浅谈企业关联方交易的疏漏和控制

朱 静

自20世纪90年代以来，随着世界经济的高速发展，科技技术方法的进步和不断发生的资产重组，关联方之间进行交易已成为公司提高业绩和交流管理手段的途径之一。因为在关联方之间进行交易可以有效地降低相关成本，有利于提高整个集团的利润。然而我国很多公司在进行关联方交易时或多或少会产生一些问题，这些问题会直接影响企业正常的生产经营活动。本文以一家从事服装生产与销售的集团公司为例，研究分析其在关联方交易中产生的问题。

一、企业关联方在交易过程中产生的问题

（一）公司简介

J公司是一家典型的具有关联方交易的集团公司，有A、T、M三家公司隶属于J公司旗下，均为独立法人。J公司作为总公司，主要负责外币贸易业务，A公司属于实体兼贸易型企业，主要负责服装的生产加工，兼营销售业务，即经常需要大量购买原材料，其下另外设立了加工厂B公司；T、M公司属于贸易公司，主要负责销售A公司生产出来的成品，而M公司业务量相对较少，主要负责面向进出口，至于T公司则是主要负责国内市场的成品销售，可见T公司是A公司的主要资金回收方，所以A公司相对于对M公司来说，与T公司的关联方业务相对较多。

（二）企业关联方交易存在的问题

对于J集团来说，各关联方之间由于业务关系，经常会产生关联方交易。虽然，关联方之间的交易对集团来说，节约了大量的交易成本，但是，也产生了不少问题。根据所了解的情况，具体如下：

1.A公司跨账期占用T公司一笔资金

A公司与T公司之间曾经发生一笔业务往来，出现了如下的情况：

2011年12月15日A公司在偿还Y公司前期购买的材料款，共计650万元时，发现账户上仅剩500万元，余额不足，由于T公司是A公司的关联方，所以T公司出纳组付款人员在上司的同意下从T公司的账户上将A公司所缺资金150万元划转到了其账上，从而形成了A公司欠T公司150万元。在A公司看来，该笔款项由于是从关联方T公司借过来的，所以归还期限也就可以不用按照A公司的账期，即45天到期时进行归还，导致A公司占用T公司150万资金长达六个月之久。

图3 A公司向T公司借款付Y公司款项流程图

2.债权债务人记录不明确

由于A公司接受委托付款，在这一流程中出现了如下情况：

2012年1月20日，B公司向A公司申请一笔款项。B公司在邮件中列示：“由于本公司向Y公司购买原料，需带款提货234万，望A公司将该笔款项转账至对方单位账户中。加急!”收件人是A公司的财务总监，A公司财务总监看到该邮件后，立刻拨通B公司负责人电话以证实该项情况是否属实。经过证实，遂通知A公司出纳组组长划款予Y公司。

A公司财务记账人员凭借相关付款凭证入账之后，在期末对账时出现了如下的账簿记录：

如上表一、表二所示，A公司与B公司相关的债权债务账簿记录是错误的，即本来应该是B公司委托A公司支付B公司自己购买Y公司的材料款，即B公司所欠的是A公司的账款，却被记录成了B公司仍欠Y公司的材料款，而A公司是对B公司具有的债权，却使得债务人变成了Y。

3.合同未如期履行

B公司给A公司进行加工业务，在进行加工劳务之前，A公司与B公司签订了加工合同，合同中列明：

在加工过程中，A公司提供全部所需原料的20%，剩余部分由B公司自己购买，自合同订立之日即2012年3月20日提供上述原料，加工期间45天，即2012年5月2日到期，B公司需上交完成6万件成品（允许次品率千分之一），合同自2012年3月20日起生效。

表一 A公司预付账款——Y账户

表二 B公司应付账款——Y账户

就合同条款而言，在5月2日就应该交付的货物经查证，时至5月下旬，仍未按照合同履行，而该项合同也未派人专门监督。

二、解决J集团相关内部控制问题的思路

综上所述，由于公司在运营过程中内部控制存在的缺陷，导致公司在经济活动中产生了一系列的缺失情况，所以公司需要按照一定的规范执行操作，即过程控制与监督是十分重要的，只有把握好关联方在交易过程中规避不必要的疏漏，才能在最大范围内避免不必要的损失。

