研究档案信息管理电子化的应用与影响

樊云

［摘要］ 信息技术的普及与发展推动了档案管理的电子化，档案信息的管理也应该朝着电子化的方向发展。档案信息管理电子化具有传统的管理方式所不具有的优势，但也存在一些问题。档案管理人员要转变观念，提高认识，积极应用电子化管理。［关键词］ 档案管理； 电子化； 应用

［中图分类号］G270.7［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）15- 0097- 01

档案信息的管理是指相关部门对档案实体和档案信息进行有效的管理并提供相应的利用服务等各项业务的总称。近年来，随着计算机技术的普及与发展，信息的电子化处理也越来越普遍地运用到我们日常工作生活中。一些企事业单位由于档案信息管理过于复杂，采用传统的人工管理方式，效率低下而且极易出现差错，而借助于计算机电子化技术，不仅能在很大程度上提高档案管理的效率，还能提高信息的准确率。随着市场经济的不断发展完善，加强档案信息的管理对于企业的发展有着非常重要的作用，因此，研究档案信息管理电子化的应用与影响，具有非常积极的现实意义。

1档案信息管理电子化的优势和问题

在档案信息的使用过程中，信息的检索者最为关心的当然是最终呈现在他们面前的信息内容 ，而这些信息可能是来自于各个不同的文档，而把这些档案信息进行有效的综合，再系统地提供出来，是档案工作者不可推卸的重要责任。档案的管理事实上是一个去粗取精、去伪存真的过程，使档案最终的呈现必须具有系统性、真实性和价值性等多种特点，这样用户才能得到较为完善的服务。档案的电子化是档案管理的发展趋势。

1．１档案信息管理电子化的优势

档案信息的电子化处理过程拥有许多不可比拟的优势。其一，它可以发挥现有计算机的潜能，提高计算机的利用率。经调查得知，我国基层的档案室很多都配备了计算机，但是这些计算机的开发功能却过于简单，而采用电子化处理档案无疑会发挥其现有的潜能，提高工作效率，并节约一定的资源。其二，以往的信息加工模式无一例外要经历选材、编辑、出版3个主要的过程，这样的工作过程历时较长，也会对档案应有价值的发挥造成很大的影响，而档案信息的电子化处理过程，编者可以直接通过机读形式的档案迅速完成相关的信息加工，快捷地出版二次文献。其三，实现档案信息的电子化之后，我们可以一次投入而多次的产出，可以从根本上摆脱信息加工受经费限制的不利局面。

1．２档案信息管理电子化过程中存在的问题

档案信息管理的电子化在近些年得到了一定程度的应用与推行，但是在具体的应用过程中，依然存在一系列的问题，这些问题主要包括以下几个方面：首先，档案管理软件缺乏通用性。由于档案信息管理软件在型号和规格上存在很大的差异，时至今日也没有一个既可以进行文件检索又可以用于档案管理的处理系统，档案信息管理的进度受到了很大的限制。其次是我国到目前为止还没有建立一个达到数据交换机读目的的档案系统，档案管理和网络管理两方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，层次也不一样，这种状况不能适应档案信息资源共享的要求。再次，档案信息管理未实现标准化和规范化。档案信息自动化系统的功能并没有得到充分的发挥，而档案业务基础工作的标准化和规范化水平也非常差。最后，档案管理人员的素质较为低下。档案管理电子信息化需要相关的操作人员具备较高的层次和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作过程，但是从目前的情况来看，很多档案的部门缺乏高科技人才，而相关的复合型人才更加紧缺，很多的档案管理人员年龄较大，不愿意进行计算机知识方面的学习，过度依赖手工整理，尽管档案室引进了现代化的计算机系统，但却没有人灵活运用，也没能发挥其应有的实际效用，就更谈不上档案管理的电子化了。

2档案信息管理电子化的应用策略

2．１转变思想，提高领导者的现代化意识

在进行档案信息电子化的过程中，领导者的现代化意识和知识水平可以说是非常重要的决定性因素。我们可以看到，有的档案管理部门的领导具备一定的现代化管理意识，积极引进档案管理的电子化处理系统，而且也想方设法吸引相关的人才，档案的信息化管理工作开展得如火如荼，而相反，还有一部分领导，眼光狭隘，认识不到档案管理的电子化处理的重要性，也不重视现代化的办公应用系统，工作手段落后，人员素质低下，档案信息管理工作开展得较为滞后。因此，一定要转变思想，切实提高领导者的现代化意识和知识水平，从而推动我国档案信息的电子化进程。

2．２谨慎选择技术路线

近些年来，信息科技取得了突飞猛进的发展，这也是技术革命的主要特征，目前微机工作站、服务器性能的提高以及应用软件的开发过程对我国档案信息的电子化进程有着非常重要的影响，在这种条件下，谨慎选择合适的技术路线是非常重要的，应该在单位积极推行先进的电子信息处理技术，促进经济效益和技术因素的统一发展。当前档案信息电子化存在的一个问题是，档案信息的电子化进程对于技术的因素要求很高，但现实的技术发展条件却无法满足这种要求，因此，要谨慎选择技术路线，通过不断提高技术水准来满足档案信息电子化发展过程中对于技术的要求。

2．３提高档案管理人员的素质

当前，要做好档案信息的电子化处理工作，人才具有很大的决定性作用，档案管理部门要积极引进具有现代化信息处理技术的工作人员，还要不断地加强对现有人员的技术培训，一方面提高他们的计算机操作水平，使他们了解档案信息处理的每一个具体的流程；另一个方面，提高他们的责任心，使他们认识到档案管理工作的重要性，以饱满的热情投入到档案信息电子化管理的工作中去。