知识服务环境下高校图书馆的组织结构变革

唐 虹

(湖南工学院，衡阳 421008)

随着网络信息环境的发展，电子馆藏、虚拟资源的急剧扩张，用户的需求和选择发生了巨大变化，图书馆的工作体系由传统的典藏文献资料转化为以“信息”为支、节点的网络型模式，其信息资源与信息用户空前扩张，服务方式向智能化、虚拟化转变，图书馆业务流程不再局限于图书、期刊等传统的“物质流”，更多地表现为电子资源和网络虚拟资源的“信息流”和“知识流”，知识服务正在成为图书馆新的发展方向和增长点。与传统的图书馆服务形式相比，知识服务是基于自主和创新的服务，不再是标准化和事务性工作。知识服务不仅要求极大地调动馆员的主观能动性，还要变更传统的业务流程，改善组织结构，提高图书馆工作、服务效率，保障知识服务的实现［1］。为了提高在知识经济社会的适应性和竞争能力，图书馆组织不得不进行相应的变革以适应这种变化，其中图书馆的组织结构变革尤为重要。

1 知识服务环境对高校图书馆组织结构变革的要求

1.1 组织结构扁平化

扁平化是网络信息环境下图书馆组织结构变革最显著的特征。传统的图书馆组织结构多为金字塔型的，这种组织结构的优点是分工明确、等级森严、便于控制，但是，这种组织结构在网络信息服务环境下暴露出越来越多的弊端。例如:由于管理层次多导致机构臃肿，人员冗余，进而造成成本居高不下;不同部门间互相推诿责任，管理效率低下;馆领导高高在上，很难接近第一线，这样就容易造成下情不能上达，上面的想法也不易为基层人员所了解的局面［2］。这种严格的等级制度，使得组织成员缺乏责任感、自律意识、决策权限，从而造成组织的学习积极性低，缺乏创新精神与激励创新的动力。为了克服传统组织的这些缺点，首先要推倒“金字塔”，减少上下级间的层级，即所谓的组织扁平化，从而有利于信息的传递，保证信息传递的有效和真实，大幅度提高组织效率。

1.2 组织结构柔性化

所谓“柔性”，就是高校图书馆组织并行工作的能力和适应不同情况的能力，组织结构的柔性化就是将固定的组织模式抛弃，以临时的任务为导向的团队式组织完成图书馆工作，这种团队式组织可以使员工打破原有的部门界限，省略原来的中间管理层次，直接对用户和图书馆的总目标负责。组织通过权限结构的调整，适当下放中高层管理人员的权力，充分授予员工应付突发事件的自主权力，以提高决策的时效性。因此，柔性化组织做到了灵活性与多样性的统一，它能为高校图书馆提供应对外部环境变化的能力，有利于组织较好地实现集权与分权、稳定性与变革性的统一［3］。

1.3 组织结构网络化

图书馆之间组织结构网络化。图书馆网是整个社会信息大网络中最重要的一部分，是高度发达的信息网络上的一个重要结点，每个图书馆又是全球图书馆网中的一个结点。馆与馆之间的联系将更加紧密，在自由平等和互惠互利的基础上实现信息资源的共建共享，实现图书馆的战略联盟。这是宏观意义上的图书馆网络组织模式。

图书馆内部组织结构网络化。图书馆内部打破部门界限，各部门及成员以网络形式相互连接，使信息和知识在高校图书馆内快速传播，实现最大限度的资源共享，实现高校图书馆内部的无边界化。无边界化使高校图书馆内部沟通畅通无阻，极大地提高了高校图书馆的服务管理效率。当然这离不开先进的信息网络技术的支持。这是微观意义上的图书馆网络组织模式，本文主要讨论这一模式。

2 高校图书馆网络组织模式的设计与构建

2.1 网络组织模式设计

传统以文献为主线的工作模式采用刚性的部门化管理，割裂了用户、图书馆员与文献信息之间的紧密联系，不利于对快速变化的用户需求做出迅速的反应，也限制了图书馆员工的全面发展，因此有必要建立一种适应高校图书馆工作要求的新型组织模式，笔者依照如下原则来构建网络组织模式。

(1)流程导向原则。对组织结构进行优化，要建立在流程再造基础之上，强调组织为流程而设。要求突破原部门职能分工的严格界限，按照图书馆的发展战略和任务，把全部流程当作整体，将主要业务流程按信息资源收集、整序、组织、存储、利用主要流程及其子流程加以集成和组合，建立跨部门的机动团队，按科学的原则重新翻新，并以此为出发点和归宿，根据图书馆发展战略重新设置组织和岗位［4］。

