中小型工业企业ERP的抉择与分析

孙晓燕

【摘要】 中小型工业企业在我国经济发展中占有重要的地位，但是目前其信息化管理程度相对大型企业却低很多。文章通过分析信息化管理系统的优点及目前ERP市场的软件、硬件系统环境，说明不是目前的ERP产品不适用于中小型工业企业，也不是中小企业的发展不需要ERP产品，而是两者没有找到合适的切入点。文章结合中小型工业企业自身的特点，从生命周期角度提出了中小型工业企业ERP抉择的相关建议与分析。

【关键词】 中小型工业企业； ERP； 生命周期

传统观念认为企业信息管理系统建设只适用于具有一定规模、企业组织结构复杂、职能完备的大型集团或企业，而事实上随着硬件与软件技术的不断发展，企业信息管理系统以ERP为代表已步入了低风险、快融入、易上手时代，以前动辄几千万的实施安装费用和几年的实施安装周期已经被价格适中的标准安装包所取代，中小企业上ERP已经不再是高风险、高成本的一个项目了。国内用友及金蝶等企业更是推出了几万元的面向中小企业的ERP服务软件，国外业界的标杆SAP于2002年就已宣布进军中小企业，甲骨文也于2006年左右推出中小企业业务。一方面软件商们大张旗鼓积极推出中小型企业服务业务，但另一方面作为购买者的中小企业却不可以盲目跟风，要基于理性判断进行相关抉择，实施使用过程中要注意相关问题。本文就以上问题进行具体探讨，希望能给正面临信息化选择的中小型工业企业一些启示和建议。

一、中小型工业企业的最新定义及重要地位

2011年6月18日工业和信息化部、国家统计局、国家发展和改革委员会、财政部联合印发了《关于印发中小企业划型标准规定的通知》，其中定义工业行业从业人员1 000人以下或营业收入40 000万元以下的为中小微型企业。其中，从业人员300人及以上，且营业收入2 000万元及以上的为中型企业；从业人员20人及以上，且营业收入300万元及以上的为小型企业；从业人员20人以下或营业收入300万元以下的为微型企业。

改革开放特别是党的十五大以来，我国的中小企业发展迅速，在国民经济和社会发展中的地位和作用日益增强。目前，全国工商注册登记的中小企业占全部注册企业总数的99%。中小企业工业总产值、销售收入、实现利税分别占总量的60%、57%和40%。近年来的出口总额中，有60%以上是中小企业提供的。在20世纪90年代以来的经济快速增长中，工业新增产值的76.7%来自中小企业。1998年全国工业企业中，小型企业销售额增长率和工商税收增长率分别为10.27%和11.64%，均高于大中型企业。全国工业就业职工1.5亿人中，有1.1亿人分布在中小企业，约占总数的73%。2011年9月31日美国《福布斯》杂志亚洲版发布了按业绩排名的亚洲中小企业200强，中国内地和香港有65家公司上榜，在所有国家和地区中排名第一。

如此重要的经济地位，如此好的发展前景，但调查显示我国中小企业信息化水平很低，欧美中小企业信息化比例为60%，而我国却只有3%左右。在工商部门登记的10万家中小型企业中，只有10%的企业实现了部分信息化管理。难道ERP信息系统真的就离我国中小企业那么远，对于我国的中小企业，ERP真的就作为舶来品不能很好地本土化？

二、中小企业的信息管理系统现状分析

笔者首先从现阶段中小企业的信息管理系统现状入手，来分析目前企业信息管理系统的发展以及当前软件、硬件的配套情况。

（一）企业信息管理系统界定

本文中所谈的信息管理系统的概念是指ERPⅡ时代，概括来谈其主要包括三部分：一是办公自动化系统，如OA（Office Automation）；二是业务财务信息系统，包括AIS（会计信息系统），PMS（生产管理系统），SCM（供应链管理系统），HR（人力资源管理），CRM（客户关系管理）等等；三是辅助决策系统，如BI（Business Intelligence）。需要强调的是，企业信息化建设涉及整个企业的经营管理系统，不能用局部模块的信息化来代表。企业信息系统结构如表1所示。

