基于供应链管理的高等学校教材库存优化探讨

2012-07-10彭国建陈国民刘泽华

老区建设 2012年24期

关键词：供应库存供应商

彭国建陈国民刘泽华陈刚

针对高校教材管理过程中面临的困难，本文开展“基于供应链管理的高校教材库存优化探讨”，从供应链管理的角度出发，针对高校教材的具体特点，旨在理顺教材供应与管理各环节的相应关系，通过优化设计，有效实现高校教材零库存。

一、高校教材供应链及其流程

高校教材供应链结构形式如图1所示:

图1 高校教材供应链结构图

高校教材供应的具体流程分以下几个步骤:

(1)学校组织统计各教学班级学生人数;

(2)课程任课教师根据高校选用教材规定，从已出版的教材中选择适用教材，并向学校教材管理部门提供教材的详细信息和需用数量;

(3)学校教材管理部门依据各班级递交的教材需求量制定教材采购计划 (计划中应详细规定教材的到货时间和地点)，并将计划交给中标的教材供应商;

(4)教材供应商依据学校制定的教材采购计划，按照其运行模式和相关规定与出版社签订采购合同;

(5)出版社依据合同组织印刷出版，并及时向教材供应商供应教材;

(6)教材供应商在规定的时间和地点将教材交付给学校教材管理部门;

(7)学校教材管理部门组织教材领用班级及时到教材发放地领取教材，并发放到学生手中。

二、高校教材供应的特点

教材供应与企业的商品供应相比，具有自身独有的特点，主要表现在以下几个方面:

(1)高校教材供应具有很强的计划性。尽管高校不像中小学那样，每学期的教材使用数量十分固定，但相对企业的商品供应来说，具有很强的计划性。除去少数不可预见的因素外，只要认真组织和协调，教材的订购数量可准确确定，即经济批量固定。

(2)高校教材供应时间固定。高校教材供应一般分为春秋2次，教材的采购一般集中在寒暑假。教材发放时间集中在开学报到时的1－2天内。在认真组织和周密计划下，可有效控制教材的库存时间，将库存费用降到最低。

(3)有固定的消费群体，如果计划准确，高校方可实现教材零库存。

(4)学生每学年先预交教材费，学年结束再进行教材款结算。购买教材的经费由高校教材管理部门统一支付，现金充足。

(5)目前高校的教材采购一般通过招标的方式确定教材供应商，由教材供应商组织订购，高校教材管理部门在制定采购计划及组织教材发放等环节进行协调。

(6)在目前市场经济环境下，教材采购具有一定的回扣率(即折扣)。

三、供应链管理下高校教材库存存在的问题

供应链下高校教材库存管理存在的主要问题分为三类:信息类问题;供应链的运作问题;供应链的战略与规划问题[1]。主要体现在以下5个方面:

(一)对不确定性问题的注重不够

在高校教材供应过程中的不确定性因素主要体现为学生需用教材的人数不确定。高校在预定教材时统计的需用教材的学生人数和实际领用教材的学生人数不一致，造成教材库存。主要原因有以下几个方面:

(1)新生人数难确定。近年来，新生教材的预定往往是按照学校当年的招生计划来执行的。可由于高校之间对优质生源的争夺，学生选择学校的自由度加大了。据统计，地方高校新生入校报到率基本在92% －95%[2]。此外，由于专业调剂等因素，使得新生教材需用人数难以确定，尽管该部分学生人数所占比例不大，但总数仍很可观。

(2)老生人数总有变化。学校为保证教学质量，每年甚至每个学期末总会出现留级、休学、退学、转专业和专升本等情况，这些情况往往出现在申报教材征订计划后，从而使得人数出现变动。

(3)部分在校生自主购买教材。现在高校出现这种现象:部分毕业生在离校之际，选择将自己的教材出卖，有些在校生购买后就不再需要订购教材，使得人数有出入。

(4)学分制给学生人数带来一定不确定性[3]。现在不少高校采用弹性学分制，不符合考核要求的学生会选择重修，学习刻苦的学生可以选择提前修读。这也会增加部分教材库存。

(二)缺乏合作与协调

要减少教材库存，就需要整个供应链中的每一个环节进行精诚合作和协调配合才能有效确保将教材库存控制在一个最低水平。然而，现有部分高校将订购教材计划和教材采购分离开来。学校只提供计划，具体采购由中标的教材供应商负责。在教材供应过程中，许多工作往往需要在假期里完成，这期间由于假期中人员、信息等因素，缺乏合作和协调，导致库存增加。

(三)库存控制策略简单化

教材供应链涉及的环节不是很多，在进行库存控制时应该综合考虑每个环节，尤其体现在制定教材采购计划的班级和任课教师环节，应该建立起完善的教材选用制度。避免因为教学计划改变或课程任课教师改变而出现教材库存现象。

