浅谈住房公积金档案特点

李巍巍

住房公积金档案是随着住房公积金业务的出现而产生的，同时因其业务的发展、延伸和完善，其内容上更加丰富，数量上不断增长。它是缴存单位及职工住房公积金账户设立、缴存、提取、使用、变更、注销等活动中形成的。它是住房公积金管理工作的基础，是承担住房公积金管理的职能部门、经办机构和缴存单位做好工作的依据。同时它也是国家档案信息资源的重要组成部分，它具有档案的普遍特点，但也有独特性的地方。

一、来源广泛性

形成住房公积金档案的单位很多，有承担住房公积金筹集、营运和管理的职能部门，即中央和地方的住房公积金管理中心、分中心、办事处；有住房公积金经办机构，如银行、担保公司等；有具体负责报批办理住房公积金开户、缴存、注销、变更等业务的单位；也有办理贷款、住房公积金提取、托管等业务的个人。可以这样说，每一个缴存单位、缴存职工，都是住房公积金档案的形成者。

二、内容多样性

住房公积金业务目前主要有开户、账户转移、销户、缴存、提取、对账及查询、缴存基数调整、缴存比例调整、个人住房政策性贷款等。在住房公积金业务办理和管理过程中，单位和个人账户是不同的。因此在每种业务类型之下，具体还有细分，如开户业务分为单位开户、单位预缴开户、个人开户三种；账户转移业务分为个人账户并户、个人账户转移、单位账户合并、单位账户分立四种；销户业务分为个人销户、单位预缴户销户、单位账户销户三种；缴存业务分为单位预缴、单位汇缴、单位补缴、个人退缴四种；提取分为正常提取、特殊提取、销户提取、销户激活四种。因业务类型的不同，形成的住房公积金档案内容丰富，种类多样。

三、留存规范性

住房公积金业务办理，均要求单位或个人事先提供与业务相关的各种材料，由住房公积金管理机构审查合格后，再办理其报审的具体业务，同时留存纸质载体材料。材料在流转过程中，经过数道程序，但是同一业务的材料，留存件基本相同。

以住房公积金支取业务为例，个人购房支取住房公积金，需向业务窗口提供购房合同、发票、个人合法的身份证明，以及单位开据的介绍信，办理完业务后，业务人员需留存各种票据的复印件。对于个人住房政策性贷款业务来说，借款人除提出贷款申请，并提供合法的身份证明外，还需要出具购建房证明材料，但因购买房屋性质不同，要求提供的审核材料也是有区别的。购买商品房，需提供商品房买卖合同、权属转移登记申请书、商品房预付款发票、维修基金收据；购买二手房，需提供房地产买卖契约、房屋所有权证、房地产评估报告、房地产交易契税完税发票。

四、整理随时性

住房公积金档案基本上是在前台业务窗口办理的，因此它的整理具有随时性，不能滞后。对于住房公积金管理机构而言，每个办事处每个窗口都在开办住房公积金业务，类型多种多样，具有不确定性，为了日后查找方便，避免材料不积压，当天形成的住房公积金材料由前台柜员自行粘贴、集中，以月为单位，月末统一按先后顺序，将其办理的材料集中一处，订卷，送往档案室。

五、利用针对性

住房公积金虽然成千上亿，但它的存在和归属不像实体资产那样明确，必须依靠各种票据、数据、账户等载体予以证明。同时因为住房公积金本身是老百姓的血汗钱，是一种强制性和返还性的住房储蓄金，不允许出现风险损失，它的缴存、使用必须有严格的监管体系，住房公积金业务的审计、监察、内控，都需要以当时办理的业务票据来说话。

住房公积金数据查询目前可以通过网站、客服电话、触摸屏、窗口进行，原则上针对的是缴存单位和职工本人，不得查询其他缴存单位或其他缴存职工的住房公积金账户信息。

单位经办人可凭介绍信或办理住房公积金业务的有关凭证，直接到窗口查询本单位住房公积金缴交情况及账户余额，也可于每年6月30日结息后预约打印住房公积金年度对账单，进行定期住房公积金对账工作，核对一个住房公积金年度中的缴交情况及结息情况。

职工可以凭本人合法的身份证明，前往公积金前台查询了解个人账户信息，余额等。

研究和认识住房公积金档案的特点，对于开展住房公积金业务，加强住房公积金档案管理，具有极为深远的意义。首先是保障缴存单位和职工的切身权益，其次是保证承办单位和机构的正常业务，“取之于民，用之取民”，共同促进住房公积金的健康、有序发展，使更多的职工能够增加住房消费能力，改善居住条件，切实解决城镇居民的住房状况，这是关系到国计民生的大问题，也是构建和谐社会的重中之重。