企业物资采购风险分析及防范措施

张书平

摘要：物资采购是企业经营活动的重要组成部分，也是企业生产经营管理的重要环节。目前，市场经济形势的复杂多变，企业所面临的物资采购风险不断增加，如何正确认识物资采购风险，有效进行控制和管理，确保物资采购工作顺畅高效，是物资采购人员必须高度重视和认真对待的问题。

关键词：物资采购；风险管理；防范措施；企业

中图分类号：F272文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）30-0037-02

企业物资采购主要是指以生产为目的的原料、主要材料、辅助材料、设备配件和工具等物资的购买活动，是企业物资管理的重要环节。在当前激烈的市场竞争中，针对物资采购环节多、流程长、风险大的实际，必须对物资采购业务流程进行全面梳理和风险分析，通过风险识别、风险衡量、风险评估、风险管理决策等方式，有效制定防范措施，及时发现、防御、控制和转移风险，提高物资采购风险管理水平。

一、物资采购可能出现的问题和风险分析

企业物资采购存在的风险多种多样，按风险因素的来源界定，可分为外因型风险和内因型风险两大类：

1.企业物资采购的外因型风险：是由企业外部因素引起的可能遭受的损失与威胁。主要有以下五个方面：（1）意外风险。物资采购过程中由于自然因素、经济政策、价格变动因素所造成的风险。（2）价格风险。一方面可能会出现供应商操纵投标环境，相互串通，抬高价格，使企业蒙受损失；另一方面，在采购过程中，物资跌价引起采购风险。（3）质量风险。采购过程中，由于把关不严，出现供应商提供的物资质量不符合要求的现象。或者出现原材料的质量问题，而影响产品整体质量。（4）技术风险。在一定时限内，采购的物资由于技术进步或新产品开发周期太短，在短时间内成为落后或淘汰产品，给企业造成损失。（5）欺诈风险。主要存在以下几种情况。一是以虚假的合同主体身份与企业订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保。二是接受对方给付的贷款、预付款或担保财产后进行逃逸蒸发。三是供货方本身是“皮包公司”，将骗来的合同转手倒卖，从中谋利，使所需的物资无法保证。四是供应商设置合同陷阱等。

2.企业物资采购的内因型风险。主要是由于企业内部因素引起的可能遭受的损失和威胁。主要有：（1）计划风险。缺乏市场跟踪调研，对市场变化没有准确判断，采购计划与市场实际出现较大偏离。（2）合同风险。在签订合同时，出现合同条款模糊、权利义务不明确、重点事项不清、缺乏约束性条款等，一旦发生纠纷，缺乏可靠依据，给企业造成损失。（3）验收风险。在验收过程中容易出现在数量上缺斤短两、在质量上以次充好、在品种上货不对路等问题，把关不严，就会出现验收损失。（4）存量风险。没有准确的存量界定规定，造成采购量少时，不能满足生产需要，造成生产中断；采购量太多，造成积压，大量资金沉淀于库存中，形成存储损耗。（5）责任风险。许多风险归根结底是“人”的风险。主要体现为责任意识、能力水平和思想素质。由于工作人员缺乏责任心，在整个物资采购环节，缺乏考虑，把关不严；没有掌握物资采购的基本知识和技能，不能应对外部一些尔虞我诈的竞争骗局，造成采购损失；采购人员贪图蝇头小利，牺牲企业利益，造成损失等。

