针对农业和农村档案管理规范化的讨论

卢武

农业档案真实地记录着我国农业生产、科研、教育等方面的实况、经验、措施和方法，对农业生产的发展起着重要的作用。为农业、农村和农民服好务，加强农业和农村档案工作，推进农业现代化进程，保持农业稳定与发展，帮助农民奔小康，是档案工作部门义不容辞的责任。

随着时间的推移，档案资料不断变化和受到损坏，档案的“寿命”是有限的，档案资料必须用科学的方法保管，以便最大限度地延长其“寿命”，这对于农业档案部门和资料部门的工作人员来说是一个重要任务。

一、档案损坏的原因。随着科学技术的发展，档案的载体形式多种多样，现就纸质制成档案例材料而言，损坏的原因是很复杂的，但主要是两个因素：一是纸质制成材料的质量、纸质好坏、印刷工艺、写字墨水质量等都会影响档案“寿命”，是纸质档案遭到损坏的内在因素，还有就是档案保管条件也决定着档案存活的寿命，如环境、气候、虫害等外在因素。

二、农业和农村档案管理规范化的必要性

农业是我国国民经济的基础产业，农业为人们提供生命和生存所需要的各种基本生活资料。农村经济，不仅要引进先进技术，而且还要推广先进经验，在这些活动中产生和形成了许许多多重要的农业和农村档案，记载了我国农业发展历程，记录了农村各项工作和农民生产、生活的真实情况，为农业科学研究提供了依据，为维护广大农民权益提供了重要凭证。

近年来，村级档案虽然实现百分之百的建档，但是还有待进一步完善，使村级档案管理达到标准化规范化。从目前来看，农业科技档案的积累和归档工作还存在严重问题，比起其他门类或专业档案差距太大，我们发现农业方面的档案大多数是经验式管理，自讨方便，谈不上立卷标准、管理规范。个别的档案还存放在各业务部门个人手中，虽然乡（镇）村建立了档案室，但收集保管的档案门类不全，大多数是文书、会计、村民档案，要使农业档案真正为“三农”建设中发挥作用，非常有必要对农业、农村档案进行标准化管理。

三、农业和农村档案规范化管理的内容

农业和农村档案建立后，加强规范化管理，是一个重要的问题，规范的内容有：档案管理制度、收集、整理、分类、组卷、编目、保管利用、人员素质等。

1、建立农业和农村档案管理制度

农业和农村档案量大、面广、信息资源丰富，要想系统地管理好农业和农村档案就必须从上到下建立健全严格的规章制度和岗位责任制，既有档案工作领导小组，又要有档案室机构和档案人员，还要有业务基础设施完备的档案用房和用柜，使农业技术推广、良种繁育供应、农业气象、农业机械、农作物新品种等项工作中形成的档案都能进行集中统一管理，而且对农业档案形成的时间、归档内容、归档份数都要进行严格要求，并由专人负责立卷、归档、保管、利用、做到制度健全、标准一致、管理规范。

2、农业和农村档案基础材料的收集、整理

农业档案要围绕农村“三农”、基层民主选举、村务公开、科技兴农、农村精神文明建设、农业产业结构调整、乡（镇）企业经营、粮棉购销、体制改革减轻农业社会化服务体系和农产品市场体系等各项重点工作中形成的有保存价值的各种门类和各种载体档案材料进行广泛的收集，对这些材料形成的用纸、用水，案卷的分类、组卷，各种目录的填写都要参照机关业务建设规范进行严格要求，在业务指导工作中作到基础业务建设要起点高、一步完善到位。

3、农业和农村档案材料的保管条件

为确保档案安全和便于社会各方面利用，对各单位、个部门、各专业户形成的文件材料通过整理、立卷后，一定要存放在符合要求的专房、专箱和专盒里，并做好防火、防盗、防潮、防虫等防范措施。

四、农业和农村档案管理规范化的好处

农业和农村档案经过系统地、规范化整理后，为开发利用打下了坚实原基础。直接为各经济技术部门的领导和科技人员提供服务上有三大好处。

一是查找方便。经过集中系统的收集、整理、分类、组卷、编目后，有规律的存放在盒、箱、库内，只要利用者前来查询有关档案材料，档案人员就会很顺利地将档案材料提供利用者，不再会为查找一份材料而四处奔波既浪费时间、又浪费人力，结果还保证不了能查找到所需要的档案材料。

二是查找及时。档案材料经过档案人员系统的整理，科学的编目，有序的排架，并由专人负责保管，只要利用者随时查找，就随时有人接待，而且查找起来非常应新顺手。

三是查找准确。收集上来的各种文件材料，经过档案人员系统整理后，分类清楚、组卷合理、案卷标题拟制准确，只要利用档案检索工具，就会将利用者需要的档案材料给予准确快捷有效的提供利用。

综上所述，农业和农村档案工作是一项艰巨而繁杂的工作，对乡（镇）站、办、所、企业在工作中形成的种类、各种载体的档案收集、整理、立卷、归档工作的开展已是迫在眉睫，我们一定要在农业档案直接为农业生产和农村经济发展服务及为农业科研和技术推广服务上而努力。