，否则会对图书馆本身的核心能力产生不利影响。

5.3 不能陷入价格误区。选择外包商时，不能谁报价低，就将业务外包给谁，而不考虑其他因素。价格当然是选择外包商的重要标准，但是在市场经济中，还应注重其产品质量、技术水平、服务和信誉保证、规模程度等因素。

5.4 重视业务外包的管理。外包并不是图书馆业务工作的结束，而是意味着图书馆将担负起更大的外包管理责任，不仅要对外包合同的条款进行全面、仔细的研究，使外包业务的内容、工作量、时间和质量要求以及双方的权利、义务和法律责任都得到明确，还要建立业务外包评价制度，要有专门的部门负责业务外包的计划、实施、管理，确保效益高于成本。

5.5 适时调整外包项目。随着图书馆各方面条件的改善和业务的变化，有的业务可能不需要继续外包，而有的原本没有外包的业务又必须外包，这时就需要及时进行调整。

业务外包在给图书馆带来众多效益的同时，也带来了一些负面影响。每个图书馆要根据自身的馆情来确定业务外包的范围、方针、政策，加强对外包业务的管理，要尽可能避免业务外包产生的不良后果，走适合本馆特点的业务外包之路，使图书馆的业务外包工作不断完善、健康发展。

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