浅谈我公司ERP实施的体会

刘春俊

摘要：ERP软件已经广泛应用于中国的企业，供应链管理的理论也得到中国企业家的认可。首先介绍ERP的理论和作用，简述ERP在中国的应用情况，结合本公司ERP系统的实施的具体案例，总结实施的效果和经验，以期为其他企业提供借鉴。

关键词：ERP；实施管理；公司

中图分类号：F272文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）30-0051-02

ERP是Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的简称，是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，把企业看成是一个庞大、复杂的系统，是“将企业所有资源进行整合集成管理，将企业物流、资金流和信息流集成一体化管理的信息系统”。它可以将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。ERP通过加强企业间的合作，强调对市场需求的快速反应，高度柔性化的战略管理以及降低风险成本、实现高收益目标等优势，从集成化的角度管理供应链问题；ERP作为一种管理工具，它同时又是一套先进的计算机管理系统。

ERP既是一种管理方法，也是一个使财务、分销、制造和其他经营业务达到均衡协调的应用软件系统。它是从物料需求计划发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理。它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。

项目背景

2005年，我公司的销售规模接近3 000万人民币，当年产量达到35%的增长，销售市场开始向国外扩张。但是由于我司产品规格多，产量大，依靠人员管理的模式越来越显得捉襟见肘，管理效率越来越低。为了保证长远发展，公司成立信息化工作筹备组，筹备组由财务总监，运营总监和财务部经理组成，财务总监任组长。由于整体实施周期长，我们把整个信息化工作分成了三个阶段。

第一阶段实施情况

2006年上半年，筹备组组织相关知识的学习；同时对多家ERP供应商的服务和软件进行对比。在对产品有一定了解后，筹备组走访了其他几家已运用ERP软件的企业。在比较了软件性能、成本以及后期开发和服务水平，最终筹备组和某软件达成合作意向。我们向该公司购买了REP软件中财务、供应链（销售、采购、库存、存货核算）和人力资源模块。同年8月，成立了正式的项目小组，由总经理和副总经理分别担任项目组组长和副组长，各部门负责人和相关岗位员工为项目组成员。供方制定了详细明确的实施计划方案。但是，由于我们经验不足，在实施初期遇到了很多困难：

首先，供方客服对公司调研不够，服务不到位。未能安排一名熟悉软件并且能根据客户的个性制定新方案的实施顾问，对物料、仓库、机构及人员设置的编码没有提供科学的编制方法，软件工程师在没有对公司的业务进行一定了解的情况下就下达指令；其次，公司项目组内缺乏专业人士，对外配合力度不够。由于缺乏一名既了解公司业务，又具备计算机基础知识的责任人，以至做了很多事倍功半的工作；第三，就是实施前的准备工作不充分。具体的操作员未能正确理解数据信息化的意义，以至大部分人对项目充满抵触情绪，对于初始化的核心——成品及原材料的编码，只是由库管提供或临时编制，技术部门没有参与。在这种情形之下，除了财务模块按原计划实施外，其他模块的实施都受到不同原因的阻碍。第四，公司销售业务模式复杂。销售模式一时无法改变，软件不能满足提供灵活的操作方法。

双方磨合了1个月的时间后，项目组决定销售模块暂不启用。由于原材料和成品的型号规格非常多，物料编码编制混乱，手工账和系统账并行了4个月后，在2007年的1月份开始正式使用；在编码问题没有得到根本的解决之前，物料的价格在系统内无法计算，所以，在2007年的5月份公司向计划采购部调配了一名熟悉产品的采购专员，按照图号重新编制了原材料的编码，同时技术部按照BOM对成品的编码予以更新，这样采购和存货核算模块开始启用，成品的收发存开始用系统内的数据向财务传送报表。经过几个月的上线运作完成了采购—库存—财务的规范管理、实现了公司内的数据共享，并使相关部门能了解到存货的实时运行状况。

新系统走上正轨后，大家逐步感受到电子数据的优越性，仓库实时报表统计及月底结账瞬间完成，让仓库统计员从繁重的记账工作中解放出来，数据的准确性大大提高；车间领料的各种数据在材料出库时已分配至相关产品，节约了车间统计员的工作时间，避免了与仓库之间的重复劳动；采购模块开始利用库存管理的数据对原材料进行结算，可以随时掌握供应商的供货、结算、未结算情况，采购人员在总账内可以随时查询供应商的账款；财务每月直接根据原材料收发及采购结算后的数据，进行材料记账和成本结算，分享供应链的成果。与此同时，为了规范操作和管理，陆续出台了公司内ERP使用规定和进销存业务流程，目的是明确各岗位职责，规范业务流程，利用软件平台提高管理水平，保证数据的准确性。

在软件使用初期，大家在系统内只是完成一些简单的操作，并没有根据各自的需求去学习软件自带的各项功能。公司内也没有专人负责管理和维护软件，同时由于软件验收期长，在未进入服务期前，没有专门的工程师上门提供服务。软件公司来公司培训也是从产品设计的角度做介绍，因为那是对他们的基本要求，并没有根据公司的具体情况去说明。

在运行过程中出现了问题：由于原材料的入库、出库都是单据生成，而入库时的单价是仓库管理员直接填制，并没有考虑到其准确程度直接关系到产品成本，加上财务人员对存货核算模块的功能没有完全理解，在月末出现了某些材料没有数量只有金额，有数量但金额为负数的现象。在发现了这些问题后，我们及时与实施工程师联系，可是他们手上的项目很多，不可能有系统的时间帮我们解决问题。在2008年，该软件公司开通了全国服务电话，接线员大部分非常专业，于是我们经常向他们请教，明白了之前很多模糊的概念，特别是存货核算内的操作原理，以及其与总账之间的关系，提高了我们使用的信心。这时，公司的销售规模比2007年增长了43%，计划采购部也开始在采购模块录入到货单并赋以单价，仓库只是根据到货单生成材料入库单，材料单价的准确性得到保证。同时，公司开展了进料加工业务，为了区别材料的加工和一般贸易进口，我们增加了一个仓库单独核算加工材料，满足了加工贸易核算的相关规定。在2008年底，软件终于验收，操作员的数量也在增加。