办公自动化需要的软件类型分析思考

杨大庆

摘要：该文分析了现在软件行业中开发软件存在的问题和误区，以及什么样的软件会受使用者欢迎或抵制，指出软件开发者要深入实际，了解用户需求，开发设计出结合工作实际的一些小程序。

关键词：电子软件；办公软件；开发

中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)02-0316-02

1办公自动化存在的问题

办公自动化不再是有一台计算机就算是实现自动化了，它还需要有相应的办公自动化软件支持。办公自动化离不开计算机，而软件是计算机的灵魂，也是当前信息技术竞争和信息化建设的焦点。

办公自动化系统一直受到各大软件、硬件厂商的关注，如哈尔滨电业局南岗供电局正在使用的文档之星办公自动系统，可以在我们企业内部网上实现从文档的撰写、核稿、签发、传阅等一系列文档流程；还可以实现函件的收发、会议通知、活动安排、公告信息、信息检索等其它功能。由于该办公自动化系统对用户数量的限制，使用该系统只能与单位办公室和主要的几位领导相联，而不能联到单位的每一个工作人员计算机上。而且文档之星办公自动化系统注重的是文档处理方面，缺少办公室管理方面的功能[1,2]。

办公自动化的历史可以追溯到20世纪40年代，当时美国人把一些企业开始用机器处理办公室业务的工作方式称之为办公自动化。即使在中国，办公自动化也已有20多年的发展历史。但是，由于信息技术日新月异的发展，传统的办公自动化除了名称没有改变以外，无论从内涵到外延都已变得面目全非。而许多软件、硬件厂商都非常关注办公自动化系统，特别是大型的、网络型的系统，很少有人关心办公软件。软件厂商们往往把这看作是过时了的东西，有时还嗤之以鼻。

这说明好多人对办公自动化认识有误区，没有对办公自动化进行深入的了解，因此笔者认为：1）网络不一定是实现办公自动化的前提；2）办公自动化不完全等于无纸化；3）办公自动化不完全是文档办公自动化；4）小型办公室也需要全方面的办公自动化；5）要有适于国情的办公室办公自动化软件。

2办公自动化需要的软件

我们中小型办公室不需要大型的、网络的办公软件，但是各厂商出于不同的目的考虑，总是忽略对小产品的开发，或者把我们真正需要的东西零星地包含在大型的软件中。无论从功能上，还是价格都不适于中小型办公室使用。

办公自动化需要的软件是：1）容易上手，容易使用，少出错误；2）要求它有相对的独立性，不依赖其它软件而存在，而且独立性并不是指孤立性，它可以通过导入、导出方法与外界进行交换数据；3）最好是绿色软件，可以方便安装和删除。

为此，我们考察和试用了许多软件公司的办公室管理软件，发现这些软件都不能满足办公自动化的需要。因为有一些软件加了许多人为的限制，尤其是网络型的软件，加了许多对数据处理流程的限制，如人员的更新，必须由人事部门来做，如果不购买人事管理部分、人事部门不安装相同的软件和更新不及时，就无法正常使用。

当然这些软件有统一的效据更改源，便于数据的统一维护，但是没有考虑在实际使用时出现的问题和困难。这些软件往往是软件公司的行政管理人员或是不接触实际用户的高级系统设计者提出的设计方案。他们听不进去或是根本不听基层程序开发者反馈的用户意见，认为用户不懂计算机程序设计，更不懂软件工程，用户的想法是幼稚的、不可取的。

因此，该软件程序使用烦琐，让使用者有时感到无从下手，比如在录入一条信息时，发现在一个自定义代码没有定义，则无法继续进行工作，则要放弃这条信息已经录入了的内容，然后退出信息录入功能，再进入到代码定义功能，定义一个新的代码，再返回到录入信息界面，重新录入那条曾经录入了一大部分数据的信息。

笔者认为，汉字本身就可以理解为一种代码，难道一定要用毫无意义的123，abc去代替它?为此查阅了许多资料，发现代码中有一些是国标码，这是在编程时就应该定义完毕的，一般不需要用户重新定义和维护它。还有一些代码在程序使用前是不确定的，需要用户在使用时自行定义。以前由于程序设计语言本身的限制、磁盘和内存储空间的限制和汉字输入技术的限制等原因，这些代码都起到了一定的作用。但是现在环境变了，这些限制几乎都不存在了，为什么还要用这些旧的方法去开发程序。现在的程序开发手段是能实现下拉式选择输入的，用户完全可以在其中选择以前录入过的相同内容，这是很方便的。代码多了，给程序数据的导入导出都带来许多困难，甚至无法实现。

因此，软件工程的设计者们，应该放下书本和课堂中学到的东西，到实际中去体验一下。开发出来的程序或是系统才能真正具有实用性。

许多人可能见到过这样的事，一个不是大程序员的人，甚至都不是程序员科班出身的人。自学编程，根据自己的工作需要编写一些有实用性的大小程序，给自己或是其它相关人员用。但是这种根据实际环境编写出来的程序往往却是最受欢迎的。