（二）硬件系统环境

当iphone拿在人们手中的时候，人类已经不能把它简单地定义为一部电话了，它的数据处理能力远远超过了20世纪90年代的一部普通的台式机。现代电脑技术不断更新换代，个人电脑的运算能力已经能让许多中小型数据库服务器安装本地化，实现单机及多机版软件安装成为可能。图1是中兴通讯ERP项目的硬件系统方案，同样适用于中小型企业的硬件环境配备，交换机以及客户端的数量可以根据需要减少。

（三）软件产品发展

目前支持中小企业信息管理系统建设的相关产品很多，国内国外ERP软件商目前都提供这方面的产品。本文只简单提一些产品供大家了解。国外主要有：ORACLE中小企业版EBSSE（rapidstart），它是一个预先安装和预先配置的解决方案，是专门为中小型企业市场量身定制的功能强大、成本低廉、低实施风险的商务应用产品。SAP的mySAP All-in-One和SAP Business One解决方案则是一种以mySAP 商务套件为平台满足行业要求的预打包式的解决方案，包括预配置的业务流程等内容并提供相应的实现工具和方法。国内主要有：用友U8、金蝶K/3、速达5000、神州数码易助ERP、正航T357等。

三、抉择分析

在进行中小型工业企业信息管理系统抉择的时候，首先要认识到信息系统的相关优势，然后了解其需要承担的相关风险，并权衡其中的利弊。

（一）信息管理系统的优势

笔者主要从成本优势、管理优势、效率优势及协同优势四方面列举信息管理系统的优势。

信息管理系统的优势不言自明，曾经有很多这方面的资料和文章。在这里只简单地提及一些供大家参考。比如节约成本。目前我国人口老龄化趋势明显，人口红利优势在不断地削弱，劳动力成本随着股价节节攀升，手工管理的成本优势已不再明显。信息管理系统的上线已经不单单是减轻劳动力强度的问题了，更重要的是给企业带来实实在在节约劳动力成本的实惠。目前信息系统管理软件及硬件成本有很大的降低，相关软件卖价有的甚至低到了2万元，计算机等硬件售价更是不断下调，而且相关技术成熟稳定。

再比如ERP管理思想及方法的融入。今天的中小企业就是明天的大型集团企业，尽早从战略上引进科学的管理方法，为企业更好更壮大地发展提供了一个开放式的平台，规范了企业的相关管理流程，保存了相关管理方案和技术资料及数据等。

中小企业生存和发展面临很大压力，其市场反应及业务敏捷性是中小企业的优势所在，ERP系统能够让企业更快捷准确地了解自身的情况，让中小企业决策依据准确高效。

作为现代商业链条中某一个环节的中小型工业企业，上下游的大型企业往往已经实现了管理的高度信息化。这个时候，信息化往往成为某个市场的准入条件，中小企业通过进入整个供应链信息平台，提高整个供应链的运行效率，最终实现协同商务的新型商业模式。

（二）信息管理系统的风险

要正确理解信息管理系统的风险，据相关资料，企业信息化管理的精髓是信息集成，其核心要素是数据平台的建设和数据的深度挖掘，通过信息管理系统把企业的设计、采购、生产、制造、财务、营销、经营、管理等各个环节集成起来，共享信息和资源，同时利用现代技术手段来寻找自己的潜在客户，有效地支撑企业的决策系统，达到降低库存、提高生产效能和质量、快速应变的目的，增强企业的市场竞争力。企业信息管理系统主要是解决业务处理复杂化和企业规模不断增大而带来的种种管理上的问题，它不是企业的盈利点或者说不是现金流入的渠道方式之一。它能够帮助企业快速地了解企业自身的情况或问题，快速响应电子商务时代带给企业的商机，准确及时地管理好自己的生产。需要说明的是，这一切好处的前提是企业信息系统能够贴切地融合到企业的各种业务流程中。这一点很重要，它恰恰说明了企业信息系统的风险性。下面本文从资金影响、中小企业管理能力和中小企业自身特点三个方面对信息系统实施风险加以分析。