(四)缺乏供应链的整体观念

高校教材供应链中涉及的单位有出版社、教材供应商、高校、物流运输等多家单位，每家单位只负责优化控制各自范围内的供应环节，这就人为地将供应链分割开来。当其中某些或某个环节出现差错时，如不能有效协调，将会出现不同程度的库存。

(五)信息数据传递不明确

供应链管理下的高校教材库存控制，其信息数据需要及时传递。需要了解所订教材订货处于什么状态，未来是否可以按时、按质、按量到达以及可能的误差情况。在教材采购的等待过程中，也应及时掌握教材的信息数据以便面对变化情况进行修改。特别是现在有些高校鼓励教师积极参与教材建设工作，有不少教师主编或参编有关专业教材，为了保证销量，有时会预定多个年级使用的教材。这些信息如不能及时掌握，就会造成多订或重订现象增加库存。此外，现在各出版社的竞争也日益激烈，为适应高校需要，出版社不断更新教材内容，推出更加优秀的教材。版本升级，教材的详细信息发生改变，这些内容不能及时传递，必然会出现订不到教材现象，增加缺货成本。

四、基于固定批量、固定回扣率的供应链管理下高校教材库存优化模型

由高校教材供应的特点可以看出，高校教材库存管理符合经济批量模型的基本规律[4]，但其本身又具有不同的特点，为此，结合高校教材供应的具体情况，提出一种适合于将高校教材库存费用控制到最低的优化模型。该模型的前提是:

(1)春秋两季所需教材数量稳定，并且能通过学校各专业制定的教学计划得到相当准确的数量，即D为已知常量，并且全年订购次数为2次，每次的订货量分别为春季教材需用量Qc和秋季教材需用量Qq，即:D=Qc+Qq;

(2)每个假期订购的教材能在集中的几天时间内到达，并非陆续到达;

(3)不允许发生缺货，即总成本中的缺货成本为0;

(4)订购教材的价格在教材订购期间内不变，即U为已知常量;

(5)现金充足，不会因为现金短缺而影响进货;

(6)教材采购过程中的回扣率(即折扣)固定不变，为ε;

在满足以上条件的基础上设:

Qc为春季教材采购批量，Qq为秋季教材采购批量;

K为春季教材订购成本，Kq为秋季教材订购成本;

Kcs为春季教材储存成本;Kcq为秋季教材储存成本;

T为全年教材采购总成本。

则:

T=Qc×U×ε×Ks+Kcs+Qq×U×ε+Kq+Kcq

五、库存策略优化设计

(一)采取不同的库存管理方式

从教材供应链结构图中可以看出，教材供应的整个过程涉及到5个环节、3－4家不同单位。每家单位在整个过程中所起的作用不同。为此，应采取不同的库存管理方式。

高校教材管理部门:在前一个学期下半段应详细统计各个班学生需要教材数量，制定严密的教材需用计划，做好各班级教材领用的时间安排表。并向教材供应商提出确切的教材交付地点和时间。当教材到位后，及时组织学生领用教材，减少教材在库房内的停留时间，真正实现零库存。

教材供应商:依据高校教材管理部门提供的教材需用信息，详细研究，广泛收集教材供应信息，制定出严密的教材订购方案。尤其应统筹安排教材的采购时间，尽量衔接好教材的出库、运输及交接时间，尽可能地减少教材在供应商仓库中的库存时间，减少库存费用。

出版社:依据教材供应商提供的采购信息，组织相关部门积极出版相应教材。按照出版社的实际出版能力和出版效率，合理安排教材编辑、印刷、装订流程和时间。统筹兼顾，使得教材在出版社库房中停留时间最短。

此外，还可委托第4方物流系统来完成协调教材的交通运输。将3家单位的库存管理功能交给第4方物流系统管理。第4方物流通过协调供需方的信息，为整个供应链提供仓储、运输、配送等一体化物流服务，成为供应方和需求方之间联系的桥梁，最终提高整个供应链的运作效率和管理水平。

(二)在教材供应链各环节建立共享信息平台

零库存的库存成本是最低的，但这只是高校教材部门追求的一个目标。要实现对供应链的全局控制优化，应在供应链结构中建立一个共享的信息平台，借助电子信息交换技术(EDI)、internet或intranet技术，使教材的出版、库存量、更新换版、涨价等具体信息能够快速及时地传递和共享，使得供需方都能在最短的时间内了解、掌握详细内容，及时了解教材的具体状态，依据最新的信息及时更改教材的供应、采购和订购内容。建有信息平台的高校教材供应链结构图如图2所示。