白龟山水库数字化档案管理系统

□白淑萍（河南省白龟山水库管理局）

1.引言

白龟山水库始建于1958年，经过兴建、度汛、续建三个阶段历时8年的建设，于1966年8月竣工，其后,又相继进行了“75.8”大洪水后的大坝加高和1998—2006年前后近8年时间的除险加固。50多年来，白龟山水库在复杂的工程建设、机构变迁、安全监测、技术研究以及日常运行管理工作中，形成并积累了大量的科技、文书、会计、实物等不同门类和载体的档案资料。但由于受传统管理手段的限制，这些长期积累的档案资料，大都以纸张等传统物理形式存在，随着时间的推移和纸张的老化，使得档案资料的损毁现象日趋严重，给档案资料的管理和利用造成了极大的压力和困难。

为抢救老化损毁的纸质档案，尤其是具有永久保存价值的工程规划、设计及建设资料，改变落后的人工管理模式，最大限度地保护和利用档案信息资料，以适应档案管理工作的信息化发展要求，白龟山水库管理局根据单位自身档案管理工作状况和档案应用实际，研究开发了白龟山水库数字化档案管理系统。

2.系统概述

2.1 概述

白龟山水库数字化档案管理系统，由扫描加工平台和管理应用系统两部分组成。扫描加工平台为系统管理人员把文书、科技等各种以传统介质形成的档案资料信息，扫描录入到计算机中，提供必要的支持，帮助其对档案信息进行数字化加工处理，进而纳入系统相应数据库中进行存储管理。

管理应用系统运用灵活的立卷归档模式，通过对各种类型档案的著录标引、档案整理（立卷归档）及全文检索功能，实现了以网络为基础的数字档案为数据源的集成，包括扫描件、各种格式的图象文件、声音文件、视频文件的多媒体应用。当扫描录入批量档案时，可以不与系统中的文件条目著录同步，而同样能够实现系统的自动调用，同时智能地依次从磁盘阵列、服务器中存取相关数据，提供利用。根据用户的职能，赋予用户不同的级别和权限，使不同用户拥有不同的系统操作界面，提供方便的数字化档案信息查询服务。同时，基于网络多层的授权控制机制，可以让系统有效地保证数据的安全。

2.2 系统结构体系

系统采用标准的三层软件结构体系,即数据表现层的系统交互界面、应用逻辑层的专业功能实现和数据层的数据库管理。数据表现层实现系统数据信息的输入、输出管理；应用逻辑层为实现系统要求的各专业功能目标，提供逻辑支持；数据层根据应用逻辑层的不同需求，提供相应的资料数据。系统体系结构如图1所示。

3.系统功能

白龟山水库数字化档案管理系统由数据管理、系统管理、档案查询和业务管理4大功能模块组成。通过各个模块功能的正常发挥，可以轻松地实现对数字化档案资料的全面管理和灵活高效的运用。

3.1 数据管理

数据管理包括文书、会计、人事、科技、照片、声像、实物等各种不同类型的档案数据的管理，其主要任务是把关系型数据库中已归档的档案记录，导出成检索库记录文件，用于全文检索。

3.1.1 文书档案管理

图1 白龟山水库数字化档案管理系统体系结构图

文书档案管理实现发文与收文的登记、查询、文档补录与导入、导入编辑、文档整理、整理编辑、归档确认、查询、打印和文档统计等功能。

3.1.2 会计和人事档案管理

分别实现财务报表、凭证等财务档案和人事档案的录入、补录、归档、查询打印和文档统计等功能。

3.1.3 科技档案

科技档案管理实现对科技档案的文书与图纸的录入、补录、归档、查询打印和文档统计等功能的全面管理。管理的原则是以工程为单元，以工程文件和工程图纸为对象，全面实现科技档案数字化管理和应用。

3.1.4 照片和声像档案管理

照片档案管理是将扫描之后的照片由计算机进行分类、分主题实施管理；声像档案管理是利用媒体技术，对原始录音带和录像带进行数字化制作，最终提供媒体声像文件，同时对新产生的声像文件档案进行分类管理。系统提供照片和声像基本信息录入、查询、补传和编辑整理以及照片和声像删除查询、归档确认等功能。

3.1.5 实物档案管理

实物档案管理是实现对实物基本信息录入、查询、补传、编辑整理以及实物删除查询、归档确认等内容和环节进行计算机管理。

3.2 系统管理

系统管理采用向导式的配置方法，以使系统适应单位的具体情况，系统管理模块负责对系统进行统一的规划管理，包括设置系统运行所需的基本参数、安全机制和用户管理。

3.2.1 用户管理

用户管理采用系统功能的权限管理体系和档案查询权限管理体系两种方式，实现对系统的权限管理。包括新建系统用户、分配系统权限、修改系统权限、分配档案权限、修改档案权限、用户资料信息、修改用户密码等功能。

3.2.2 日志和参数管理

日志管理包括：登录统计、行踪查询、模块查询、访问查询、馆藏统计、利用目的详情、常用词统计、利用日志、库房安检录入库房安检查询等详细的系统日志管理功能，据以实现用户登录系统的全程跟踪，并能轻松查询系统日志；参数管理则包括安全设置、职责设置、菜单设置、配置文件设置、文书分类、科技分类等功能。

3.3 档案查询

档案全文检索采用全文检索技术建立索引，使用户能够通过检索技术检索自己所需的信息。系统检索方式分为直接检索和复合检索两种功能，对于新增加的信息，能够及时建立索引，使文章能够及时发布，及时检索获得。直接检索以直接输入关键字为条件，进行全文检索；复合检索以输入关键字、文件著录的时间、类别为条件进行全文检索。检索速度达到毫秒级，检索极限多达上亿条记录。

3.4 业务管理

业务管理功能模块针对档案的借阅、销毁和移交业务分别提供了相应的管理功能，其中：档案借阅系统提供了档案的借阅登记、档案归还登记、档案催还、档案借阅统计和档案借阅清单等功能；档案销毁系统提供了对文书档案销毁管理的功能，包括档案销毁以及销毁查询、销毁整理、销毁确认和销毁清单打印等功能；档案移交系统提供了对档案移交管理的功能，主要包括档案移交登记、档案移交查询、档案移交整理、档案移交确认和档案移交清单打印等功能。

4.结语

系统通过对纸质、声像、照片和实物等档案信息的数字化处理，从根本上解决了以纸质、照片等传统介质形成的档案资料，在管理工作中存在的档案介质老化、资料损毁流失以及对档案资源利用的局限等突出问题,改变了档案工作重管理轻应用的固有传统，突破时间和空间限制，提供了便捷的数字化档案信息管理和查询服务。通过网络多层系统安全设置和多层授权控制机制，为保证档案资料数据的安全提供了可靠保障，真正实现了在网上对数字化档案资料信息的全面管理与应用。