1.资金影响

近些年融资难是大家都避免不了的话题，而作为没有政府依托背景、没有足以抵押的固定资产的中小企业，融资更是难上加难。经查找相关资料了解，我国尚无专门为中小企业贷款的金融机构。商业银行体制改革后权力上收，以中小企业为放贷对象的基层银行有责无权，有心无力；实行资产负债比例管理后，逐级下达“存贷比例”，使本来就少的贷款数量更为可怜，贷款供应缺口加大；加之银行只认可土地房产等不动产作抵押，中小企业担保机构少，担保品种单一，寻保难。因此，中小企业借贷成本高也影响了其融资能力。目前我国南方地下钱庄交易火爆可以充分地反映这一点。

企业资金的取得有两个主要方式：一个是开源，另外一个就是节流。ERP通过企业的快速反应可以多争取一些订单，起到开源的作用；另一方面通过有效地管理控制企业的应收账款和流动资金占用，减少企业资金的不必要浪费。但是需要指出的是，实施信息系统的风险会随着企业规模的减小而增大，主要是因为信息系统实施所用资金流占企业总资金流的比例往往会随企业规模的减小而增大。在这一点上，可以理解为规模效益的反向推理。强行上信息管理系统，追求企业中长期的利益，不如先走好当下，让企业首先健康地活着，然后再考虑如何活得更好。在选择ERP产品时要量力而行，可以分阶段实施，把占用资金的影响化大为小，减少对企业整体资金流的影响。

2.中小企业管理能力影响

据相关资料，现在中小企业存在着很多的问题：管理水平低、人员素质相对较低，主要表现为管理理念落后、基础管理薄弱、现场管理混乱、组织制度建设滞后、生产经营粗放等等。这些问题的存在，影响了中小企业信息系统使用的效果及日常维护。信息系统下强调企业的管理能力、管理的规范化、企业员工的个人素质和职业修养。在这种情况下，信息系统的人员培训和再培训成本也会增加。中小企业如何保证企业信息系统岗位人员的相对稳定性就需要从激励机制、企业文化等角度来考虑这个问题了。

中小企业本身不可能拥有非常优秀的IT技术人员，也不可能像大型企业那样有专业规范的部门负责ERP的相关事宜，加之正处于发展阶段的中小企业其自身业务也会随市场的变化不断进行调整，这些对ERP的顺利实施应用产生了影响。所以选择一个后继服务稳定、产品功能伸缩性较强的软件服务提供商是很重要的。

3.中小企业自身特点影响

信息系统实施的难点就在于系统和企业业务的整合，而中小企业的首要特点和优点就是业务形式比较灵活。据有关资料显示，当今时代人们越来越突出个性的消费需求，消费品生产已从大批量、单一化转向小批量、多样化。中小企业作为个体普遍存在经营品种单一、生产能力较低的缺点，但从整体上看，由于量大、点多，且行业和地域分布面广，它们又具有贴近市场、靠近顾客和机制灵活、反应快捷的经营优势。让信息系统时刻跟上中小企业业务流程的发展和需要，这个要求比较难满足，维护成本也较高，并且中小企业员工人数较少，组织结构简单，信息传递过程简单，往往体现不出信息系统的优势所在。所以在选择ERP产品时，没有必要一味求全求大，简单灵活才是选择软件时首先需要考虑的因素之一。

四、抉择建议

中小企业信息管理系统从生命周期角度主要分为系统规划阶段、系统分析设计实施阶段和系统维护阶段三个阶段。下面从以上这三个阶段给出中小型工业企业信息系统选择的相关建议。

