当前企业档案管理存在的问题及解决策略

张健

摘要：企业管理基础工作的组成部分之一就是企业档案管理工作，随着市场经济的不断发展，企业档案管理工作对于企业的整体发展越来越重要。但是当前很多企业没有认识到档案管理的重要性，现有的档案管理机制不能很好地适应市场经济的快速发展。本篇文章主要是针对企业档案管理的现状进行分析，并提出相应的解决措施。

关键词：企业档案管理；现状；存在问题；解决措施企业的经营和发展主要是依赖企业档案这一重要的信息资源，对于企业来说，虽然档案管理是一项基础的工作，但它对于企业进行科学决策、开发新市场、超越竞争对手以及制定企业发展战略具有重要意义。从这一角度来看，档案管理是企业的一个重要的资源，可以体现企业的市场竞争力。那么在市场经济快速发展，竞争如此激烈的今天，如何做好档案管理工作，使其发挥应有的作用和价值，是目前企业应该考虑的重要问题。

一、当前企业档案管理工作存在的问题

我国的企业档案管理工作一直以来都来有比较浓的计划经济的特点，与当前信息化时代、市场化经济，以及企业档案管理的实际需要有很多地方是不相适应的、矛盾的。这些矛盾和问题总结起来有以下几个方面：

1、档案管理设备陈旧，管理人员素质不高，缺乏基础管理

档案工作的管理人员普遍存在素质不高的现象，造成这一现象的主要原因就是企业从根本上没有重视，其管理人员有很多都是老员工，没有或是很少进行上岗培训，缺乏专业的档案管理人才。相关企业负责人对档案管理的重视程度不够，把其看成是很容易完成的简单工作，每次裁员档案管理部门都是首当其冲，所以这样一来，档案管理人员流动性大，进而使其工作人员工作情绪不稳定，很难保证档案管理工作的有效性，也使档案管理工作效率低下。

做为档案管理工作的物质基础，基础设施的更新换代很重要。在科学技术日新月异的今天，配备现代化的管理设施是必须的，这样才能保证档案管理工作发挥其作用。如果原有的档案管理设施陈旧就不能够满足档案管理现代化的要求，同时也会影响档案管理工作的效率。

2、企业各部门归档意识差，缺乏配合

企业各个部门应该了解到档案的管理工作不仅仅是一个部门的工作，它是需要整个企业各部门的协调配合的。但是在实际的经营运作中，企业各部门之间的协调配合不够，缺乏归档的主动性，这就导致档案不全、缺乏连续性，这就会影响企业档案的作用发挥，进而影响企业的经济和生产工作的进一步发展。这些问题之所以会出现，主要是因为企业没有制定相关的规章制度，或是在实际工作中执行力的缺乏。企业缺乏科学的档案工作运行机制，加上档案管理人员素质不高，没有收集和整理足够的档案资料，因此也没能够及时的交送给决策层，导致企业领导对其重视程度不够。

3、企业档案管理工作对信息的开发和编研工作上存在一定的问题

管理好企业档案主要的目的就是为了企业更好的经营发展，档案工作应该为在市场竞争中的企业收集、整理、编研、提供资料和信息，但是，目前在很多企业中档案管理部门只重视红头文件，忽视信息资料的编研。很多企业的档案管理工作还只是停留在简单的汇编材料上，没能顺应市场经济的发展，编研成果不恰当、层次低。企业的档案管理缺乏创新，还是因循守旧的方式，这会严重影响企业自身的发展，同时这也是档案管理亟待解决的问题。

二、企业档案管理的有效措施

1、重视档案管理，完善管理制度

企业在档案管理过程中，应该由管理层制定比较严格的档案管理制度，并要强制实行。档案的管理人员要严格按照规定处理企业档案问题，比如不允许个人随便借用档案资料，如果借用必须在指定时间内归还。档案管理部门应该指定人员具体负责对档案的更新、安全，并随时有人监督。企业领导应当给与档案管理充分的重视，逐步解决档案管理中存在的问题。

2、做好档案管理的基础工作，企业人员档案要及时更新

企业档案管理是一项长期的基础性工作，这就要求工作人员要及时更新档案。还有一点值得重视，就是档案管理工作不仅仅是档案工作人员的事，也需要企业各个部门的配合，把人员的更新及时反映给档案管理中心。同时企业的领导者应该制定档案管理的相关规范，以确保其工作的顺利进行。

3、提高档案管理人员素质，加强专业培训

企业的档案管理人员应该要定期参加专业培训，培训的主要目的不仅是要档案管理人员了解现代的档案管理方法和手段，而且还要学会使用现代的管理用具，比如计算机以及档案管理软件的使用等。除此之外，工作人员还应该了解档案法，这样有利于科学合理的进行档案管理工作。在具体的档案管理工作中每个工作人员要各司其职，各负其责，但大家可以随时交流工作中的心得，以便总结工作经验，提高工作效率。

综上所述，我们了解到企业档案管理工作是一项非常重要的基础性工作，虽然目前企业的档案管理工作存在一定的问题，但是只要企业不断提高对档案管理重要性的认识，积极的采取解决措施，经过共同的努力，企业的档案管理会适应市场经济的发展，为企业的竞争和发展发挥其应有的作用和价值。（作者单位：四平市四通城市基础设施建设投资有限公司）

参考文献：

［1］甄学云．试谈企业档案管理与信息化建设［J］．泸天化科技，2009，11（7）：45-46．

［2］黄世吉．现代企业制度下企业档案管理研究［J］．档案学通讯，2006，5（3）：10-12．