(2)用户中心原则。图书馆的组织结构应以人为中心而不是以物为中心，满足用户的信息需求是图书馆一切工作的出发点和落脚点。所以图书馆应根据用户的需求采集和提供信息资源，而不是根据图书馆采集的信息提供服务。图书馆的信息源分析、信息采集、信息组织、信息存储、信息检索、信息开发及信息传播等工作都应围绕用户的需求分析去展开。

(3)集成信息服务原则。图书馆将为用户提供集成化的信息服务，它包括:①信息资源的集成。把不同出版类型和不同载体类型的信息资源整合成一个有机的整体。②信息内容的集成。在获得原文文献的基础上，对信息内容进行加工、综合，为用户提供增值信息产品，甚至包括图像理解、语音识别和视频情节理解等。③信息技术集成。图书馆应提供一整套工具，实现检索、采集、分析、加工和提供利用的无缝链接，实现各种服务方式之间的有机结合。图书馆的所有工作都是为“获取”提供服务，它不再是某一个功能部门的责任，因此，图书馆网络组织模式中的工作单元(结点)应是许多功能部门的逻辑组合。

(4)自主与协作性原则。网络型组织模式的核心是以人为中心，让每个人在工作中都有一定的制订计划、判断决策、分析复杂问题的权利，都有不断学习新知识的机会。赋予一线工作人员充分的决策权，让每个工作小组都承担起用户需求分析、信息资源采集、分类编目、检索导航、参考咨询及用户教育等职责，使每个团队都成为一支快速反应队伍。同时，鼓励图书馆员工参与自主的民主管理，既给予一定的工作压力和自主权，又能使其相互合作。满足人们学习新知识和实现自我价值的愿望，充分发挥他们的积极性与创造性，从而形成独特的、有竞争意识的图书馆文化。

(5)精简性原则。高校图书馆的管理体系要强调组织体系的简洁性，对图书馆服务和管理过程中一切多余的环节实行精简。在组织结构上，纵向上减少层次，横向上打破部门壁垒，将多层次、细分工的管理模式转化为分布式平行网络的管理模式;在服务和管理过程中，采用先进的信息技术特别是网络技术，使每位员工的服务工作增值。精简还包括，在减少服务的复杂性的同时，提供多样化的服务和产品［5］。

2.2 网络组织模式构建

基于以上原则，笔者构想了高校图书馆网络组织的模式(如图1)。

图1 动态的图书馆流程网络型组织模式框架图

图1中总部与组织单元形成了网络结构。总部及各组织单元构成了网络中的结点，总部由大学图书馆馆长级管理层及图书馆的服务职能部门所构成，组织单元是职能部门、功能团队等形成的与总部直接相联系的次级结构。总部是所有结点最重要的核心结点，一方面，它通过组织内部的行政协调系统与组织单元相联系，另一方面，它与各组织单元凭借通讯网络、局域网、互联网等技术网络及沟通网络等形成的合作关系相联结。动态的图书馆流程网络型组织单元是临时的，随着工作任务或项目产生，工作任务或项目完成，组织单元也就解散，组织单元与总部保持动态的变化关系。在动态的图书馆流程网络结构中，组织单元的角色是不固定的、动态变化的，根据临时任务或项目的需要，形成临时组织单元，即动态的组织单元(用虚线椭圆表示)，人员来自于其他组织单元(临时或稳定的组织单元)。一旦临时组织单元组建，它就成为动态网络结构中的一个结点，与总部及其他组织单元产生了网络关系。工作任务或项目完成后，临时组织单元就会解散，人员回到原组织单元中，或重新进入一个新的临时单元［6］。这样的组织结构可以根据需要，随时进行灵活的组合排列，迅速形成战斗力，而一般情况下则保持相对的独立服务管理，这无疑大大提高了组织结构的灵活性。

图书馆为用户提供的世界范围的知识成果由综合协调部门同各结点协调后，按知识分类体系分流，提供给各结点。结点数量的多少，主要依据信息量和用户的需求来决定，各结点加工和处理的只是若干学科范围的相关信息。各结点围绕用户需求，负责信息源分析、信息采集、信息组织、信息存储、信息检索、信息开发、信息传播以及用户培训等一系列工作;技术支持部门负责全馆的技术条件、技术设备、技术支持与技术升级更新等问题，在技术上保障整个网络的正常运行。综合协调部门负责规划、组织和控制本馆的发展与建设目标、步骤与进度，协调各结点工作，促进馆员之间的相互交流与学习，协调馆际之间及本馆部门之间的相互关系，进行人事与财务管理，组织国内、国际的学术交流［7］。在成立的工作团队里，这些组织单元(工作团队)由于是根据项目需要组织的，所以任务清楚，目的明确，各方面有专长的人都是有备而来，能相互沟通与较好融合，能把自己的工作同整体工作联系起来，为攻克难关、解决问题献计献策，并且增强了责任感和荣誉感，激发了工作热情，有利于工作团队顺利完成任务。