而大软件公司开发的程序，不仅需要计算机的软件、硬件要有较高的配置，而且运行速度慢，只要运行该程序就必须保持网络的连接，否则就与“系统管理员联系”。设备参数多而无用，某些没有什么实际用处的参数就连设备的生产厂家都不掌握。

3实例：PowerBuilder开发Word

在访问Word之前，PB必须首先创建OLE对象，并连接到Word应用服务，例如下面代码中的Word_OLE，通过它可以实现创建、打开、读写、设置版面、保存、关闭Word文档等操作.Word.Application存在于注册表中KEY_CLASSES_ROOT下，根据该ProgID可定位Word应用服务，它处在LocalServer32分支下。

OLEObject Word_OLE，Word_Active_DOC，Selection_of _Word, InLineShape_Photo

Word_OLE=CREATE OLEObiect

Word_OLE.ConneetToNewObject(”Word.Application”)

对于复杂的报表，可先直接打开Word，建一个新的Word文档，在文档中编辑好一张样表后保存。对于完成的样表，以后需要在该表中填写数据时，可用函数FileCopy复制一个新的Word样表副本到指定位置，并将文件名设为指定的文件名，然后由PB程序将数据源或数据窗口中的数据写入表格中指定的位置.如果表格中字体字号、对齐方式设置较为复杂，可先在Word原始样表中随意输入一些内容并分别设置字体字号，对齐方式后保存，然后将所填入的内容删除后再次保存，这可使得将来在样表副本中只需填写数据而不必分别设置格式.现假定WorD_File_Name就是新复制出来的某学生的档案空表文件，对Word报表进行操作之前应先将其打开。

Word_Active_DOC=Word_OLE.Documents.Open(Word_File_Name)

如果要在该Word文档中的第一张表第二行第一列中填入内容，可以通过下面的语句来完成。

Word_Active_DOC.Tables[1].Cell[2，1]. Select

Selection_of_Word=Word_OLE.Windows[1].Seleetion

Selection_of__Word. InsertAfter(”……”) //在单元格中填入内容

如果要在第二行第九列中插入相片，可先改变Cell的两个下标，然后将上面第三行语句改成下面的语句即可，其中JPG_File_Name是相片文件名。代码后两行设置了相片的尺寸。

InLineShape_Photo=Selection_of_Word.InlineShapes.AddPicture(JPG_File_Name，False，True)

InLineShape_Photo.Height=92.15

InLineShape_Photo.Width=69. 75

对于规则的表格，上述代码将任意来源的文字图片填写到表格已毫无问题，但在开发过程中，Word2000表格中某些合并的单元格无法通过行列来定位，虽然对于Excel2000不存在这一问题，为处理不能用Tables[t]，Celt[r，c]来正常定位的单元格，可以先定位到某个可以定位的单元格，然后调用上下左右移动光标的方法来定位.假定Tables[1]中第5行7，8，9三个单元格被合并，可以先定位到Cell[5，6]，然后向右移动一格.

Word_Active_DOC.Tables[1].Cell[5，6].Select

Selection_of_Word=Word_OLE.Windows[1].Selection

Selection_of_Word.MoveRight(12，1) //wdCell=12，右移1格

Selection_of_Word.InsertAfter(”……”)

完成一个文档的处理后需要将文档保存，这可以通过下面的语句来完成.

Word_Active_DOC.SaveAs(Word_File Name)

Word_Active DOC.Close()

生成的Word报表可以脱离应用系统在Word中打印，也可在PB开发的应用程序内用下面的语句打印。

Word_Active_DOC.PrintOut()

若不再处理其他Word文档，应退出Word应用，释放并注销连接。

Word_OLE.Application.Quit()

Word_OLE.DisconneetObject()

DESTROY Word_OLE

4结束语

人们使用软件的目的就是要从繁琐、重复的手工劳动中解脱出来。受欢迎的软件是真正从使用者的角度考虑，把工作变得简单化，不一定是功能多而全的软件。有些推广的软件，从使用者的角度考虑不足，这恰恰是软件开发之初应该首先考虑的内容，而不是后期完善的问题。使用者使用计算机后就会用WORD来写这些文件，但不需要每次都要重新写，只需修改保存过的WORD文件就能很快得到一个他们所需要的东西。而有些软件就要一个字一字的从头写，因此使用者会从心里抵制使用这个软件。有些软件甚至都没有复制、粘贴功能。有些软件在数据基少的时候尚可正常运行，随着数据量的增大就会出现这样那样的问题。为什么软件的开发商们不考虑这些问题，而只关心他们的程序中的那些新技术，而不是安下心来开发有实用价值的程序。我们希望软件公司也能放下身价，开发出一个受欢迎的软件。

参考文献：

[1]刘宇,潘彤.办公软件测评指标体系研究[J].计算机工程与科学,2007,29(12).

[2]王丽红,王丹宁.办公软件在质量检查工作中应用的意义[J].计算机光盘软件与应用, 2010(4).