二、企业采购风险的预防措施和控制

任何事物都有风险，采购风险无论是外因型或是内因型归根结底，都是可以通过一定手段和有效措施加以预防和规避的。

1.建立完善物资采购管理流程。要从建立完善物资需求提出，到采购计划、合同签订（采购方式、采购渠道、采购价格）、货物运输、产品验收入库等环节的管理制度入手，完善《物资采购管理办法》，通过强化采购策略研究，采取科学、理性的采购方式，加大过程控制等管理措施，实现物资的“安全、及时、经济”供应，堵塞各种漏洞。重点做到三个明确：明确采购目的。采购的物资必须是企业所需要的，采购部门在采购过程中不应一味的追求价格最低化，应对所要采购的物资的质量和效用进行通盘考虑，在为企业节约资金的同时，保证采购质量。明确供应商资格。订立采购合同前，须对参加投标的所有供应商进行资格审查，包括资格预审、资格复审和资格后审，以便在采购初期就能把由供应商方面的不确定因素带来的采购风险控制在最小。明确保证金制度。设立投标保证金，防止投标方在开标后撤回其投标，设立履约保证金，防止供应商不能履行合同而给企业带来损失等。另外，还要建立和完善采购信息公开制度和程序公开制度，方便供应商及时了解情况。

2.加强职业道德和业务素质培训提高。定期开展业务知识培训和各项专业技能训练，使采购人员掌握物资质量标准和性能，了解物资采购管理基本知识和经济合同法律知识，具有较强的计划和协调能力；学习财务知识和谈判技巧，提升应对内外部各种风险能力，适应复杂多变的物资采购工作。加强思想道德教育和违法违纪警示教育，用典型的违法违纪采购案例教育物资从业人员识别商业陷阱，提高抵抗商业贿赂能力，提高从业人员廉洁自律意识和职业道德素养，构筑牢固的职业道德防线，做到廉洁采购、依法采购、阳光采购，依法办事。

3.切实加强物资采购的管理监督。防范物资采购风险，重点要强化管理和监督。首先，建立物资采购人员绩效考核办法，完善考核和激励约束机制，修订完善《物资采购业务监督办法》，采取定期开展工作检查、专业化分工、岗位轮换等有效措施，强化对采购人员的管理，增强企业内部的风险防范能力。其次，加强对物资采购招标和签约监督。检查采购招标是否按照程序进行，是否存在违反规定的行为；是否每年对供应商进行一次复审评定；合同条款是否有悖于政策、法律，合同条款是否齐全、权利义务是否正确、手续是否具备等。其三，对物资采购全过程、全方位的审计。重点加强对物料需求计划、物资采购计划、合同签证、合同台账、合同汇总、合同执行及信息反馈的审计。依据审查程序和要求，了解采购工作是否规范、措施是否到位、是否存在偏离实际等情况，通过审计鉴定，及时发现和纠正在物资采购过程中出现的问题，确保采购过程有序高效运行。

4.加强现代信息技术在采购决策中的应用。信息的充分掌握可以提高决策方案的正确度，降低决策风险。信息资料常常分布在不同的时间和空间中，作为采购人员要有敏锐的洞察能力。首先，充分利用互联网等现代信息技术，并与现行的ERP管理模式相结合搜寻、收集各种与风险有关的信息资料，要按照及时、完整、准确的原则进行，尽可能拓宽信息渠道，保持信息畅通。其次，对掌握的信息进行分析处理，找出其中有用的部分，为正确决策提供参考，为采购风险控制打下坚实基础。

5.建立与供应商合作共赢的大联盟。要有效控制采购风险，关键是与供应商建立并保持良好的合作关系，建立稳定的原材料供应渠道。在合作关系的建立上，首先，对供应商进行考察，掌握供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等情况，做出整体评估。其次，对所需产品质量、产量、用户情况、价格、付款期、售后服务等进行逐一交流，建立协约关系，形成联盟双方共同抵御市场风险，实现互惠双赢。

6.建立健全风险评估系统。建立风险预警系统，全面归纳影响企业采购的风险因素，深入剖析各种风险因素的属性、发生频率、发生概率和影响度，科学确定风险评估指标和评估方法，以及各指标的权重和分值。通过对风险值较大要素设定警戒值，进行重点监测，及时发现征兆，准确预报风险。建立风险应急系统，采用备选方案的形式预先准备，当风险发生后，可依据实际情况选择与之对应的应急措施，以便及时补救，变被动为主动，达到风险最小化。

[责任编辑 刘娇娇]