3 高校图书馆组织结构变革中的几点措施

网络组织是一个前瞻性的概念，是未来图书馆组织结构发展的方向，但是，希望图书馆从传统组织直接转变为网络组织是不现实的，新的组织结构毕竟要以过去的组织结构为基础，而不可能凭空创造出来。因此，图书馆组织必然要采取一些措施在结构上向网络组织过渡。

3.1 压缩组织层级

图书馆传统组织以劳动分工、科层结构和职能主导为特征，呈现金字塔形状，基层由采访、编目、流通阅览、典藏等组织和各职能部门构成，每个子组织内部又有自己的层级机构，下级组织对上级管理负责，组织上下共同提供服务。这种组织结构曾经极大地推动了图书馆事业的发展，既保证了馆长的统一指挥，又发挥了职能机构的专业管理作用，促进了图书馆人才的专业化发展。随着信息技术的发展和用户需求的多样化，这种组织结构的弊病开始制约图书馆的发展，如过细的专业分工使人们忽视整个组织的使命，有效的管理幅度使组织规模的扩大必然伴随着管理层次的增加;各职能部门由于业务性质的不同，工作无法进行横向比较，造成各部门本位主义严重，从而影响图书馆整体目标的实现。我们不能期望图书馆组织结构能从传统层级制直接变革为网络组织结构，但是减少组织层，是图书馆目前能够做到，也是必须做到的。

3.2 以业务流程为导向的工作团队的建立

在业务流程重组的基础上，图书馆组织需要建立工作团队，也就是将过去以功能分工的组织方式改变为以流程为导向的项目小组。过去分散于各职能部门的工作由一个小组结合起来，承担起满足用户需求的所有工作，各组成小组构成了一个非中心化的联合体网络，这样不但可以避免传统图书馆内部广泛存在的“官僚主义”所导致的管理效率低下，而且也使各组成小组的界限不再严格地局限于功能和层次。当组织职务是围绕小组而不是个人来进行设计时，结构就组成了任务团队。知识服务时代的大学图书馆将越来越多地在图书馆内部和外部使用跨职能的任务团队，人们必须学会在没有固定职务、没有命令权威、既不是被控制也不是控制他人的情况下去进行管理，去完成任务，去实现组织目标［8］。

3.3 加强知识服务时代人力资源管理

信息技术给人力资源管理带来了新的挑战，因此图书馆应从以下几方面加强人力资源的管理:(1)转换人的管理角色。在知识服务环境下进行组织结构变革，减少组织层级，许多员工会对变革产生抵触情绪。因此，图书馆应使广大馆员认识到技术进步的幅度越大，组织变革就越深刻，对人的素质要求就越高，这是现代社会生产力发展的客观规律。图书馆进行组织结构变革能够使人们有更多精力去参与创造性、决策性的活动。(2)适应知识服务环境的特点，彻底破除“官本位”观念，建立符合时代要求的人事管理制度。(3)适应知识服务环境下图书馆组织的扁平化、柔性化和网络化趋势，对知识服务工作者的职务任用和工资福利，应探索新的方法，使其能安心从事知识创造和服务工作;图书馆领导要参与其团队活动，不断调动和激发工作人员的积极性和创造性［9］。

优化高校图书馆组织结构，提高组织结构效率，创建面向知识服务的图书馆组织结构是大学图书馆生存、发展的必然。网络化环境和信息技术为知识服务提供了技术支撑，与此同时，知识服务要求改变传统的组织结构形式，建立起新的、相应的组织管理机制。图书馆要适应时代发展要求，打破传统的集权式组织结构，模糊组织边界，强调部门之间合作，实现各类资源纵横通畅，提高办馆效率，适应知识服务的发展要求。

［1］孙晓明，张爱臣.知识服务与图书馆组织结构变革［J］.图书馆工作与研究，2010，(10):45－48.

［2］［3］［8］［9］吴声凤.信息时代的企业组织结构变革［J］.贵阳学院学报(自然科学版)，2008，(1):1 －8.

［4］［5］［7］张 敏.网络组织模式:21世纪图书馆管理系统的新形态［J］.图书馆理论与实践，2005，(2):17－18.

［6］卢旭升.论企业管理的网络化组织结构［J］.商场现代化，2007，(7):99 －100.