浅析铁路企业项目中的档案管理

何莉洪

摘要：本文分析了铁路企业在项目档案管理中易出现的问题，并对现行档案管理工作提出了相应的建议，以期为有关档案工作者提供参考。

关键词：铁路企业项目档案管理建议

企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式，是企业文化的重要组成部份，作为一名在铁路企业工作了10余年的职工，对项目档案管理方面深有感触。近年来，随着云南铁路事业的不断发展，在实际基建工作档案管理中暴露出来很多问题，有些影响了企业的声誉，有些也为企业的经营决策提供了很多的参考依据。如何让档案管理工作能在企业的正常经营活动中发挥更大的作用，是值得深思和探讨的，根据档案管理的实践，笔者对铁路企业项目建设过程中档案管理易出现的一些问题谈几点拙见。

1 铁路企业项目档案管理易出现的问题

1.1 档案移交不及时 在铁路企业施工项目过程中，因为项目点比较多和散，一般会同时有四到五个项目同时施工，每个工程的施工工期也不等，一般在半年到两年之间，中间牵涉到了大量的施工资料需要及时归档，如开工申请资料、测量资料、单元工程验收评定资料、工程量签证和结算支付资料等。在公司总部的档案管理要求中，一般要求各项目部必须设置专门的档案管理员，及时对各种资料进行收集、存档。但在实际操作过程中，很多项目经理没有认真贯彻落实这一制度，经常是让工程技术人员兼职管理，在工期很紧张的情况下，工程技术人员既要忙着搞技术，又要忙着搞档案管理工作，经常会发生诸如不能及时归档或在施工快结束前，统一才来清理所有归档资料。加之部分项目经理对档案交接工作不够重视，责任不明、界限不清、把关不严，经常是老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，使得一部分施工项目档案管理工作前后脱节。致使有些已完工的建设项目竣工资料没有及时移交总公司或业主保存，或造成部分竣工档案丢失、资料不齐全、手续不完备等情况出现。

1.2 档案管理不规范 有的项目经理对档案管理缺乏足够的认识，没有意识到档案缺失会给企业带来的不良后果，在管理上没有严格执行总公司颁发的制度，流程上也是敷衍了事，加之用人制度不规范，在招聘档案管理人员时往往只是面试下即可上岗。现在人才流动日益频繁，有的人受利益的驱动，不顾项目部是否同意，一走了之，造成在其手上的部份资料没有得到很好的移交或被其私自毁灭，给项目部后续的归档和竣工结算等工作造成很大的困扰。

1.3 档案监交工作不严格 一部分项目经理把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，对档案交接工作很少过问，加上档案管理人员业务培训长效机制尚未健全，没有严格的管理制度，部分项目部档案管理人员变化较大，对档案管理业务流程不熟悉，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。

1.4 档案管理电子化还未形成 现在很多基层单位和总公司的联系都还停留在纸质文件上，没有充分利用互联网的便捷性来加强交流和沟通，也没有专业的档案管理软件，全靠手工归档，容易造成档案的漏项、缺项，总公司和项目部之间各自为政，不能在系统内部形成统一有效的管理，致使查阅困难，归档效率低。

2 加强铁路企业项目档案管理的建议

为了保证铁路企业施工项目档案的真实性、严肃性，促进档案管理人员合理流动时档案移交的规范性、完整性，笔者有几点建议：

2.1 统一领导，分级管理

2.1.1 铁路企业内部的档案机构要对本企业的档案工作實行归口管理和统一领导，由总公司建立统一的企业档案管理制度，对各项目部的全部档案实施综合管理。企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，项目部应按一定要求进行科学分类整理，注意各种文件材料的形成和积累，在工程竣工时及时移交档案，实现档案的有效利用。

2.1.2 要完善企业各级基层单位的档案管理制度，包括档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得截留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。

2.1.3 项目部要严格遵守总公司的档案管理流程，包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、档号编定、归档与档案清理、保存期限、档卷清理、调卷管理等，及时收集各类施工工程资料，按规定妥善保管、移交。

2.2 明确职责，理顺关系

2.2.1 项目经理应把档案交接工作摆上重要议事日程，要纳入到工作程序和规章制度之中。在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。

2.2.2 档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作，要对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符，对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，对未能归还的借阅资料要及时催还，并编制档案移交清单和撰写移交说明。

2.2.3 档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。

2.3 加强学习、提高素质

2.3.1 要定期对档案管理人员进行理论培训，加强学习专业基础知识，使其能够掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，树立良好的职业道德，提高服务质量。

2.3.2 档案管理人员必须忠于职守，具有严格的保密观念，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。

2.4 加快档案管理电子化进程

2.4.1 企业总部应加快档案电子化建设进程，有计划、分步骤、分阶段建设计算机网络信息系统，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、网络系统的建立维护等。充分考虑各施工项目点对信息利用的需求，提供共享信息平台，开发适合系统内部档案管理模式的软件，使项目部能简约、快速地获取所需信息，缩短与企业总部档案工作的距离。

2.4.2 企业内部要充分利用现有办公资源，建立一套现代化的信息管理网络系统，进一步完善、改进和提高整个档案管理系统，并将成熟的经验在所有项目点推广、普及，不断提高整体应用水平，从而促进企业项目档案管理工作的科学化和现代化。

3 总结

项目档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。铁路企业档案部门只有在实践工作中改变传统的观念，不断更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，实施档案信息技术科学化，提高管理人员素质，强化服务与管理意识，才能全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果，真正实现企业项目档案现代化管理，更好的为企业经济发展服务，不断提升企业在市场经济中的竞争力。

参考文献：

[1]袁铁军.浅谈企业档案管理，2003.11.

[2]章燕鸿.浅谈企业档案管理工作中的几点体会，中小企业管理与科技，2009.09.