（一）信息系统在系统规划阶段

信息系统在系统规划阶段一定要做好可行性分析。在规划阶段就要明确要解决的问题，确定新系统的目标，并做好相关的准备规划。企业信息管理系统是一把手工程，在中小企业里则体现得更为明显，老板切不可一时头脑发热，在一切没有调查了解清楚的前提下就决定采取更先进的管理工具，毕竟先进并不意味着适合。中小企业的信息系统实施难度不大，所以技术上很容易通过，资金流的可行性分析对中小企业而言才是更为实在的要务。不建议通过短期融资渠道解决信息管理系统的资金问题，因为ERP系统是一个长期投资项目，短期融资渠道风险比较大。

信息系统在系统规划阶段一定要做好必要性分析。新的系统能否解决公司在经营管理中面对的问题呢？是否更需要企业在管理制度上的改进和完善？如有的企业主要问题是产品老化，没有市场需求；有的企业设备陈旧，工艺落后，这类问题，都不是上企业信息系统就能够解决的问题。再比如说管理体制问题、经营策略问题、人员素质问题，这也不是能通过上企业信息系统就能解决的。

当家人的技术狂热和管理控制狂热，会让原本还可以继续使用的旧信息系统提前退休，增加企业不必要的成本和人员的工作量。劳民伤财的结局不一定会达到企业露出崭新面貌的结局。企业信息系统上马或不上马，上到一个多大的范围，更不更新，更新到一个多大的水平，需要一个准确客观可靠的必要性分析作支持。

（二）系统分析设计实施阶段

中小型工业企业系统分析设计实施阶段要遵循“整体架构、分步实施、追求最大回报率”的原则。整体架构是指系统设计要从高到低高屋建瓴，要考虑到企业整体，切不可追寻局部功能的完善而不考虑整体的信息流的需要。分步实施是指先对照企业最重要的业务关键点来实施企业信息系统，做到尽快实施，尽快见效。如果购买通用企业信息系统软件能够满足中小型企业分批应用软件各个部分的要求，可以先应用财务软件部分，也可以先应用进销存软件部分，或应用生产管理软件部分等。企业信息系统实施既要考虑到成本支出，也要为企业未来的发展留有余地，模块搭建尽量灵活，可以随业务流程改变而作适当调整。让系统有扩展性和弹性，给中小企业更多的业务流程空间和发展空间，这也符合中小企业本身的优点和特点。在系统与灵活性选择的时候，时刻注意不要舍本逐末，正处于发展中的中小企业尤其要注意这个问题。

在实施阶段还要注意不要奢望把所有管理上的问题和漏洞通过ERP全部一步到位地解决，这会让本身身处变革和矛盾中的ERP实施步履维艰。不要把战线拉得太长，包括前面讲的调整的功能及范围，也包括实施时间。

（三）系统维护阶段

中小企业信息管理系统尽量选择成熟的软件开发服务商合作，这样能够降低很多开发成本和风险。对于软件服务商的选择，中小企业应更重视后期维护以及维护成本。被实施企业要加强企业自身人员的培训，没有一支高素质的管理队伍，再先进的信息系统也只能是空中楼阁。企业在信息系统实施过程中要对企业的各层次业务人员进行不同方面的培训，让系统应用人员统一认识、了解系统能够带来的好处，避免产生排斥心理。企业信息系统对初始端信息输入的质量要求很高，要避免信息的遗漏、冗余和错误，进而减少系统的维护成本。优质的信息源才能保证优质的信息产出，这对信息管理系统尤为重要，否则就会产生“垃圾输入，垃圾输出”的现象。中小企业中员工的流动性相对较大，这对系统的正常维护很不利，建议储备好系统维护人才，对关键人才给予相关非物质奖励。

维护阶段建议做好备份工作，防止由于意外事故而造成企业数据的丢失和遗漏，同时加强系统安全的认识，做好信息管理系统的内部控制工作。系统的安全是中小企业信息管理系统中经常忽视的环节。

【参考文献】

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