（一）增强资金管理意识，统筹规划集团内资金流动

J集团应树立资金统一管理的观念，不管是单一企业还是集团企业，在当前形势下，要对资金进行统一管理，规划使用。树立现金流量的观念，在财务管理的具体工作中，为管理人员提供现金流量的信息，除年终提供的现金流量表之外，在日常工作中可根据不同情况，编制现金流计划，以及短期现金流量预测报告和长期现金流量报告。要加强现金流量的控制和分析，严格控制现金流入和流出，保证企业始终具备支付能力和偿债能力。

在实际运行过程中，就J集团内部关联方A公司与B公司而言，A公司需要将销售给T公司货物的单价适当提高，使得资金回收量增大，A公司在与T公司进行交易时，还需要把握双方约定的账期，由于A公司的资金需要量大，且账期与第三方约定是45天，而与T公司约定的是60天，导致A公司不能及时回收资金，不能及时将所欠货款归还于供应商，所以A公司与B公司在进行内部销售时，需要约定账期为小于或等于45天，不能在账期之外再将资金回收，否则会导致A公司资金供应链断裂，供应商不肯提供原材料而最终导致企业停产。若是A公司在经营过程中仍然出现需要向T公司借款的情况，则需要及时归还所借账款。

（二）建立执行监督制度，强化财务监督

企业应当定期组织相关人员对关联方交易是否按照合同执行的情况进行审核、分析，纠正其存在的问题。提出更为完善的改进意见和建议，报经分管财务工作的负责人批准后执行。

企业应当根据审核后的关联方交易的合同执行情况，编制关联方交易进度明细表。关联方交易进度明细表则至少每季度编制一次，并报送企业财务总监处进行审核。企业同时需要加强内部管理，对合同事前审批、事中执行、事后评价，进行严格地监控与分析。增强风险防范意识，建立风险预警机制。对经营业务的采购、销售、库存等各风险节点资金使用情况进行认真梳理，实时监控可能发生的风险，有效应对，将风险控制在最低。其次，积极开展内部审计，前移监督关口。企业的内部审计是严格监督、考核企业财务资金管理的重要环节，是强化监督约束机制、使预算取得实效的保障。健全内部审计监督考核制度，保证企业财务信息的真实可靠。变过去的“事后监督”为事前、事中监督和适时监督，围绕企业的发展目标和年度预算，对公司资金流向、财务状况变动等情况实施全过程的跟踪和监控，定期检查，及时反馈，防微杜渐，确保预算的严肃性和企业发展目标的如期实现。通过以上两方面的努力保证企业资金安全和完整。

而J集团对于关联方交易合同的执行控制则主要表现在对关联方之间签订合同的履行并未进行监督。所以就J集团合同未完整履行的行为，J集团应该在各关联方之间建立健全以项目部门为起点的信息传递网络，进一步明确项目经理是企业执行合同的责任人，同时也是汇报合同执行情况的负责人，合同执行情况要以实际情况按月汇报，建立合同基础资料、执行情况的交接以及统计分析制度，以期根据关联方之间的实际情况及时做出更改，避免出现违约等不必要的损失。

企业财务部门应当定期将关联方交易进度明细表提交内控等相关部门审阅，内控等相关部门对重大关联方交易的异议事项，应当报管理层审议并进行及时处理。同时指定专项人员进行跟踪监督，以期做到专人专项专管，保证合同定时定质定量的完整执行。就关联方而言经常出现的委托付款事项，集团编制相关预算财务预算，财务预算是指在企业未来一定时期内将各种可能会出现的经济交易事项以货币的形式表现出来，子公司则需要在规定时间内上报该公司所需预算，由上级审核其支付额度，再下发给各子公司，若是出现其中一方预算不足的情况，可以向集团申请增加额度，也可以适当从关联方申请调拨款项。

而就J集团内部出现的委托付款手续不完整而言，则应该在J集团财务部门内部成立预算执行小组，须独立于往来组和出纳组，其职责在于审核监督J集团内部关联方往来的预算执行情况，参照J集团付款申请流程，针对关联方的预算支出申请给予审核，审核时，对关联方提交的书面委托等相关资料进行整理归纳，确保其完整性，再将审核无误的预算提交至出纳组，之后由出纳组进行款项的划拨。

关联方在编制企业财务预算时，需要根据企业需要，对企业一定时期内的财务规划进行系统的设计，在行文中提到的“加急付款申请”应当尽量避免出现，在合理的情况下仍然发生的此类事件，预算执行小组也需要对其执行过程进行监督，勿必出现漏交相关书面资料的事情。